2.5 Administratie-, bewaar- en rapportageplicht
informatieplicht
Personen en organisaties hebben in Nederland de verplichting periodiek informatie te verschaffen aan overheidsinstanties en andere belanghebbende partijen.
2.5.1 Administratieplicht
wetgeving
controle
De algemene verplichting om een administratie te voeren en deze gedurende een bepaalde periode te bewaren, is opgenomen in artikel 2:10 en artikel 3:15i van het Burgerlijk Wetboek en in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Ook in andere wet- en regelgeving, zoals artikel 34a van de Wet op de omzetbelasting of in de Wet bescherming persoonsgegevens staan regels over de administratieplicht. Deze verplichting is opgenomen om de Belastingdienst in staat te stellen controles uit te voeren. De administratieplicht houdt in dat u alles rond uw onderneming op zodanige wijze administreert en bewaart dat de rechten en plichten van het bedrijf en de gegevens die van belang zijn voor de heffing van de belasting, hieruit duidelijk blijken. Controle van uw administratie door de Belastingdienst moet binnen een redelijke termijn mogelijk zijn.
2.5.2 Bewaarplicht
fiscale bewaarplicht
bewaartermijn
Naast de administratieplicht is in de wet ook een fiscale bewaarplicht vastgelegd. Deze fiscale bewaarplicht dwingt ondernemingen om boeken, bescheiden en andere gegevensdragers die voor de aangiften van het bedrijf relevant kunnen zijn, voor een bepaalde tijd te bewaren. De bewaartermijn hangt af van het soort gegevens dat u moet bewaren.
zeven jaar
tien jaar
civiele procedures
In enkele gevallen moet u afwijken van de standaardbewaartermijn. Het is van belang dat u in uw administratie deze verschillende bewaartermijnen goed uit elkaar houdt. Dat geldt zeker als de termijn langer is dan zeven jaar, zoals de administratie van onroerende zaken. Hiervoor geldt een bewaartermijn van tien jaar. Deze termijn begint op 1 januari volgend op het jaar waarin de onderneming het betreffende goed is gaan gebruiken. De bewaartermijn van zeven jaar is overigens een minimumverplichting. Sommige gegevens kunt u beter langer bewaren. Dit geldt vooral voor gegevens die van belang kunnen zijn als bewijs in civiele procedures. Voor zulke procedures gelden namelijk langere verjaringstermijnen.
Bewaarplicht derden
De gegevens bij een derde – zoals intermediairs of een salarisverwerkingsbureau dat de administratie van uw bedrijf verzorgt – vallen ook onder de fiscale bewaarplicht. Als de ondernemer – maar dus ook de derde partij – niet voldoet aan de bewaarplicht, kan dat een aantal vervelende consequenties voor het bedrijf hebben. De Belastingdienst kan verschillende sancties opleggen als de administratie van een bedrijf niet aan de vereisten voldoet of als niet aan de wettelijke bewaarplicht is voldaan. Het is belangrijk om hierover goede afspraken te maken met de betreffende partij(en).
2.5.3 Rapportageplicht in SBR
tag
Steeds vaker zal rapporteren volgens de SBR-standaard verplicht zijn. Dan moet de rapporterende partij ook in staat zijn om aan deze rapportageverplichting te voldoen. Is hiervoor kennis van SBR noodzakelijk? Dat hangt er helemaal van af hoe goed derde partijen of softwareleveranciers ondersteunen. Dit wordt in hoofdstuk 7 uitvoerig behandeld. In principe verandert SBR niets aan de inhoud van rapportages. Ook SBR-rapportages moeten worden opgesteld op basis van de wet- en regelgeving en richtlijnen, die gelden voor papieren rapportages. Al die wet- en regelgeving is gelukkig vertaald naar een taxonomie, waarin heel gespecificeerd is aan gegeven met welke tag een gegeven moet worden gerapporteerd. Met een tag wordt hier bedoeld: een unieke identificatie van een gegevenselement binnen een taxonomie waar de betreffende informatie aan moet worden gekoppeld.
Een voorbeeld: pensioen
koppelen
context
Stel dat uw onderneming een bepaalde pensioenregeling heeft waarvan u gegevens in de jaarrekening wilt opnemen. De informatie met betrekking tot de grondslag voor pensioenregelingen in de jaarrekening moet u dan koppelen aan het SBR-element rj-i:PensionArrangementDescription. Maar dat is nog niet alles. U moet dat SBR-element ook nog in de juiste context (organisatie, periode, grondslag commercieel of fiscaal, enkelvoudig of geconsolideerd, et cetera) plaatsen.
Als aanleverende partij is het noodzakelijk om kennis te hebben van een taxonomie, tenzij de aanleverende partij gebruikmaakt van software. Software neemt deze noodzaak weg.
Een voorbeeld: BTW-aangifte
Digipoort
zekerheid
De BTW-aangifte in SBR-formaat zal in de meeste gevallen voor een eindgebruiker geen problemen opleveren. De meeste softwareleveranciers die de aanlevering van BTW-aangiften ondersteunen, zullen hun software zodanig aangepast hebben dat de BTW-aangifte in SBR-formaat wordt opgesteld. Ook zullen ze de mogelijkheid ontwikkeld hebben om berichten met betrekking tot SBR op de juiste wijze bij de overheid via Digipoort af te leveren. De gebruiker zal worden ondersteund door gebruikersfuncties waarbij de term SBR zelfs helemaal niet voorkomt. Deze gebruiker is er waarschijnlijk ook helemaal niet in geïnteresseerd om te weten dat de BTW-aangifte in SBR-formaat is verzonden.Hij wil alleen graag de zekerheid dat de informatie die hij heeft verstrekt op de juiste wijze door de Belastingdienst is ontvangen én dat de aangeleverde informatie door de Belastingdienst is gevalideerd en geaccepteerd.