3.1 Pakketkeuze
betrouwbare leverancier
software aanpassen
Bij het aanschaffen van een salarissoftwarepakket is het van belang dat u zaken doet met een betrouwbare softwareleverancier. De softwareleverancier verwerkt meestal alle jaarafhankelijke gegevens in het salarispakket, zoals de loonbelastingtabellen, rekenvoorschriften en percentages, en zorgt dat die elk jaar worden aangepast. Hierbij staat uiteraard veel op het spel: een fout in de berekening van de verschuldigde loonheffingen bijvoorbeeld kan uw onderneming veel (extra) geld kosten! Verder kan het soms ook nodig zijn om de software zelf aan te passen, bijvoorbeeld vanwege nieuwe wet- en regelgeving of ontwikkelingen en innovatie. Daar moet uw softwareleverancier dan wel bovenop zitten.
Aansluiten
beslissen
Als uw onderneming een nieuw salarissoftwarepakket gaat uitkiezen, gaat u op zoek naar de pakketten die qua functionaliteiten het beste aansluiten op uw situatie, en vergelijkt u vervolgens de bijbehorende aanbieders. Hierbij moet u allereerst beslissen of u lokale salarissoftware wilt (eventueel in de cloud), Software as a Service (SAAS) of misschien juist wel salarisserviceverwerking.
SAAS is een technische oplossing waarbij de salarissoftware via het internet wordt aangeboden, inclusief updates. U bent als gebruiker zelf verantwoordelijk voor de salarisadministratie en inhoudelijke kennis van de loon- en personeelsadministratie.
betalen via iDeal
Een functionaliteit die u mogelijk interessant vindt en die in opkomst is, is het kunnen betalen van de loonheffingen aan de Belastingdienst via iDeal. De betaling vindt dan plaats via een beveiligde verbinding met de fiscus die vanuit de salarissoftware wordt gestart. In de beveiligde omgeving staan meteen het te betalen bedrag, omschrijving en betalingskenmerk, wat dus typefouten voorkomt. Bovendien is de betaling meteen gedaan – u hoeft dus geen rekening te houden met verwerkingstijd bij de bank – en daar krijgt u ook direct bevestiging van. Deze functionaliteit zit vooral in salarissoftware voor het midden- en kleinbedrijf (mkb), omdat via iDeal maximaal € 50.000 aan loonheffingen kan worden betaald.
zelf afhandelen
De meeste salarissoftwareleveranciers bieden functionaliteiten (in de cloud) aan rond Employee Self Service (ESS), oftewel zaken die de werknemer via zijn smartphone, tablet of notebook zelf online kan afhandelen. Denk bijvoorbeeld aan het opvragen van loonstrookjes, jaaropgaven, het muteren van persoonlijke gegevens, het raadplegen van (eigen) dossiers, verlofregistratie, urenregistratie en ziek- en hersteldmeldingen. Als de werknemer dit soort dingen zelf regelt, scheelt dat u veel tijd en werk.
Een opkomend onderdeel van ESS is het digitaal declareren van bonnetjes. De werknemer scant de bon of maakt er een foto van en dient deze vervolgens direct digitaal in. Als uw werknemers vaak kosten declareren, kan dit een interessante afweging zijn bij uw softwarekeuze.
onderscheid maken
Een functionaliteit die mogelijk een grotere rol gaat spelen, is de (online) ritten- en kilometerregistratie. Zo’n registratie is niet alleen handig om onderscheid te maken tussen zakelijke en privékilometers die werknemers maken, maar kan ook worden gebruikt voor de CO2-registratieverplichting die waarschijnlijk per 1 januari 2024 ingaat. Ondernemingen met minstens 100 werknemers moeten vanaf dan gaan rapporteren over het zakelijke en woon-werkverkeer van hun werknemers, inclusief de gebruikte soort brandstof. Dit vanwege afspraken in het Klimaatakkoord om grote organisaties een norm op te leggen – vooralsnog op collectief niveau – om de kilometers van hun werknemers schoner te maken door vermindering van CO2-uitstoot.
Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een marktanalyse van aanbieders van salarissoftwarepakketten. U vindt er de leveranciers inclusief contactgegevens en hun salarispakketten vergeleken op diverse functionaliteiten.