3.1 Organisatieproces
taken
Bij het samenstellen van een organisatiecomité is het belangrijk dat de taken duidelijk zijn afgebakend. Tijdens het organisatieproces is het belangrijk om onderscheid te maken in:
- interne organisatie;
- interne communicatie;
- publiciteit.
verdelen
formeel
Het is dan ook verstandig om deze aspecten te verdelen over verschillende collega’s die ook zitting hebben in uw organisatiecomité. Een organisatiecomité heeft een voorzitter; dat bent u. Verder is het van belang dat ieder teamlid op de hoogte is van wat van hem en de andere teamleden wordt verwacht. Verwarring over wie welke acties onderneemt, kan tot heel vervelende situaties leiden. Maak het daarom zo formeel mogelijk. Vergader met een vooraf rondgestuurde agenda en wijs iemand aan om te notuleren.
3.1.1 Taakverdeling
Bij de taakverdeling binnen de organisatie kunt u zich de volgende vragen stellen:
- Wie is de hoofdverantwoordelijke?
- Wie is de budgetverantwoordelijke?
- Wie is de notulist tijdens vergaderingen?
- Wat zijn de taken van de overige leden?
- Zijn er afspraken gemaakt over het volbrengen van de opgedragen taken en zijn er deadlines gesteld?
Overleggen met een frisse blik
Voor en tijdens de aanvang van het project zullen de nodige brainstormsessies plaatsvinden. Dan is het goed om zo nu en dan hardop te kunnen vertellen wat er speelt en hoe u het verloop van het proces ervaart.
onverwachte bijdrage
Bij het organiseren van een evenement speelt de organisatiecommissie of het bestuur een belangrijke rol. Maar iemand anders, een collega, kijkt met een frisse blik tegen de zaken aan. Een collega kan nog wel eens een onverwachte bijdrage leveren. Hierdoor komt u zelf misschien op een nieuw idee of wordt duidelijk dat u iets over het hoofd heeft gezien.
Samenstelling organisatiecomité
tijd
risico’s
Bij de samenstelling van het organisatiecomité is het raadzaam om op zoek te gaan naar mensen van verschillende afdelingen en leeftijden. Bedenk ook of er intern genoeg tijd vrijgemaakt kan worden om het evenement te organiseren. Onderzoek of er genoeg kennis en ervaring in huis is om het evenement zelf te organiseren en vraag u af of uw organisatie de organisatorische en financiële risico’s kan dragen.
3.1.2 Afspraken met vrijwilligers
eisen
Het merendeel van de non-profitorganisaties werkt met vrijwilligers, die voor hun inspanningen geen salaris krijgen. Dit wil echter niet zeggen dat u bij de organisatie van een evenement geen eisen aan deze mensen mag stellen. Als u met een vrijwilliger afspreekt dat hij meehelpt met het drukken en flyeren van de uitnodigingen, moet u erop kunnen rekenen dat hij op de afgesproken dagen komt. Ook zullen alle vrijwilligers zich aan bepaalde regels moeten houden.
afspraken
overeenkomst
Daarom is het raadzaam om bij het organiseren van een evenement afspraken te maken met uw vrijwilligers en wat u heeft afgesproken schriftelijk vast te leggen in een vrijwilligersovereenkomst. In zo’n overeenkomst vermeldt u aan welke eisen de vrijwilliger moet voldoen. Hierbij kan het gaan om zogenoemde ‘inhoudelijke eisen’ waaraan de vrijwilliger moet voldoen om bij de organisatie te passen. Denk bijvoorbeeld aan een mensenrechtensymposium waarbij een vrijwilliger een juridische achtergrond heeft.
3.1.3 De pers benaderen
de media
Vergeet het benaderen van de pers niet. Iemand binnen uw organisatieteam zal daar een mooie taak aan hebben. Het hangt uiteraard wel van de doelstelling en de omvang van uw evenement af of het interessant genoeg is voor de media. De media vallen uiteen in regionale en landelijke, in kranten en radio- en televisiestations. Denk ook aan de diverse informatieve websites en social media.
Aandachtspunten voor een goed persbeleid
persmap samenstellen
Bij het uitnodigen van een journalist is voorzichtigheid vereist: de tegenpartij kan hem tijdens uw evenement ook bijpraten! U moet dus een goed persbeleid voeren. Onder de taken van het organisatieteamlid dat de ‘pers doet’, vallen:
- het versturen van het persbericht (zoals het nabellen of het is aangekomen; dit vergroot de kans dat er iets mee gebeurt. Vraag of de redactie al kan inschatten of zij aandacht aan het evenement zal schenken);
- het samenstellen van een persmap met het persbericht, achtergrondinformatie en eventueel foto’s.
Gevoeligheden
Belangrijk is dat u goed overweegt of het wel of niet gewenst is dat de pers aanwezig is. Sommige evenementen hebben bijvoorbeeld een politiek gevoelige aanleiding. Een festiviteit organiseren rond de opening van een nieuw zorgcomplex voor mensen met gedragsproblemen zal met de nodige voorzichtigheid moeten gebeuren. In het voortraject naar zo’n project zijn er namelijk altijd mensen ‘tegen’. Denk bijvoorbeeld aan mensen die in het aangrenzende gebied wonen en bang zijn om hinder te ondervinden van patiënten die in de buurt worden behandeld.