9.3 Wijze van corrigeren
afgewezen
Het moment waarop u een fout moet corrigeren – vóór of ná het verstrijken van de aangiftetermijn van het te corrigeren tijdvak – bepaalt hoe u die correctie moet doen. Soms speelt hierbij uw manier van aangifte doen ook een rol. U kunt overigens alleen een correctie indienen voor een aangiftetijdvak waarvoor u een loonaangifte heeft ingediend. Heeft u nog geen loonaangifte gedaan voor een bepaald tijdvak, maar u dient wel een correctie in, dan kan de Belastingdienst die niet verwerken en wordt de correctie afgewezen.
Niet verstreken
als software ondersteunt
Als de aangiftetermijn van het te corrigeren tijdvak nog niet is verstreken, kunt u een fout corrigeren door een volledig nieuwe aangifte in te dienen of een aanvullende aangifte. Een nieuwe aangifte is mogelijk ongeacht of u aangifte loonheffingen doet via het aangifteprogramma van de Belastingdienst of via andere aangiftesoftware. Een aanvullende aangifte is echter alleen mogelijk als uw softwarepakket deze optie ondersteunt (wat bijvoorbeeld bij het aangifteprogramma van de Belastingdienst niet het geval is).
Soms moet u naar aanleiding van het corrigeren van een loonaangifte ook latere aangiften corrigeren. De correctie kan immers gevolgen hebben voor bedragen van latere loonaangiften, die zijn berekend op grond van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR, zie ook hoofdstuk 7).
alle werknemersgegevens
zonder problemen
Een nieuwe loonaangifte overschrijft de eerder over dat tijdvak ingediende aangifte volledig. U moet dan ook het complete collectieve deel van de aangifte en alle werknemersgegevens opnieuw indienen. Dus ook de gegevens die niet zijn veranderd ten opzichte van de oorspronkelijke aangifte. Als u dat namelijk niet doet, gaan gegevens uit de vorige aangifte die u nu niet invult verloren, omdat ze door ‘niets’ worden overschreven. Feitelijk is een nieuwe loonaangifte dus geen correctie, omdat u tot het verstrijken van de aangiftetermijn niet bent gebonden aan een ingediende aangifte en u zonder problemen opnieuw aangifte kunt doen.
álle gegevens aanleveren
Een aanvullende loonaangifte overschrijft alle gegevens van het collectieve deel van de eerder over dat tijdvak ingediende aangifte. U moet dan ook het volledige collectieve deel aanleveren, ook als hierin niets verandert. Een aanvullende aangifte overschrijft verder de gegevens van de IKV’s waarin u één of meer wijzigingen aanbrengt. U moet dan ook álle gegevens aanleveren van een IKV waarin u iets verandert, dus ook de gegevens van de IKV die niet veranderen. De (eerder) aangeleverde gegevens van de IKV’s die u niet opneemt in de aanvullende loonaangifte, blijven onaangetast.
Zorg dat uw software de melding meegeeft dat het een aanvullende loonaangifte betreft. Als dat niet gebeurt, wordt deze aangifte namelijk als (volledige) nieuwe loonaangifte gezien en overschrijft hij uw eerdere aangifte volledig, terwijl niet alles is ingevuld!
Verstreken
correctie meesturen
enige optie
Als de aangiftetermijn van het te corrigeren tijdvak is verstreken maar de aangiftetermijn van een ander tijdvak van het betreffende kalenderjaar nog niet, kunt u een fout corrigeren door een correctie mee te sturen met een reguliere aangifte over een ander tijdvak dat jaar. Is de aangiftetermijn van het laatste tijdvak van het kalenderjaar ook verstreken, dan kunt u een fout alleen nog corrigeren door een losse correctie in te dienen. Beide mogelijkheden gelden ongeacht op welke manier u aangifte loonheffingen doet.
eerderde jaren niet corrigeren
Let op dat in sommige situaties een losse correctie de enige optie is. Dat is het geval als u geen loonaangifte meer hoeft te doen (u heeft een ‘Mededeling intrekking aangiftebrief’ van de Belastingdienst ontvangen), u loonaangifte doet per (half)jaar of niet periodiek loonaangifte doet (op grond van de artiesten- en beroepssportersregeling). Ook voor correcties over de jaren 2022, 2021, 2020, 2019 en 2018 heeft u (op het moment van publicatie van dit themadossier) nog alleen de mogelijkheid van een losse correctie (waarbij u dan de aangiftesoftware van het betreffende jaar moet gebruiken, met de specificaties van dat jaar). Loonaangiften van eerdere jaren zijn niet meer te corrigeren.
alleen gegevens van IKV’s
Zowel bij een correctie die u meestuurt met een reguliere loonaangifte van het kalenderjaar als bij een losse correctie moet u sowieso het volledige collectieve deel invullen, dus ook als daar niets in verandert. Welke gegevens u verder moet aanleveren, hangt af van uw manier van aangifte doen:
- aangifteprogramma Belastingdienst: u moet ook álle gegevens van álle IKV’s invullen;
- andere aangiftesoftware: u moet alleen álle gegevens invullen van de IKV’s waarin iets verandert (dus ook de gegevens van de IKV die niet wijzigen). Als de correctie alleen betrekking heeft op het collectieve deel, levert u in dit geval dus alleen de collectieve gegevens aan.
Als u onterecht een correctie heeft ingediend of de correctie was onjuist of onvolledig, kunt u die correctie niet intrekken. U moet dit herstellen met een nieuwe correctie.
te veel of te weinig betaald
verrekend met schulden
Uit een meegestuurde of losse correctie blijkt of u bij de oorspronkelijke loonaangifte te veel of te weinig loonheffingen heeft betaald. Bij een meegestuurde correctie geeft u dat resultaat per correctietijdvak aan en verrekent u het zelf met de verschuldigde loonheffingen van die aangifte. Bij een negatieve uitkomst wordt het correctiebericht aangemerkt als verzoek tot ambtshalve teruggave. Uw onderneming ontvangt dan van de Belastingdienst een teruggaaf, of er wordt verrekend met openstaande belastingschulden. Bij een losse correctie berekent de fiscus het resultaat, waarna uw onderneming een naheffingsaanslag of teruggaaf van de fiscus ontvangt.