2. De (on)zin van KPI’s

Laatst gewijzigd: november 2021

Als bestuurder van een non-profitorganisatie ontkomt u er niet aan: kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s). Ze helpen u om de prestaties van uw organisatie, afdelingen en individuele werknemers te meten. KPI’s maken inzichtelijk in hoeverre doelen zijn behaald en waar nog werk aan de winkel is. Ze maken het besturen makkelijker, tenzij er een wildgroei aan KPI’s ontstaat.

stand van zaken

Voordat u duikt in de KPI’s van uw eigen organisatie, is het verstandig om eens stil te staan bij de vraag waarom u überhaupt KPI’s gebruikt. Misschien wilt u monitoren hoe goed alle werknemers hun werk doen, of wilt u ze gebruiken om uw directieleden te informeren over de stand van zaken?

Niveaus en afdelingen

nieuwsbrief

In veel organisaties worden ze op verschillende niveaus en afdelingen ingezet om de prestaties te meten. Als een werknemer van de marketingafdeling een nieuwsbrief verstuurt, wilt u natuurlijk graag weten hoe vaak deze is geopend en of hier donaties uit voortgekomen zijn.

Dit is operationele stuurinformatie. Maar vraag uzelf eens af of dit nu echt een belangrijke kritieke prestatie-indicator is.

Effecten bedrijfsvoering

verwezenlijken

Een KPI laat de effecten van uw bedrijfsvoering zien. U heeft om een bepaalde reden gekozen om de bedrijfsvoering op deze specifieke manier in te steken. Dat doet u om uw organisatiedoelen te bereiken en die doelen zijn gekoppeld aan een ideaal dat uw organisatie wil verwezenlijken; uw organisatiedroom. Met een indicator – het woord zegt het al – laat u zien hoe uw organisatie ervoor staat.

Bijsturen

Een KPI is een hulpmiddel waarmee u kunt bijsturen om die organisatiedroom te realiseren, maar het stellen en inzetten van KPI’s mag nooit een doel op zich zijn. Uw organisatiedroom is juist de reden van het bestaan van uw organisatie. Die komt niet vaak terug in KPI’s.

Dat is opmerkelijk, want de KPI’s maken het juist mogelijk om uw organisatiedoelstellingen vorm te geven. Het is een manier om uw werknemers te enthousiasmeren over dat waar u voor staat, van directie tot klantenservice.

2.1 Uitgangspunt

Veel organisaties nemen hun organogram als uitgangspunt voor de KPI’s. Denk bijvoorbeeld eens aan de afdeling fondsenwerving. Die is verantwoordelijk voor de inkomsten en de daarbij behorende KPI’s kunnen zijn: opbrengsten en kosten uit donaties; percentage structurele steun; terugverdientijd van een investering. Koppelen Dat zijn belangrijke...

2.2 Organisatiedroom

De financieel verantwoordelijke binnen de organisatie is meestal degene die KPI’s oplegt aan diverse afdelingen. In de regel is dat iemand met een voorliefde voor cijfertjes die zich bezighoudt met planning en controle. Het gevolg daarvan is dat degene die de KPI’s moet rapporteren meer bezig is met het ophalen van de cijfertjes dan met de...

2.3 Multidisciplinaire teams

Het stellen van KPI’s per afdeling kan ook invloed hebben op de kwaliteit van de ingezette kanalen. Een afdeling is bijvoorbeeld gericht op het behalen van een KPI, maar houdt geen rekening met de uitstroom van het aantal structurele donateurs als gevolg van de inzet van bepaalde kanalen. Dat is tenslotte niet de verantwoordelijkheid van de...

U bent hier