3.2 Een goede organisator
Een goede organisator heeft een aantal karaktereigenschappen nodig. Een goede organisator is allereerst nauwgezet en keurig. Bij het uitzetten en opvolgen van de gekozen organisatiestrategie is dit van groot belang. U kunt beter zo nu en dan het gevoel hebben dat u te nauwkeurig bent dan dat u (vaak belangrijke) details aan uw aandacht laat ontsnappen;
3.2.1 Stressbestendig;
Stressbestendigheid is ook een essentiële eigenschap, maar wel een beetje een inhoudsloos woord geworden: we komen het te pas en te onpas tegen. Toch is er bij de voorbereiding en zeker tijdens het evenement zelf een grote kans dat u met de nodige stress te maken krijgt.
inventiviteit
Zorg dat u met beide benen op de grond staat en neem u bij voorbaat voor dat u zich niet door het minste of geringste van de wijs laat brengen. Inventiviteit en creativiteit zijn hierbij de magische woorden.
3.2.2 Delegeren
Omdat u niet alles alleen kunt, moet u een beroep doen op collega’s, vrijwilligers of externe krachten. U bent als organisator de drijvende kracht achter het evenement en daarom is het misschien moeilijk om anderen een taak te geven waarvan u zeker wilt zijn dat die goed wordt uitgevoerd. U heeft immers zelf precies voor ogen hoe dat zou moeten gebeuren.
overzicht houden
bereikbaar
Toch kunt u het niet alleen. U heeft ruimte nodig om overzicht te houden en om in te kunnen springen op onverwachte situaties. Geef iedere medewerker aan uw evenement zijn of haar eigen verantwoordelijkheden. Als zij het belang van het evenement inzien (u moet hen dus enthousiasmeren), zullen zij hun taken met grote zorgvuldigheid uitvoeren. Belangrijk: zorg er steeds voor dat u mobiel bereikbaar bent en dat iedereen uw telefoonnummer heeft.
3.2.3 Secuur met budgetten omgaan
zicht op uitgaven
Zorg dat u continu goed zicht heeft op de uitgaven en het budget. Het is bijzonder slordig om als organisator niet financieel uit te komen.
De helicopterview van de organisator
Als organisator moet u op gezette tijden een helicopterview loslaten op het proces. Het is zeker geen overbodige luxe om hiervoor even de tijd te nemen. Bij een helicopterview beeldt u zich in dat het evenement wordt ‘gemaakt’ in een grote fabriek en dat u, voor een moment, de hele werkvloer kunt overzien. Het hele traject van het organiseren van het evenement, de uitvoering van het evenement zelf en de nasleep kunt u zo als het ware nagaan. Dan weet u zeker dat u niets bent vergeten.