3.2 Wisselen

bepaalde zaken

Als uw onderneming wil overstappen naar een ander salarissoftwarepakket, zijn er bepaalde zaken waarmee u rekening moet houden.

VCR

berekeningssystematiek

in de praktijk

afwijken

Sowieso is het qua voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR) – de berekeningssystematiek voor de premies werknemersverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (zie hoofdstuk 7) – het handigst als u zo’n overstap per 1 januari maakt. Voor VCR heeft u namelijk de cumulatieven van de voorgaande loontijdvakken van dat kalenderjaar nodig: het cumulatieve sv-loon, het cumulatieve premie- en bijdrageloon en het cumulatieve maximumpremieloon en -bijdrageloon. Om die cumulatieven in het nieuwe salarispakket te krijgen bij wisseling gedurende het kalenderjaar (stel op 1 augustus), worden in de praktijk soms loonaangiften opnieuw ingediend met het nieuwe pakket over de voorgaande tijdvakken van dat jaar (in dit geval januari tot en met juli). Officieel mag dat echter niet, en de Belastingdienst behandelt deze aangiften dan als losse correcties. De bedragen van die correcties kunnen iets afwijken van de oorspronkelijke aangiften. Hierdoor ontvangt u dan meerdere teruggaafbeschikkingen of naheffingsaanslagen (in dit geval zeven).

IKV

hetzelfde nummer

Zoals u in hoofdstuk 2 al kon lezen, neemt u in de aangifte loonheffingen de gegevens van werknemers op per inkomstenverhouding (IKV). U moet met het nieuwe softwarepakket in alle volgende loonaangiften voor de betreffende IKV hetzelfde nummer als in het oude pakket gebruiken. Anders lijkt het (in de polisadministratie bij UWV) of er een andere IKV is ontstaan met de werknemer.

vraag vorige leverancier

Verder moet u de oorspronkelijke aanvangsdatum van de IKV aanhouden (rubriek loonaangifte: Datum aanvang inkomstenverhouding). Wisseling van salarissoftware leidt dus niet tot een nieuwe aanvangsdatum (bijvoorbeeld het moment van starten met het nieuwe pakket). Vraag daarom aan uw vorige softwareleverancier hoe u het nummer IKV en de aanvangsdatum van de IKV kunt vinden in het oude salarissoftwarepakket, én hoe u die naar het nieuwe pakket kunt kopiëren.

Bewaarplicht

loopt gewoon door

verplicht

U moet de gegevens in de loonadministratie gedurende een bepaalde termijn bewaren (zie hoofdstuk 11). Als uw onderneming wisselt van salarissoftware, loopt die fiscale bewaarplicht gewoon door. U moet er dan ook voor zorgen dat nog steeds aan die bewaarplicht kan worden voldaan, en dat bijvoorbeeld de Belastingdienst bij een controle de gewenste gegevens kan inzien, óók de gegevens die zijn verwerkt met het oude softwarepakket.

Correctie

Uw onderneming is verplicht om fouten in aangiften loonheffingen te corrigeren, eventueel op aangeven van de Belastingdienst.

maak afspraken

Vaak kunt u echter met het nieuwe salarissoftwarepakket geen fouten corrigeren in de loonaangiften die u met het oude pakket heeft ingediend. Maak daarom afspraken met de oude softwareleverancier om het mogelijk te maken nog vijf jaar lang correctieberichten te kunnen versturen met het oude pakket.