1. Inleiding
Werknemers die in dienst komen bij uw onderneming of juist vertrekken, leveren flink wat administratieve rompslomp voor u op. U moet bijvoorbeeld bij indiensttreding de juiste gegevens van de werknemers vastleggen en bij uitdiensttreding zorgen dat u hun gegevens lang genoeg bewaart of juist tijdig verwijdert. Verder moet u zorgen dat alle salaristechnische aspecten in beide situaties goed worden afgehandeld.
tijdens sollicitatieprocedure
Nog vóór werknemers in dienst komen, kan uw onderneming bepaalde zaken van hen verlangen. Zo kunt u hen tijdens de sollicitatieprocedure bijvoorbeeld een aanstellingskeuring of assessment laten uitvoeren, of u kunt de sollicitant om een recente Verklaring omtrent het gedrag (VOG) vragen. Let op dat een vergoeding van een voor de dienstbetrekking aangevraagde VOG sinds 2020 onder de gerichte vrijstellingen valt.
Er kan tussen aanvraag en afgifte van een VOG enige tijd zitten. Daarom is opname van een ontbindende voorwaarde in het arbeidscontract verstandig. U zorgt er dan voor dat als de werknemer al in dienst is maar geen VOG blijkt te krijgen, het contract op grond hiervan eindigt.
afwijzing
met expliciete toestemming
De gegevens van de sollicitanten die uiteindelijk niet bij uw onderneming in dienst komen, moet u binnen vier weken na de afwijzing vernietigen. Als u de (gegevens van de) afgewezen sollicitanten graag in uw portefeuille houdt voor mogelijke toekomstige vacatures, mag u dat met expliciete toestemming van de sollicitant voor hooguit een jaar doen.
Grenzen aan verzoeken aan sollicitanten
niet gebruiken
Een aanstellingskeuring is alleen toegestaan als de functie medische eisen stelt aan de werknemer, zoals in functies waar de gezondheid en veiligheid van anderen op het spel staan. Uw organisatie mag zo’n keuring niet gebruiken om de gezondheid van de sollicitant te testen.
Een assessment – een psychologische test – is alleen toegestaan als dit uw bedrijfsvoering ten goede komt én als de sollicitant met de test instemt.