2.1 Bewaarplicht
Volgens de AWR bent u verplicht om een administratie te voeren van de vermogenstoestand van uw onderneming en van alles betreffende de onderneming. De daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers moet u op zodanige wijze bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van uw onderneming, alsmede de voor de heffing van belasting van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.
Administratieplichtigen
inhoudingsplichtig
De administratie- en bewaarplicht geldt alleen voor:
- lichamen (zoals besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, stichtingen en verenigingen);
- natuurlijke personen die:
- een bedrijf of een zelfstandig beroep uitoefenen met als rechtsvorm een eenmanszaak, een maatschap of een vennootschap onder firma;
- inhoudingsplichtig zijn;
- resultaat uit overige werkzaamheden genieten (zoals zelfstandigen zonder personeel);
- vermogensbestanddelen aan hun bv ter beschikking stellen (zoals de directeur-grootaandeelhouder die onroerend goed verhuurt aan zijn eigen bv).
Uitbesteding van administratie
bewaarplicht
voorraad-administratie
Als (een deel van) uw administratie door een externe partij wordt verzorgd, vallen uw gegevens bij die partijen ook onder de fiscale bewaarplicht. Denk hierbij aan de administratie bij een (loon)administratiekantoor, een belastingadviseur, een accountant of via een cloudoplossing. Dit geldt ook voor de voorraadadministratie bij een expediteur. Maak met externe partijen die uw administratie verzorgen heldere afspraken over beheer, verantwoordelijkheden en de bewaarplicht. Leg deze afspraken vast in bijvoorbeeld een Service Level Agreement (SLA). Hoe u een SLA opstelt, leest u op rendement.nl/fadossier.