8.1 Uw wensen op een rij
sponsoren
Misschien zijn er wel leden of donateurs met een eigen bedrijf die het evenement graag willen sponsoren door in natura bij te dragen. Dat kan veel geld schelen. Maar voordat u contact legt met een leverancier, heeft u als het goed is al een idee wat u zou willen bestellen. Ook weet u wat u te besteden heeft.
Zet zorgvuldig op papier wat uw wensen zijn en benader een twee- tot drietal leveranciers voor een offerte. Gebruik daarbij dezelfde briefing. Zo voorkomt u dat u appels met peren moet vergelijken.
persoonlijk gesprek
Het is prettig om al persoonlijk contact te hebben gehad voordat u met één van hen in zee gaat. In zo’n persoonlijk gesprek is het goed om de leveringsvoorwaarden even door te nemen. U weet dan precies waar u aan toe bent.
8.1.1 Correspondentie
op papier
Aan het begin van de totale organisatie denkt u misschien nog dat u alle gemaakte afspraken en de personen met wie u die afspraken heeft gemaakt, onthoudt. Maar als u een paar maanden verder bent en het evenement nadert, kan dat wel eens tegenvallen. Zorg er daarom altijd voor dat u alle afspraken met leveranciers op papier heeft. Bewaar ook het mailverkeer, eventueel in geprinte versie. Misverstanden ontstaan vaak bij kleine wijzigingen of details die misschien niet op papier staan, maar wel ergens in een mailtje staan. Zorg er ook voor dat u een degelijke correspondentie bijhoudt van gevoerde telefoongesprekken met een leverancier.
Maak duidelijke afspraken over het tijdstip van levering en over het tijdstip waarop u het precieze aantal gasten moet doorgeven. Een leverancier zal een aantal dagen voor het evenement het definitieve gastenaantal willen weten.
8.1.2 Verzuim
achter de schermen
Als u met leveranciers te maken heeft, bestaat de kans dat iets niet geheel volgens plan verloopt. Blijf daar dan zo rustig mogelijk onder en doe wat u moet doen. Stel dat de cateraar een ander hapje presenteert of een andere volgorde aanhoudt dan u vooraf had afgesproken. In de meeste gevallen krijgen de gasten hier weinig van mee. Vaak hebben zij niet eens in de gaten wat er achter de schermen allemaal gebeurt, tenzij u daar zelf veel ophef over maakt.
Actie ondernemen
Vindt u dat de uitvoering van het bestelde product echt niet door de beugel kan, neem dan de verantwoordelijke even apart. Het is niet verkeerd om ook in zo’n geval de verantwoordelijkheid terug te leggen en te zien hoe de bewuste persoon het oplost. Blijf echter vriendelijk, want het is uw evenement en u heeft de betreffende persoon nog een paar uur nodig. Wat u achteraf doet, is geheel aan u. Het incident zal in elk geval nog ter sprake komen.
complimenten
Breng uw complimenten aan de betrokkenen over als alles goed is gegaan en uw gasten het naar hun zin hebben gehad. Ook dan geldt dat u de betreffende medewerkers of leveranciers nog eens nodig kunt hebben. Mensen zijn toch geneigd een stapje sneller te lopen als ze merken dat u hen waardeert.