4.2 Op te nemen gegevens
De (model)loonstaat bestaat uit twee delen: rubrieken en kolommen. In de rubrieken neemt u de algemene gegevens op en in de kolommen moeten de specifieke loonheffingengegevens komen te staan.
Rubrieken
persoonlijke gegevens
In de rubrieken met de algemene gegevens vult u de persoonlijke gegevens van de werknemer in, de naw-gegevens van uw organisatie en het loonheffingennummer, en de gegevens voor de tabeltoepassing.
anoniementarief
op het loon
U houdt de loonbelasting/premie volksverzekeringen op het loon van de werknemer in volgens wat hier is opgenomen qua loonheffingskorting en jonggehandicaptenkorting (het al dan niet toepassen ervan, en per wanneer). Dit is alleen anders als u voor de werknemer het anoniementarief moet toepassen bij de verloning.
invullen
Voor het invullen van de gegevens van de werknemer op de loonstaat gebruikt u de gegevens voor de loonheffingen die de werknemer u heeft verstrekt.
Het kan zijn dat u weet dat de aangeleverde gegevens voor de loonheffingen niet kloppen, of dat de werknemer u die gegevens niet heeft verstrekt, ongeacht of hij dat wel of niet had moeten doen. In dat geval vult u op de loonstaat zijn gegevens in zoals die bij u bekend zijn.
Kolommen
specifieke gegevens
De model-loonstaat van de Belastingdienst hanteert voor de specifieke gegevens rond loonbetalingen de hierna volgende 13 kolommen (in de loop der jaren zijn de kolommen 6, 9, 10, 11 en 13 komen te vervallen).
1. Loontijdvak
tabel bijzondere beloningen
Het loontijdvak is de periode waarover de werknemer zijn loon krijgt uitbetaald. Dit tijdvak is bepalend voor welke tijdvaktabel van toepassing is voor de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen op zijn loon. Als het om een loon gaat waarop de tabel voor bijzondere beloningen van toepassing is, geeft u in deze kolom aan dat er sprake is van een bijzondere beloning.
2. Nummer inkomstenverhouding
één of meerdere
Elke keer als u loon boekt in de loonstaat, moet u het nummer inkomstenverhouding (IKV) invullen. Afhankelijk van de situatie verwerkt u één of meerdere nummers IKV (zie ook paragraaf 4.1).
3. Loon in geld
uitkeringen
In deze kolom neemt u het loon in geld van de werknemer op, zoals loon in geld uit tegenwoordige of vroegere dienstbetrekking, en werkgevers- of instantiebetalingen van UWV-uitkeringen.
4. Loon anders dan in geld
In deze kolom hoort het loon thuis dat de werknemer ontvangt ánders dan in geld, zoals aanspraken, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.
eigen bijdrage
Als de werknemer een eigen bijdrage voor zijn ontvangen loon in natura betaalt, kunt u ervoor kiezen om het saldo van dat loon en die bijdrage in deze kolom te vermelden. U kunt er echter ook voor kiezen om de waarde van het loon als positief bedrag op te nemen in deze kolom en de eigen bijdrage als negatief bedrag.
Let op dat het saldo van het loon in natura en de eigen bijdrage hiervoor van de werknemer in een loontijdvak negatief mag uitvallen. Aftrek van de eigen bijdrage op kalenderjaarbasis mag echter slechts tot € 0; op jaarbasis mag het saldo niet negatief zijn.
5. Fooien en uitkeringen uit fondsen
waarmee rekening gehouden
bedragen
Bij fooien en uitkeringen uit fondsen gaat het om bedragen die anderen aan de werknemer hebben betaald. U neemt in deze kolom alleen fooien van derden op waarmee u bij de vaststelling van het loon rekening heeft gehouden of waarvoor een bijtelling geldt (voor horecapersoneel gelden speciale regels) en belaste uitkeringen die de werknemer rechtstreeks van fondsen krijgt, zoals een personeelsfonds.
7. Aftrekposten voor alle heffingen
verplicht verzekerd
In deze kolom neemt u de bedragen op die u van het loon mag aftrekken vóórdat u er loonheffingen over berekent, zoals de pensioenpremie of de PAWW-premie.
8. Loon voor de werknemersverzekeringen
verzekerd
Voor de werknemer die verplicht verzekerd is voor één of meer werknemersverzekeringen neemt u in deze kolom het totaal van kolom 3 + 4 + 5 − 7 op; dit vormt het loon voor de werknemersverzekeringen.
12. Loon voor de Zorgverzekeringswet
Voor de werknemer die verzekerd is voor de Zorgverzekeringswet neemt u hier het totaal op van kolom 3 + 4 + 5 − 7; dit vormt het loon voor de Zorgverzekeringswet.
Als uw onderneming loon betaalt aan een werknemer op wie de socialeverzekeringswetgeving van een ander land dan Nederland van toepassing is, laat u in de loonstaat de kolommen 8 en 12 leeg.
14. Loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen
altijd
In deze kolom neemt u het loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen op, zijnde het totaal van kolom 3 + 4 + 5 − 7. Dit doet u altijd, ook als de werknemer geen loonbelasting/premie volksverzekeringen hoeft te betalen, bijvoorbeeld omdat een ander land dan Nederland heffingsbevoegd is op grond van een belastingverdrag.
Als er sprake is van de doorbetaaldloonregeling en de werknemer is bij uw onderneming – de doorbetaler – verzekerd voor de werknemersverzekeringen, laat u de kolommen 12 en 14 leeg (maar kolom 8 niet).
15. Ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen
Hier vult u het bedrag in dat u aan loonbelasting/premie volksverzekeringen op het loon van de werknemer heeft ingehouden.
16. Ingehouden bijdrage ZVW
meestal leeg
Hier vult u het bedrag in dat u aan werknemersbijdrage voor de Zorgverzekeringswet (ZVW) op het loon van de werknemer heeft ingehouden. Meestal blijft deze kolom leeg, omdat uw onderneming de werkgeversheffing ZVW verschuldigd zal zijn.
17. Uitbetaald bedrag
bruto-nettoberekening
Hier vult u het bedrag in dat u de werknemer heeft uitbetaald op grond van de bruto-nettoberekening: het totaal van kolom 3 − 7 − 15 − 16.
18: Verrekende arbeidskorting
toepassing tijdvaktabel
Hier vult u het bedrag in dat u aan arbeidskorting heeft verrekend bij toepassing van de tijdvaktabel bij de verloning van de werknemer.