4.1 Verplichting tot aanleggen
elk kalenderjaar
U moet voor iedere werknemer die bij uw organisatie komt werken een loonstaat aanleggen – dit moet u doen vóór zijn eerste loonbetaling – en deze bijhouden. Vervolgens legt u elk kalenderjaar voor iedere werknemer een (nieuwe) loonstaat aan vóór de eerste loonbetaling dat jaar, en houdt u die gedurende het jaar bij.
U hoeft geen loonstaat aan te leggen voor meewerkende kinderen of personen die een bijstandsuitkering van uw organisatie krijgen. Voor alle andere werknemers in echte of fictieve dienstbetrekking is een loonstaat wel verplicht.
meerdere
in één loonstaat
samenvoegen
Hoeveel loonstaten u voor een werknemer moet aanleggen, hangt af van de situatie:
- De werknemer heeft meerdere dienstbetrekkingen met uw onderneming, en dus meerdere inkomstenverhoudingen (IKV’s): u moet voor elke dienstbetrekking een loonstaat aanleggen. Als de werknemer echter bijvoorbeeld twee dienstbetrekkingen met uw onderneming heeft – en dus dezelfde algemene gegevens uit de rubrieken gelden (zie paragraaf 4.2) – en u die dienstbetrekkingen voor de tabeltoepassing samentelt, mag u de nummers IKV in één loonstaat verwerken.
- De werknemer heeft meerdere inkomstenverhoudingen die onder één dienstbetrekking vallen: u mag de nummers IKV in één loonstaat opnemen, maar alleen als hiervoor dezelfde algemene gegevens uit de rubrieken gelden (zie paragraaf 4.2). Dat speelt bijvoorbeeld als u de werknemer meerdere lonen/uitkeringen betaalt – en u die voor de tabeltoepassing moet samenvoegen – of als u zijn dienstbetrekking in meerdere nummers IKV heeft opgesplitst (tabeltoepassing is dan verplicht op het totaal van de dienstbetrekking).
Het is overigens altijd toegestaan en heeft ook de voorkeur om voor elke inkomstenverhouding een aparte loonstaat aan te leggen, ook als dat geen verplichting is.
Het al dan niet (vrijwillig of verplicht) aanleggen van meerdere loonstaten voor een werknemer is niet van invloed op de loonheffingen die zijn verschuldigd over het (bij elkaar op te tellen) totale loon van de werknemer.
Model
niet verplicht
externe partij
De Belastingdienst heeft een model loonstaat ter beschikking, die is te downloaden via belastingdienst.nl. Sinds 2022 is dit model niet langer jaargebonden. Uw onderneming is niet verplicht om de model loonstaat van de fiscus te gebruiken, maar een afwijkende loonstaat moet wel minstens dezelfde gegevens vermelden als het model van de fiscus, op een duidelijke manier. Bij gebruik van salarissoftware of een externe partij die de loonadministratie (deels) voor u verzorgt, zal deze de loonstaat voor een nieuwe werknemer voor u aanleggen.
Als u of de externe partij die (deels) uw loonadministratie verzorgt een loonstaat gebruikt waarop niet alle gegevens van de model loonstaat staan, moet u de Belastingdienst hiervoor om toestemming vragen.
reproduceren
Als u overigens alle gegevens van de model loonstaat digitaal vastlegt met behulp van software, en u die gegevens op elk gewenst moment op schrift in de vorm van een loonstaat kunt reproduceren ter inzage voor de Belastingdienst, wordt u geacht aan uw verplichting rond het hebben en bijhouden van loonstaten te voldoen.