6.4 Blijf praten: videobellen

Met name als u leiding moet geven aan thuiswerkers is het van groot belang dat u bekend bent met moderne technologie. E-mail en telefoon zijn natuurlijk goede tools, maar vormen tegenwoordig niet meer voldoende ondersteuning voor mensen die niet op kantoor zijn. Maak gebruik van video­conferencingtools en zorg ervoor dat de tool die uw onderneming gebruikt, past bij werknemers. Er zijn namelijk talloze mogelijkheden om uit te kiezen.

6.4.1 Privacy

meekijken

U moet bij de keuze voor een tool ook kijken naar de privacy- en beveiligingsfuncties die een tool heeft. Het is belangrijk om na te gaan of aanbieders van tools meekijken of dat vergaderingen worden opgeslagen. Een goed voorbeeld hiervan is Zoom. In het begin van de coronacrisis was deze tool relatief onbekend. Toen over de hele wereld ondernemingen hun werkzaamheden op afstand moesten gaan uitvoeren, groeide de onderneming razendsnel uit tot een van de populairste tools in zijn soort. Tegelijkertijd werd al snel duidelijk dat het platform de privacy van de gebruikers onvoldoende garandeerde. Werknemers van de overheid werden vervolgens geïnstrueerd het platform niet meer te gebruiken. Het is daarom ook essentieel dat ondernemingen ook zelf nadenken over welk platform zij gebruiken en inspelen op eventuele problemen rond de aanbieder.

Hoofdkantoor

aanbieder

Bij de keuze van een tool voor videovergaderen is ook van belang waar het hoofdkantoor van de aanbieder staat. Als dat in de Verenigde Staten is, gelden er namelijk andere wetten dan in Nederland. Dit kan bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat iedere gebruiker expliciet moet uitvinken dat zijn data mogen worden gedeeld met een derde.

6.4.2 Webbased tools

Naast de gebruikelijke aanbieders bestaan er ook webbased tools. Dit zijn applicaties die u direct op het internet kunt openen en zijn daarom erg gebruiksvriendelijk. Er is namelijk weinig tot geen installatie nodig en dus ook amper technische kennis. Het nadeel is wel dat alles via de server van de aanbieder loopt. Voor de veiligheid van gesprekken en gegevens bent u dus afhankelijk van de beveiligingsmaatregelen van de aanbieder.

Veiliger

eigen server

Er is ook online software, zoals Jitsi Meet en Talky.io, die de mogelijkheid bieden om een eigen server op te zetten. Dit maakt de dienst een stuk veiliger; niemand kan dan immers de videogesprekken inzien die uw onderneming voert. De keerzijde van de medaille is dat er technische kennis nodig is om dit goed in te richten.

Installatie

Dan zijn er nog videoconferencingtools waarvoor een installatie vereist is. Het gebruik hiervan brengt dus de nodige voorbereidingstijd met zich mee, de software moet immers eerst gedownload en geïnstalleerd worden. Daarnaast is de gebruiker veroordeeld tot de beveiligingsmaatregelen die de aanbieder heeft ingesteld. Lokaal geïnstalleerde software heeft dus niet het grote beveiligingsvoordeel van een web-based aanbieder met een eigen server.

Platformen

verantwoorde manier

Veel mensen zullen inmiddels bekend zijn met platformen als Skype, Google Hangout en Webex. De ontwikkeling van een veilige, betrouwbare en functionele applicatie voor webconferenties is belangrijk om digitaal werken in de toekomst op een verantwoorde manier vorm te geven. Hetzelfde geldt voor clouddiensten waarvan vrijwel alle ondernemingen afhankelijk zijn.