5.2 Structuur in de communicatie
coachen
Om uw team echt goed te laten presteren, is het nodig om zowel de onderlinge samenwerking tussen de teamleden te verbeteren als de medewerkers te coachen en ondersteunen in hun rol. Ook hiervoor is communicatie cruciaal. U moet er als projectmanager vooral voor zorgen dat de communicatielijnen tussen medewerkers onderling, en die met u, altijd open zijn en blijven. Dit kan op veel verschillende manieren en het hoeft zeker niet altijd gestructureerd te gebeuren. Structuur in de communicatie kan wel helpen om hier grip op te houden. Er zijn verschillende manieren om deze grip te bewerkstelligen.
5.2.1 Dagstart
stand-up
synergie
Bij een dagstart (ook wel ‘stand-up’ genoemd) komt het team aan het begin van elke werkdag samen (fysiek, digitaal of hybride) om elkaar kort te informeren over de stand van zaken. Medewerkers vertellen waar ze mee bezig zijn, wat de plannen voor die dag zijn en waar ze tegenaan lopen. Het doel is enerzijds om elkaar te helpen, en overlap of synergie in de werkzaamheden te ontdekken, anderzijds om kortetermijndoelen te formuleren voor de werkdag die net gestart is.
Valkuilen
Als projectleider coacht en ondersteunt u tijdens de dagstart. Wat hebben medewerkers nodig van u en van hun collega’s om hun doelen voor de dag te halen? Enkele valkuilen:
openheid
Het moet geen feedbacksessie worden, waarin medewerkers worden berispt voor niet-gehaalde doelen; dat komt de openheid niet ten goede. Waak er daarnaast voor dat de dagstart het karakter van een probleemoplossende brainstorm krijgt. Ook dit is niet het doel, daar zijn andere vormen van overleg effectiever voor (zie hoofdstuk 6).
5.2.2 Projectoverleg
de diepte
frequentie
Het projectoverleg houdt u niet dagelijks; u neemt hiervoor namelijk de tijd om de diepte in te kunnen gaan. Het doel van zo’n vergadering is niet alleen informerend, maar vaak ook besluitvormend: samen zoekt u naar oplossingen voor eenvoudiger problemen en (her)verdeelt u eventueel taken. Een vast(e) frequentie, tijdstip en duur voor het projectoverleg zijn aan te raden.
Als het doel is om oplossingen te zoeken voor complexe problemen, of om tot nieuwe ideeën en creatieve inzichten te komen, kunt u beter een brainstormsessie inzetten.
5.2.3 Visualisatie
voortgang
Het project visualiseren helpt niet alleen enorm om de voortgang te bewaken, maar ook om grip te houden op de (benodigde) communicatie. Veel projecten gebruiken vandaag de dag digitale middelen om de voortgang inzichtelijk te maken, maar het heeft zeker ook meerwaarde om dit fysiek te doen in de ruimte waar uw projectteam regelmatig samenkomt. Het maakt voor iedereen die langsloopt – of dit nu een projectmedewerker, eindgebruiker of directielid is – inzichtelijk welke taken er allemaal zijn, welke taken op dit moment wel en niet worden opgepakt, en welke taken inmiddels zijn afgerond.
Groene en rode post-its
Zo’n visualisatie kan eenvoudig met post-its. Elke keer als de status van een taak verandert, plakt u de post-it op de volgende plek in het overzicht. Verschillende kleuren hebben dan verschillende betekenissen: groene post-its zijn bijvoorbeeld taken die geen problemen kennen, rode post-its de taken die vastgelopen zijn of waar extra informatie voor nodig is om ze te kunnen afronden.
5.2.4 Documentatie
argumenten
Een goede documentatie van alle communicatiemomenten helpt te voorkomen dat u dezelfde discussies moet voeren, dat u meerdere keren op zoek moet naar dezelfde informatie en dat u de argumenten voor besluiten niet meer kunt achterhalen. Hoe beter u de lading van de communicatie weet vast te leggen, hoe eenvoudiger het is om communicatielijnen over reeds gevoerde discussies, genomen besluiten en gemaakte keuzes gesloten te houden en niet te heropenen.
Notulist
Eenvoudige maatregelen als het aanwijzen van een notulist bij welke overlegvorm dan ook is hier heel vaak al afdoende. U weet dan aan het einde van een overleg of communicatiemoment meteen welke communicatielijnen nog open staan, welke nog een lading hebben en welke zijn gesloten. Kijk op rendement.nl/managementdossier voor een handige e-training over notuleren.