8.3 Techniek en presentatie
tent
Wellicht bent u ook verantwoordelijk voor licht en geluid bij het evenement. Vaak zal de locatie aan uw meeste wensen op dit gebied kunnen voldoen, maar u moet wel weten wat mogelijk en gebruikelijk is. Laat u goed informeren door professionals, helemaal als de bijeenkomst plaatsvindt in een tent.
Uiteraard is het noodzakelijk dat de techniek naar behoren functioneert. Kraak en ruis leiden de aandacht van de boodschap af en zijn zeer storend voor zowel bezoekers als sprekers.
8.3.1 Tijdig beginnen
Vanaf de aanvang van de organisatie is het zaak om in grote lijnen voor ogen te hebben wat u wilt met de presentatie. De daadwerkelijke uitvoering hiervan kost veel tijd, vooral omdat techniek en alles eromheen toch een vak apart is. Begin daarom op tijd. Naarmate de voorbereidingen vorderen en het steeds duidelijker wordt hoe u het evenement precies gaat inkleden, kunt u ook beter bepalen welke technieken u daarbij wilt inzetten.
Extern bureau
advies
Het inschakelen van een extern bureau is een aanrader. Zo’n bureau kan u adviseren over de mogelijkheden, maar levert ook de apparatuur en de mensen om alles in goede banen te leiden. Zorg er wel voor dat u in de eerste gesprekken met het bureau aangeeft in welk soort ruimte het evenement zal plaatsvinden en hoeveel mensen ongeveer zullen komen. Houd ook tijdens de voorbereidingen en op de dag zelf voortdurend de vinger aan de pols.
Bij een presentatie is het de bedoeling dat uw boodschap de toehoorders bereikt. (Audio)visuele hulpmiddelen ondersteunen de presentatie en geven de boodschap een extra impuls.
8.3.2 Technische hulpmiddelen
drie hoofdgroepen
De technische hulpmiddelen die u kunt inzetten bij uw evenement zijn onder te verdelen in drie hoofdgroepen:
- (audio)visuele hulpmiddelen;
- geluid;
- licht.
Mocht het zo zijn dat u al een tijdje geen organisatorische klussen omhanden heeft gehad, dan zult u zien dat in korte tijd veel is veranderd op het gebied van techniek en mogelijkheden.
Computerprojectie
dataprojector
licht en laser
Computerprojectie is vaak niet meer weg te denken. Hierbij sluit u een dataprojector (beamer) aan op uw pc of laptop, zodat beeld en tekstvanaf uw computer op een groot scherm kunnen worden geprojecteerd. Het mooie hiervan is dat ook bewegende beelden en geluid tot de mogelijkheden behoren. Er zijn dus veel manieren om uw boodschap over te brengen. Ook op het gebied van licht en laser bestaan indrukwekkende mogelijkheden. Laat u inspireren!
Videoconferencing kan verrassend werken
persoonlijke boodschap
Met videoconferencing kunt u verrassende elementen aanbrengen in uw presentatie. Videoconferencing maakt het mogelijk om op afstand met elkaar te vergaderen, terwijl je elkaar kunt horen en elkaar via een beeldscherm kunt zien. Het systeem is echter niet alleen te gebruiken voor online vergaderen. Ook met mensen die niet bij uw evenement aanwezig kunnen zijn, maar die u wel graag bij het geheel wilt betrekken, kunt u op die manier contact maken. Stel dat u een groots afscheid gaat organiseren voor een oud-directeur. U kunt dan bijvoorbeeld iemand die hij uit het verleden kent, maar naar het buitenland is verhuisd, een persoonlijke boodschap laten overbrengen. Dit kan uw evenement een speciaal tintje geven.