12. Werknemers afmelden
Als er werknemers weggaan bij uw onderneming zijn er diverse instanties die u daarover moet informeren. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst en een eventuele pensioenuitvoerder. Maar ook instanties als de arbodienst en verzekeraars waar uw onderneming aan de dienstbetrekking gerelateerde verzekeringen heeft lopen, moeten weten dat de werknemer niet langer bij uw organisatie in dienst is.
gegevens bewaren
vernietigen
Bij uitdiensttreding van een werknemer moet u goed de bewaarplicht rond zijn gegevens in acht houden. Sommige van de gegevens van de werknemer moet u (minstens) een bepaalde periode bewaren, zoals het geval is voor de aangeleverde gegevens voor de loonheffingen. Die gegevens moet u minstens vijf kalenderjaren na zijn vertrek bewaren. En voor sommige gegevens van de werknemer bent u juist verplicht om ze na een bepaalde periode te vernietigen. Zo moet u bijvoorbeeld de persoonsgegevens die u niet meer nodig heeft en die niet onder de bewaarplicht vallen, zo snel mogelijk uit uw administratie verwijderen.
Het kan zijn dat u bijvoorbeeld een concurrentiebeding, relatiebeding of studiekostenbeding met de werknemer heeft afgesproken. Voor zo’n beding geldt dat u het na uitdiensttreding moet bewaren zolang het nog van kracht is.
De fiscale bewaarplicht waaraan uw onderneming zich heeft te houden, kwam al uitgebreid aan bod in paragraaf 5.5.