4.2 E-factureren
digitaal factureren
Digitaal factureren is al bijna niet meer weg te denken uit het zakenleven. De gemakkelijkste wijze om e-facturen naar uw klanten te sturen, is een e-mail waarin de factuur in pdf-formaat als bijlage is toegevoegd.
Beveiligen
wachtwoord
boekhoudsoftware
Een andere vorm is het versturen van een document dat de verzender – ter beveiliging – met een wachtwoord versleutelt. De ontvanger ontgrendelt het bestand vervolgens met het wachtwoord. De uitwisseling van gegevens tussen het boekhoudpakket van uw organisatie en die van de klant is de meest verregaande vorm waarop u e-facturering kunt invoeren. Voor sommige organisaties is het overstappen op deze laatste vorm van e-facturering wat lastiger. Dit komt omdat de boekhoudsoftware van kleinere organisaties hier niet altijd geschikt voor is.
Eigenschappen factuur
spookfactuur
administratie
Als uw werkgever heeft besloten om over te stappen op e-facturering, moet u eigenschappen op de factuur aanbrengen waaruit de klant kan opmaken dat de rekening van uw organisatie afkomstig is. Hiermee voorkomt u dat de klant uw factuur als nep aanmerkt of als een spookfactuur beoordeelt.
Het bewaren van digitale facturen
Elektronische facturen moet u goed in uw administratie bewaren. Voor deze facturen geldt – net als voor papieren exemplaren – een bewaartermijn van zeven jaar. Deze gaat lopen zodra het document geen actuele waarde meer heeft.
De Belastingdienst verlangt dat u gegevens altijd in de oorspronkelijke vorm bewaart. Elektronische facturen moet u dus digitaal bewaren. Dit betekent niet dat u elke factuur uit uw boekhoudsoftware moet omzetten naar een gangbaar formaat, zoals een pdf-bestand. Als u gebruikmaakt van elektronisch factureren kan het immers ook zo zijn dat u de factuur via uw boekhoudsoftware ontvangt. In zo’n geval mag u ervoor kiezen om de factuur in dit systeem te bewaren, in plaats van in een ander formaat.
interne processen
Overstappen op elektronisch factureren gaat niet zomaar. U krijgt te maken met aanpassingen in onder meer de interne processen en uw informatietechnologie. Voordat uw organisatie e-facturering invoert, doet u er verstandig aan om de interne processen eerst te optimaliseren. Het is slim om hierover advies in te winnen.
De invoering van e-facturering zorgt er mogelijk voor dat er minder mankracht nodig is om de facturen te verwerken.
Houd er wel rekening mee dat werknemers (formele of informele) scholing nodig zullen hebben om met nieuwe systemen aan de slag te kunnen gaan.
4.3 SBR
De laatste jaren is de term Standard Business Reporting (SBR) steeds belangijker geworden voor professionals die betrokken zijn bij financiële rapportages en verantwoordingsprocessen. SBR moet bijdragen aan standaardisatie en verbetering van de kwaliteit van (financiële) rapportages. In de meeste gevallen is het organisaties echter nog onvoldoende duidelijk op welke wijze zij SBR kunnen en moeten integreren in het rapportageproces. Dat verschilt ook per organisatie omdat de financiële inrichting ervan verschilt.
SBR raakt uw functie ook. Als manager moet u er mogelijk voor zorgen dat er op uw afdeling software gebruikt wordt met een aansluiting naar SBR.
Uitbesteden of zelf doen?
Uw organisatie heeft twee mogelijkheden:
- U kunt
- het opstellen van allerlei rapportages uitbesteden aan een intermediair. U moet er dan van uit kunnen gaan dat de intermediair alle kennis heeft om ervoor te zorgen dat de rapportages voldoen aan de eisen die SBR stelt.
- Uw organisatie kan zelf de verantwoordelijkheid dragen voor het opstellen, valideren en versturen van deze rapportages. U staat dan voor een uitdaging: wat is SBR eigenlijk en hoe moet de organisatie worden ingericht?
Rapporteren oude stijl
Charles Hoffman – de grondlegger van SBR – concludeerde dat de wijze waarop de gegevens voor een rapportage van oudsher werden verzameld, omslachtig is. Ook was het vaak lastig om vast te stellen dat de verzamelde gegevens correct en volledig waren. Bovendien was het onmogelijk om gegevens op een geautomatiseerde wijze te verwerken en liet de presentatie van de gegevens te wensen over. Hoewel alle financiële verslagen waren opgesteld conform de geldende rapportagerichtlijnen, hadden organisaties toch de vrijheid om de gegevens te presenteren op een wijze die zij zelf wenselijk vonden.
XBRL
Door de omslachtige manier van data verzamelen, was het vergelijken van cijfers en dus het vaststellen of een organisatie beter of slechter presteerde ten opzichte van concurrenten van oudsher lastig. Dit alles leidde ertoe dat Charles Hoffman een standaard definieerde die deze problemen zou verhelpen. Deze standaard heet XBRL.
Rapporteren met XBRL
XBRL staat voor Extensible Business Reporting Language. Dit staat voor:
- X: de X van Extensible staat voor flexibiliteit.
- BR: Business Reporting geeft aan dat de standaard gebruikt kan worden voor allerlei rapportages, voor verschillende gegevens die organisaties met elkaar uitwisselen; dus niet alleen financiële gegevens.
- L: de L staat voor Language en geeft aan dat XBRL een manier is waarop organisaties met elkaar communiceren. Dus één taal die wereldwijd gebruikt kan worden.