6.1 Moment van verstrekken
begin van elk kalenderjaar
Aan het begin van elk kalenderjaar moet u uw (ex-)werknemers een jaaropgave over het voorgaande jaar verstrekken. Die verplichting geldt voor werknemers die in dienst zijn bij uw organisatie en ook al vóór de jaarwisseling voor u werkten en voor werknemers die het voorgaande jaar uw organisatie hebben verlaten, om wat voor reden dan ook.
Als werknemers uw organisatie verlaten, mag u hun de jaaropgave ook eerder geven, bijvoorbeeld meteen na uitdiensttreding. Kiest u ervoor om dat te doen, dan heeft u aan uw plicht voldaan en hoeft u hun na afloop van het kalenderjaar niet (nogmaals) een jaaropgave te verstrekken.
Uw onderneming hoeft geen jaaropgave te verstrekken aan werknemers die niet in Nederland wonen en die werkzaamheden verricht(t)en als bijvoorbeeld bestuurder of commissaris, waarbij het buitenland op grond van een belastingverdrag heffingsbevoegd is over het loon, en de werknemer niet premieplichtig is voor de volksverzekeringen.
Deadline
goed werkgever
Volgens de wet moet u de jaaropgave binnen een redelijke termijn verstrekken na afloop van het jaar. Hier is dus geen officiële deadline voor, maar werknemers hebben de betreffende gegevens nodig voor hun aangifte inkomstenbelasting (IB) en die moeten ze vóór 1 mei indienen. Als goed werkgever zorgt u er dus voor dat werknemers hun jaaropgave ruim vóór die datum van u ontvangen. In de praktijk wordt een jaaropgave meestal in januari of februari verstrekt.