9.2 Naslagwerk leveren
behoefte
Wilt u uw publiek na de presentatie een naslagwerk aanbieden? Denk dan vanuit het publiek en niet vanuit uzelf. Waar heeft het publiek de meeste behoefte aan? Het antwoord helpt u om het juiste naslagwerk te kiezen.
- Powerpointpresentatie
Geeft u een powerpointpresentatie? Deze kunt u na afloop doorsturen via e-mail. Deel dit al tijdens uw presentatie met uw publiek. Hierdoor voorkomt u dat ze steekwoorden van uw slides en uw verhaal moeten opschrijven. Nu hoeft dit niet, want ze krijgen de informatie achteraf van u en kunnen ze hun aandacht dus volledig bij uw presentatie houden.
Voor- en nadelen van presentatie vooraf uitdelen
diaslides uitprinten
Ook kunt u van tevoren de diaslides in het klein uitprinten. Deze kunt u voor of na de presentatie uitdelen. Beide mogelijkheden kennen voor- en nadelen. Als u de papieren vooraf uitdeelt, kan uw publiek direct de steekwoorden opschrijven. Het nadeel hiervan is dat u de toehoorders al inzicht geeft in de komende dia’s. Als u de slides na afloop beschikbaar stelt, kan het publiek niet meeschrijven, maar kan het na afloop wel contact met u opnemen. Zo houdt u er misschien een klant aan over.
- Beeldmateriaal
video
Heeft u een speciale video gemaakt over het onderwerp die ook als naslagwerk voor de aanwezigen kan dienen? Deze kunt u later toezenden of u kunt vertellen waar uw toehoorders deze video achteraf kunnen bekijken. Maak in dat geval een flyer waarop u een link of een QR-code zet.
- Samenvatting
waardevol
Geeft u regelmatig dezelfde presentatie aan telkens nieuw publiek? Dan kunt u ook een samenvatting schrijven en deze achteraf uitdelen of doormailen. Deze informatieve samenvatting maakt uw presentatie waardevoller, omdat de toehoorders de stof nog een keer op hun gemak kunnen doorlezen.
- Aanvullende informatie
aanvullende informatie
Stel dat toehoorders tijdens uw presentatie over één bepaald onderwerp meerdere vragen stellen – meer dan u van tevoren had voorzien – dan kunt u de aanwezigen vragen om de vragen te noteren. Achteraf kunt u iedereen aanvullende informatie sturen. Hierdoor krijgt uw publiek toch de antwoorden op alle brandende vragen.
- Extra vragen stellen?
klant binnenhalen
Geeft u een presentatie in een organisatie in de hoop een klant binnen te halen? Dan kunt u aangeven dat de toehoorders achteraf vragen mogen stellen via de telefoon, e-mail of tijdens een nieuwe afspraak.
- Telefonische terugkoppeling
volgende stap afleiden
Wilt u graag een naslagwerk meegeven aan het publiek, maar heeft u hier vooraf niet over nagedacht? Dan kunt u achteraf altijd even de telefoon pakken en bellen naar de desbetreffende organisatie. Informeer of er nog vragen of onduidelijkheden zijn. Hieruit kunt u afleiden wat uw volgende stap kan zijn. Ook kunt u vragen of er een mogelijkheid is om de aanwezigen nog een mail te sturen met aanvullende informatie.
9.2.1 Timing
belofte nakomen
Als u de juiste aanpak voor uw nazorg heeft bepaald, is de volgende stap beslissen wanneer u de informatie wilt versturen. Heeft u tijdens de presentatie beloofd dat u de informatie voor een bepaalde datum zou versturen, dan moet u die belofte nakomen. Hoe eerder u dit doet, hoe meer impact uw nazorg zal hebben. Blijft u het versturen uitstellen en vergeet u het uiteindelijk, dan kan dit (op termijn) uw reputatie schaden.
9.2.2 Huisstijl
logo
Zorg ervoor dat uw naslagwerk past bij de huisstijl van uw organisatie. Denk aan uw logo, lettertype, kleuren en afbeeldingen.
Als uw publiek de informatie later bekijkt, is het de bedoeling dat de toehoorders uw organisatie en presentatie in één oogopslag herkennen. Niet alleen uw presentatie, maar ook uw naslagwerk is het visitekaartje van uw organisatie of afdeling.
9.2.3 Speciaal aanbod
Heeft u een speciaal aanbod gedaan tijdens uw presentatie? Kom hier dan achteraf op terug. De toehoorders zijn na uw presentatie nog gemotiveerd, maar hoe langer u wacht, hoe groter de kans dat zij uw aanbod vergeten.
deadline
Probeer op een soepele en niet-opdringerige manier uw aanbod opnieuw onder de aandacht te brengen bij het publiek. Dit kunt u doen door een naslagwerk te gebruiken. Degenen die echt geïnteresseerd zijn, maar nog bedenktijd nodig hadden, kunnen hierdoor worden overgehaald om uw aanbod toch aan te nemen. Benoem altijd de deadline van de actie. Dit prikkelt hen om sneller te beslissen.