6.5 Werk samen: real time editing

online ­samenwerken

Online samenwerken aan documenten is dé manier om met meerdere werknemers tegelijk en realtime aanpassingen door te voeren in een stuk. Dit wordt ook wel ‘real time editing’ genoemd. Een tool voor ‘real time editing’ voorkomt dat werknemers bestanden in het wilde weg rondsturen, waardoor problemen inzake versiebeheer ontstaan.

Misverstanden

gelijktijdig ­samenwerken

meest recente versie

De mogelijkheid om gelijktijdig samen te werken aan documenten is een van de grootste voordelen van ‘real time editing’. Werknemers kunnen snel communiceren waardoor de mogelijkheid op misverstanden zo klein mogelijk wordt gemaakt. Hierdoor is er maar één juiste versie van een document. Dit betekent dus geen verkeerde samenvoegingen of dubbel werk meer. Daarnaast is er nog een groot voordeel in het kader van bedrijfscontinuïteit. Elke werknemer van uw onderneming kan te allen tijde beschikken over de meest recente versie van een document. Dat is dus ook als er een systeem tijdelijk mee ophoudt. Een werknemer hoeft nooit meer helemaal opnieuw te beginnen als het systeem uitvalt, omdat hij alle documenten in de digitale cloud opslaat.

Communiceren

duidelijke structuur

Het is in dit kader wel belangrijk om als onderneming een duidelijke structuur uit te dragen. De hiërarchie en de indeling van documenten kunnen per afdeling en per werknemer verschillend zijn. Als de hele onderneming overgaat op werken binnen dezelfde digitale omgeving, moet u dat ook duidelijk communiceren. Er zullen vast ook werknemers zijn die niet bekend zijn met dergelijke systemen en ook met hen zult u rekening moeten houden.