6.2 Wijze van verstrekken
Er is geen verplicht voorgeschreven vorm waarin u een jaaropgave aan werknemers moet verstrekken. U mag dit zowel op papier als digitaal doen.
Papier
model Belastingdienst
eigen formulier
Bij een papieren jaaropgave kunt u het model gebruiken dat de Belastingdienst hiervoor beschikbaar heeft op zijn website, maar dat is dus geen verplichting. U kunt ook een eigen formulier gebruiken, of een print van de jaaropgave zoals die door uw aangifte- of administratiesoftware wordt samengesteld. Voorwaarde bij het niet gebruiken van het model van de fiscus is wel dat de jaaropgave alle verplichte gegevens bevat (zie paragraaf 6.3).
goed gesloten
Zorg er bij een papieren jaaropgave voor dat de (ex-)werknemer deze in een goed gesloten envelop ontvangt.
Niet per se eenmalige verstrekking
jaaropgave kwijt
verplichting
In principe verstrekt u een jaaropgave eenmalig. Dat wil echter niet zeggen dat u de jaaropgave niet nóg een keer moet verstrekken als de werknemer daarom vraagt. Als een werknemer zijn jaaropgave kwijt is – om wat voor reden dan ook – zult u hem gewoon een kopie ervan moeten verstrekken. Werknemers hebben namelijk op grond van de wet recht op een kopie van de gegevens die uw onderneming van hen verwerkt. Dus ook al zet uw organisatie een tekst als ‘deze jaaropgave wordt slechts eenmalig verstrekt, bewaar hem dus goed’ op de jaaropgave, dat ontslaat u niet van uw verplichting de werknemer de gegevens nogmaals te verstrekken als hij daarom vraagt.
Digitaal
downloaden
U kunt de jaaropgave ook digitaal verstrekken, bijvoorbeeld via de e-mail als bijlage of via verzending vanuit uw salarissoftwarepakket. U kunt werknemers ook de mogelijkheid geven om de jaaropgave te downloaden vanuit een beveiligd werkgeversportaal.
gedegen beveiliging
Voor digitale verstrekking van de jaaropgave heeft u toestemming van de werknemers nodig. Bovendien moet het mogelijk zijn dat werknemers de jaaropgave op een later moment nogmaals kunnen inzien, ook als zij niet meer bij u in dienst zijn. Verder is een gedegen beveiliging van de bestanden en wijze van ontvangst van groot belang.
Loonstrook
alle benodigde cumulatieven
U kunt de laatste (papieren of digitale) loonstrook van het jaar van werknemers ook dienst laten doen als jaaropgave. Op die loonstrook staan immers vaak alle benodigde cumulatieven vermeld. Anders zult u die gegevens (extra) moeten opnemen.
Bedenk wel dat het burgerservicenummer (BSN) van werknemers niet op de loonstrook thuishoort in verband met de privacywetgeving, dus dat u het BSN apart moet toevoegen als u de loonstrook de functie van jaaropgave wilt geven.
Als u de laatste loonstrook van het jaar als jaaropgave gebruikt, moet u de werknemers erop wijzen dat dit het geval is, én aangeven welke gegevens van die loonstrook precies hun jaaropgave vormen.
Meerdere
samen één jaaropgave
U moet (ex-)werknemers voor iedere (gewezen) dienstbetrekking bij uw onderneming een jaaropgave verstrekken. Dat betekent dat als u een werknemer onder verschillende nummers inkomstenverhouding (IKV) in de aangifte loonheffingen heeft opgenomen – dus meerdere keren – maar die IKV’s bij één dienstbetrekking horen, u voor al deze IKV’s samen één jaaropgave mag verstrekken.
Het is voor werknemers echter overzichtelijker om voor elke inkomstenverhouding apart een jaaropgave te ontvangen; als u het op die manier doet, voorkomt u wellicht vragen van werknemers.
Het voordeel van een aparte jaaropgave voor elke inkomstenverhouding bij uw onderneming zit hem er voor werknemers in dat zij hiermee makkelijker de gegevens van hun vooringevulde IB-aangifte of digitaal verzekeringsbericht kunnen controleren.