3. Vooruitdenken: maak een bedrijfscontinuïteitsplan

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier FA Rendement

Publicatiedatum: juni 2021

Zoals toegelicht in hoofdstuk 1 kent iedere onderneming afhankelijkheden. Dit zijn processen, bedrijfsmiddelen en personen die essentieel zijn voor het draaiend houden van uw onderneming. Het doel van bedrijfscontinuïteit is het voorkomen of beperken van onderbrekingen van bedrijfsactiviteiten door de uitval van bepaalde schakels. Met andere woorden: slim ingerichte bedrijfscontinuïteit beschermt kritische processen tegen een mogelijke crisis of verstoring.

voorbereiden

Hoewel een verstoring van kritische processen veelal onverwacht komt, is het wel degelijk mogelijk om uw onderneming erop voor te bereiden. Dit doet uw onderneming door middel van een bedrijfscontinuïteitsplan (bcp). Een bcp is het kompas voor tijden van crisis.

Het doel van een bcp is het minimaliseren van de impact van een crisis op de continuïteit van de kernprocessen van uw onderneming.

stappen bij een crisis

In een bcp legt u vast welke zaken, mensen en diensten uw onderneming definiëren en wat de aanpak is op het moment dat deze elementen in hun bestaan worden bedreigd. Op deze manier ligt vast welke stappen uw onderneming wil en moet zetten als een crisis zich voordoet. Dit hoofdstuk zet stapsgewijs uiteen wat de kernelementen van een praktisch en doelgericht bcp zijn en hoe u deze in kaart brengt.

3.1 Kritische processen

In een bcp identificeert u eerst de kritische processen en analyseert u wat de gevolgen van de crisis of verstoring zijn. Een eerste stap bij het in kaart brengen hiervan is het uitvoeren van een Business Impact Analyse (BIA). In een BIA beoordeelt u de gevolgen van gebeurtenissen zoals rampen, incidenten en het uitvallen van diensten. Hiermee...

3.2 Kritische middelen

Een tweede stap in het opstellen van uw bcp is het identificeren van de kritische middelen binnen uw onderneming. Dit zijn alle middelen die noodzakelijk zijn om de continuïteit van uw kernprocessen te garanderen. Analyseer welke benodigdheden essentieel zijn in de uitvoering van het proces. Vergelijking Het hangt helemaal af van uw onderneming...

3.3 Kritische data

Geen enkele onderneming kan functioneren zonder gegevens. Sommige ondernemingen zijn volledig datagedreven, andere gebruiken data alleen voor hun logistiek, HR of administratie. Of u nu veel of weinig informatie heeft, voor eenieder geldt dat het belangrijk is om te weten welke data van bedrijfskritische waarde zijn. Hiervoor is het verstandig om...

3.4 Kritische personen

Een vierde stap in het opstellen van uw bcp is het identificeren van kritische personen. Want naast processen, middelen en data zijn ook mensen van essentieel belang voor uw onderneming. Sommige bedrijfscontinuïteitsmethoden nemen kritische personen niet mee als apart onderdeel van het bcp. Echter tijdens de coronacrisis zijn ondernemingen...

3.5 Kritische relaties en leveranciers

Niet alleen kan er bij uw eigen onderneming een crisis voorkomen, dit kan ook gebeuren bij een van uw relaties of leveranciers. De meeste ondernemingen hebben tegenwoordig vele relaties en leveranciers, zoals een extern kantoor voor de salarisadministratie, leveranciers van grondstoffen, maar ook externe hosting van een website en de provider van...

3.6 Risico’s en dreigingen

Een eerste stap van een bedrijfscontinuïteitsplan is dus het in kaart brengen van uw kritische processen, middelen, data, personen en relaties. Vervolgens kunt u analyseren in hoeverre deze elementen in het geding komen bij een crisis. Maak in deze analyse onderscheid tussen de begrippen risico en dreiging. 3.6.1 Risico’s Bij bedrijfscontinuïteit...

3.7 Beheersmaatregelen

Ondernemingen kunnen op verschillende manieren met risico’s omgaan in het kader van bedrijfscontinuïteit. Er zijn drie gebruikelijke risicostrategieën: risicodragend: uw onderneming accepteert sommige risico’s. Dit kan zijn omdat de kosten van de maatregelen de waarde van het middel of de gevolgen overstijgen; risiconeutraal: dit betekent dat een...

3.8 Scenario’s en draaiboeken

Een bcp kan instructies bevatten voor één of meerdere scenario’s. U kunt deze integreren in het bcp, maar u kunt er ook voor kiezen om een apart draaiboek per scenario uit te werken. 3.8.1 Wel of niet uitwerken van scenario’s? Welke scenario’s uw onderneming wel of niet uitwerkt, hangt onder andere af van de uitkomsten van de risicoanalyse...

3.9 Communicatie en training

Goede communicatie en training zijn essentieel om het bcp in uw onderneming goed te laten werken. 3.9.1 Communicatie en training voor de crisis Uw onderneming moet de opgestelde plannen, scenario’s en draaiboeken formaliseren en communiceren naar de werknemers. Zorg er daarnaast voor dat uw onderneming regelmatig trainingen geeft en verschillende...

3.10 Onderhoud

Nadat u de kritische processen, middelen, werknemers en relaties en leveranciers heeft geïdentificeerd, de risico’s en dreigingen heeft geanalyseerd en de maatregelen geïmplementeerd, rest de vraag, of dit alles natuurlijk ook echt werkt als er een crisis is? Daarom zult u als onderneming verschillende testscenario’s op moeten stellen om het...

U bent hier