4.1 Debiteurenbeheer voor managers
automatisering
Eén van de ontwikkelingen op financieel gebied is dat er voor het beheer van de debiteuren meer en meer gebruik wordt gemaakt van automatisering. Het correcte beheer van openstaande vorderingen is voor organisaties een belangrijk aandachtspunt.
Feitelijk begint het zogenoemde creditmanagement al voordat een relatie een klant is. Uit de praktijk blijkt dat uw organisatie eventuele incassoperikelen achteraf kan voorkomen door vooraf de kredietwaardigheid van een potentiële klant na te gaan.
facturen
Als het gaat om geringe aantallen facturen per jaar, kan een eenvoudig Excel-overzicht voldoende ondersteuning bieden aan creditmanagement. Als het aantal debiteuren van uw organisatie toeneemt, is specifieke creditmanagementsoftware echter al snel een vereiste.
Kredietlimiet
softwaresystemen
openstaande facturen
Bij softwaresystemen voor het vastleggen van verkooporders is het gebruikelijk dat er bij het invoeren van een order direct controle plaatsvindt of deze order binnen de vastgestelde kredietlimiet valt. Is dat niet het geval en dreigt het totaal aan openstaande facturen en lopende orders hoger te worden dan de kredietlimiet, dan volgt minimaal een melding. Meestal is dan een autorisatie nodig om een order toch door te laten gaan.
Bij dit laatste is een goede functiescheiding binnen de organisatie essentieel. Als een verkoper of manager zelf mag bepalen of voor een bepaalde klant een overschrijding van het kredietlimiet is toegestaan, kunnen er discussie en belangenverstrengeling ontstaan.