2.4 Bewaarplicht loonadministratie

kort bewaren

Als u uw archief op orde wilt brengen en houden, moet u niet alleen selectief zaken in het archief plaatsen maar ook documenten zo kort mogelijk bewaren. U kunt echter niet altijd zelf bepalen wanneer u een document weggooit. De wet bepaalt namelijk ook hoe lang u bepaalde gegevens moet bewaren. De bewaartermijnen hangen af van de gegevens die u moet bewaren.

2.4.1 Inhoudingsplicht

loon­administratie

Naast de algemene administratieplicht gelden er specifieke regels rondom het bewaren van de loonadministratie. In de Wet op de loonbelasting staat waar uw onderneming als inhoudingsplichtige aan moet voldoen en in de Uitvoeringsregeling loonbelasting is te lezen hoe u uw loonadministratie moet inrichten. Denk hierbij aan de bewaartermijnen en de 
bewaarplaats van de administratie (zie hoofdstuk 3).

2.4.2 Bewaartermijn

vernietigen

auto

pensioen

Voor de loonadministratie geldt een strenge bewaarplicht van zeven jaar. Alle gegevens die invloed hebben op de loonheffingen kunt u pas zeven jaar na uitdiensttreding vernietigen. Het gaat hier in ieder geval om de volgende gegevens:

• datum van indiensttreding;
• aanvullende arbeids- en salarisafspraken;
• persoonlijke gegevens van ex-werknemer (stamkaart);
• loonstaten;
• beschikkingen van de fiscus;
• gegevens over afdrachtverminderingen;
• onbelaste vergoedingen, zoals onkostendeclaraties;
• kostenvergoedingen;
• beschikkingen van UWV over uitkeringen;
• reiskostenvergoeding, carpoolregelingen, de auto en fiets van de zaak;
• verzoek tot loonheffingskorting;
• documenten over pensioen en VUT-regeling;
• vrijgesteld loon.

Afwijkende bewaarplicht

identiteits-bewijs

studenten

Voor de volgende onderdelen van de loonadministratie geldt een bewaarplicht van vijf kalenderjaren na uitdiensttreding van de betreffende werknemer:

• kopieën van identiteitsbewijzen (en eventuele tewerkstellingsvergunningen);
• opgaven van gegevens voor de loonheffingen (inclusief eventuele gegevens over toepassing van de studenten- en scholierenregeling);
• alle (kopieën van) beschikkingen en verklaringen die u van werknemers heeft ontvangen.

2.4.3 Personeelsgegevens

AVG

Het is ook belangrijk om werknemersgegevens goed te archiveren voor intern gebruik. In de wet is geregeld hoe lang u werknemers- en sollicitatiegegevens mag bewaren. De belangrijkste wet op dit gebied is de AVG. Deze wet schrijft voor dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Gegevens van werknemers bewaart u zolang het dienstverband voortduurt. Daarna gelden er voor diverse gegevens verschillende wettelijk gestelde bewaartermijnen (zie de paragrafen hiervoor).

2.4.4 Sollicitatiegegevens

vier weken

Gegevens van sollicitanten vernietigt u binnen vier weken na de beëindiging van de sollicitatieprocedure. U kunt de gegevens alleen langer bewaren als u dat met de sollicitant bent overeengekomen. Sollicitatiegegevens, zoals de sollicitatiebrief en het curriculum vitae bewaart u zolang het dienstverband voortduurt, en vernietigt u een jaar na uitdiensttreding.

2.4.5 Overige afspraken

twee jaar

gesprekken

ziekteverzuim

Er zijn ook personeelsgegevens die u twee jaar na uitdiensttreding van de werknemer moet wegdoen. Dat geldt voor:

• de arbeidsovereenkomst (inclusief wijzigingen);
• afspraken over lidmaatschap van de ondernemingsraad;
• correspondentie over promotie/demotie en ontslag;
• verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• verslagen in het kader van de Wet verbetering poortwachter;
• correspondentie met de bedrijfsarts en UWV over ziekteverzuim en re-integratie;
• verslagen over probleemsituaties, zoals loonbeslag.