8.2 Zakendoen met de cateraar
fancy fair
Alle aspecten en details van uw evenement moeten natuurlijk tot in de puntjes kloppen, maar een heel belangrijk onderdeel is toch wel de catering. Het is natuurlijk het goedkoopst om zelf te zorgen voor broodjes, drinken et cetera. Bij een fancy fair zorgt u voor een zo goedkoop mogelijk aanbod, dat u dus het beste zelf kunt verzorgen. Bij een personeelsbijeenkomst kunt u zich beter tot een professionele cateraar wenden.
Aspecten bij de keuze van catering
kwaliteit
aankleding
De keuze uit cateraars is doorgaans ruim. Daarbij is uiteraard niet alleen de prijs belangrijk, maar ook kwaliteit. U wilt immers dat alles vlekkeloos verloopt. Maak bij het vinden van een cateraar een weloverwogen keuze. Ga daarbij niet over één nacht ijs, maar denk na over het soort eten, in welke vorm, met wat voor aankleding et cetera. U kunt vragen om referenties; zeker bij een evenement is het belangrijk wat u van de cateringservice kunt verwachten. Op de dag zelf kunt u onaangename verrassingen maar beter voorkomen!
8.2.1 Kwaliteitseisen catering
criteria
juiste cateraar
Als u toch een cateraar in de arm neemt, zorg dan voor een niet te dure en toch goede partycateraar. Dat is niet zo’n gemakkelijke klus, want aan de hand van welke criteria bepaalt u de kwaliteit? Met name bij sponsor- en donateursbijeenkomsten zijn de kwaliteit en de presentatie van het eten bij een evenement, een niet te onderschatten onderdeel. U kunt nog zo’n geweldig entertainment hebben of nog zo’n interessant programma; als het eten niet goed is, zullen uw gasten juist dat onthouden. Liefde gaat immers door de maag. En u weet wat mensen doen als ze ergens ontevreden over zijn: ze vertellen het door. En het liefst aan zo veel mogelijk andere mensen. Als u een cateringbedrijf huurt, investeer dan in uw zoektocht naar de juiste cateraar.
8.2.2 Bedienend personeel
professionele uitstraling
Wat u van het bedienend personeel in ieder geval mag verwachten, is een vriendelijk gezicht. Zorg ervoor dat de medewerkers binnen uw organisatie die de catering verzorgen, goed op hun taak zijn toegerust. Een vriendelijke en professionele uitstraling is een logische eis die u immers ook stelt aan de medewerkers die de door u ingehuurde cateraar meeneemt naar uw evenement.
speciale wensen
Daarnaast is het mogelijk dat u speciale wensen heeft met betrekking tot het eten, zoals de mogelijkheid om rekening te houden met suiker- of vetvrije diëten. Voor een goede cateraar is dat geen probleem.
Catering kent vele verschillende mogelijkheden
dieetwensen
buffetlunch
Net als voor de andere programmaonderdelen geldt ook voor de catering dat u dit moet afstemmen op de doelstelling van het evenement. Overleg ook over eventuele dieetwensen met de cateraar. Houd rekening met uw gasten: er is altijd een kans dat er mensen zijn die – vanwege hun gezondheid of religie – speciale keuzes maken. Enkele mogelijkheden op het gebied van catering waaraan u kunt denken:
- thee en koffie met bonbons, koekjes, petits fours of gebak;
- koffietafel;
- high tea;
- picknick;
- broodjeslunch;
- buffetlunch (koud/warm);
- buffetdiner (koud/warm);
- culinair diner met meerdere gangen;
- barbecue;
- tapas;
- koude of warme borrelhapjes, toastjes, belegde (stok)broodjes.
Goede cateraar
presentatie
U weet dat u de ‘goede’ cateraar heeft gevonden, zodra u niet het gevoel heeft dat u zelf aan alles moet denken. Een goede cateraar denkt ook mee over de aankleding van de tafels of het buffetgedeelte. Hij hecht waarde aan de presentatie van het eten en de juiste entourage hoort daar ook bij.
Overleg dus gerust met de cateraar over de kleuren en de stijl van de totale aankleding: het (tafel)linnen, de kaarsen, tafels en stoelen.
Aanspreekpunt
partymanager
Het is ook erg belangrijk dat u weet wie tijdens uw evenement aanwezig is als aanspreekpunt. Is dat de cateraar zelf of laat hij het evenement begeleiden door een partymanager? In het laatste geval is het prettig om voor aanvang kennis met hem of haar te maken en nog even duidelijk te maken wat u van de cateraar verwacht.