9.2 Te corrigeren gegevens
maakt geen verschil
Elke fout in een aangifte loonheffingen moet worden gecorrigeerd, want alle gegevens in uw loonaangiften moeten nu eenmaal juist en volledig zijn. Hierbij maakt het geen verschil of de fout gevolgen heeft of niet voor het bedrag aan loonheffingen dat uw onderneming is verschuldigd.
geen correctie in te dienen
U moet dus bijvoorbeeld ook fouten in namen, geboortedata en burgerservicenummers van werknemers en in coderingen corrigeren. Maar als het om een kleine fout in bijvoorbeeld de naam van de werknemer of zijn adresgegevens gaat – zoals de Uilstraat in plaats van de Uylstraat – hoeft u hiervoor geen correctie in te dienen. U moet er dan wel voor zorgen dat u het betreffende gegeven vanaf de volgende loonaangifte juist opneemt.
Loonheffingennummer
Als u loonaangifte heeft gedaan onder vermelding van een onjuist loonheffingennummer, kunt u dit niet altijd herstellen met een correctie.
Door de fout heeft u feitelijk geen loonaangifte gedaan voor het (juiste) loonheffingennummer. U moet daarom sowieso opnieuw loonaangifte doen voor dat nummer.
subnummer
foutmelding
Wat u (verder) moet doen, hangt af van waar de fout in het loonheffingennummer is gemaakt:
- (alleen) in het subnummer, zijnde de ‘L’ en de laatste twee cijfers van uw loonheffingennummer: hierbij hangt het ervan af of u voor het loonheffingennummer met dat subnummer loonaangifte moet doen:
- ja: u moet de aangifte corrigeren;
- nee: u hoeft verder niets te doen.
- een andere fout: als u hiervoor geen foutmelding van de Belastingdienst heeft ontvangen, neem dan contact op met de BelastingTelefoon (0800-0543).
Gegevens
drie mogelijkheden
hangt af van correctiewijze
In het geval van een onjuiste of onvolledige loonaangifte, moet u altijd een volledig ingevuld collectief deel verzenden met de verbeterde gegevens. Als het een fout in de werknemersgegevens betreft, heeft u deze drie mogelijkheden:
- Bij een vergeten inkomstenverhouding (IKV) voegt u deze alsnog toe.
- Bij een ten onrechte aangegeven IKV trekt u die in (uw softwarepakket moet die mogelijkheid dan wel bieden, maar dat is meestal het geval).
- Bij onjuist ingevulde gegevens vult u voor de betreffende IKV alle gegevens in, dus zowel de verbeterde gegevens als de gegevens die al juist waren (of u ook de andere IKV’s moet opnemen, hangt af van de correctiewijze en de gebruikte software, zie paragraaf 9.3).
Naheffingsaanslag alternatief voor correctie
u betaalt dan eindheffing
schriftelijk verzoek
Als de (uitkerings)belangen van uw werknemers niet opwegen tegen uw administratieve lasten van het corrigeren van werknemersgegevens, kunt u de fiscus om een naheffingsaanslag vragen en de correctie achterwege laten. U betaalt dan de verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen in de vorm van eindheffing, samen met de verschuldigde premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Bij dit alternatief gelden de volgende voorwaarden:
- Het betreft fouten in loonbestanddelen of tariefsverschillen die niet of bezwaarlijk te individualiseren zijn.
- U stuurt een schriftelijk verzoek om een naheffingsaanslag naar uw belastingkantoor, met specificatie van de bedragen waarvoor u de naheffingsaanslag aanvraagt.
- U maakt aannemelijk dat het niet corrigeren van de werknemersgegevens geen onevenredig nadelige gevolgen heeft voor een eventuele uitkering van UWV aan de werknemers.