8.4 Een oplossing zoeken
Uit de gesprekken met de medewerker kan naar voren komen dat zijn slechte functioneren het gevolg is van een conflict, of dat hij niet geschikt is voor zijn functie. In dat laatste geval kunt u de functie aanpassen of de medewerker laten begeleiden door een coach, die hem helpt zijn werk naar behoren te doen.
8.4.1 Conflict
herkennen
escaleren
Een conflict kan aan de basis van slecht functioneren staan. Het is voor u belangrijk om een conflict tijdig te herkennen. Als u zelf één van de partijen bent, is dat waarschijnlijk niet zo moeilijk. Anders ligt het als het conflict zich buiten u om afspeelt. Probeer door uw ogen goed open te houden te voorkomen dat een conflict escaleert en het tot een confrontatie komt.
Indirect
doel
Een indirecte aanpak werkt vaak het beste bij een conflict, zeker als dit nog niet zo lang geleden is ontstaan en nog niet is geëscaleerd. Een goede optie is dan om de betrokkenen een gemeenschappelijk doel te geven. Als beide partijen weten dat ze hetzelfde willen bereiken, verdwijnt het conflict vaak (tijdelijk) naar de achtergrond. In het beste geval vergeten beide partijen uiteindelijk het voorval.
samenwerken
Een andere optie is dat u de betrokken medewerkers intensiever laat samenwerken of juist uit elkaar haalt. Daarnaast is het altijd verstandig een formeel kanaal te creëren voor medewerkers om klachten te uiten, bijvoorbeeld door een klachtencommissie in te stellen.
Direct
autoriteit
Soms moet u overgaan tot een directe aanpak, zeker als een conflict al vergevorderd is. Overleg tussen de partijen is een mogelijkheid. Ook kunt u een autoriteit inschakelen, zoals de directeur of de HR-manager: medewerkers leggen zich meestal neer bij de beslissing van de baas.
Soms biedt een onafhankelijke partij, zoals een mediator, soelaas. Dit is zeker aan te bevelen als u zelf partij bent in het conflict met de medewerker.
8.4.2 De functie aanpassen
oorzaken
scholing
In de inhoud en de taken van de functie zelf schuilen twee veelvoorkomende oorzaken van slecht functioneren. De functie kan in de eerste plaats te zwaar zijn voor de betreffende medewerker. Te veel werk in te weinig tijd of gebrek aan ervaring kunnen redenen zijn voor slecht presteren. In deze gevallen kunt u overwegen een deel van de taken naar een collega over te hevelen. Ook scholing of een cursus zijn mogelijkheden om ervoor te zorgen dat de medewerker beter toegerust is voor zijn taak.
Voldoende uitdaging
vervelen
Omgekeerd kan een functie ook te licht zijn. Als een medewerker onvoldoende uitdaging krijgt, kan hij zich gaan vervelen en het idee krijgen dat u hem niet serieus neemt. In dit geval kunt u kijken naar uitbreiding van het takenpakket of naar andere doorgroeimogelijkheden.
oplossen
In beide gevallen van functieaanpassing moet u de medewerkers op het hart drukken deze problemen voortaan direct aan u te melden, omdat ze relatief eenvoudig op te lossen zijn. Zowel uw organisatie als uw medewerker is immers gebaat bij de juiste persoon op de juiste plek.
Disfunctioneren: de frauderende medewerker
strafbaar
grijs gebied
Als een medewerker zich ten koste van uw organisatie bewust schuldig maakt aan verrijking door strafbare handelingen, is er sprake van fraude. Dit lijkt op het eerste gezicht makkelijk te bewijzen, maar in de praktijk is er toch sprake van een grijs gebied. Fraude is bovendien een ruim begrip. Het omvat niet alleen diefstal en verduistering: binnen een organisatie kan fraude voorkomen met geld, goederen, informatie en werktijden.
schade
Als u fraude vermoedt, is het aan te raden om eerst voorzichtig te controleren of het wel om echte fraudesignalen gaat. Bedenk dat u niet zomaar het gedrag van medewerkers mag controleren en vastleggen. U kunt daarom overwegen een professioneel bureau in te schakelen, dat het onderzoek doet. De ontmaskering van de fraudeur zal uiteindelijk meestal uitdraaien op zijn ontslag. U doet er goed aan om ook aangifte te doen bij de politie. Voor de rechter kunt u eventueel een schadevergoeding eisen voor de geleden schade.
8.4.3 Advies en begeleiding
doorgroeien
Medewerkers die nieuw zijn in de organisatie of doorgroeien naar een andere functie, hebben veel aan goede begeleiding. Dat geldt ook voor medewerkers met problemen. Een coach aanstellen is een goede oplossing om slecht functioneren aan te pakken.
Zelfstandigheid
vertrouwen
Een goede coach stimuleert medewerkers om zelf oplossingen voor probleemsituaties te bedenken en begeleidt hen bij de uitvoering daarvan. De zelfstandigheid van de medewerker neemt zo toe, waardoor hij vaak beter gaat functioneren. De meeste medewerkers zullen het overigens waarderen als zij een grote mate van zelfstandigheid krijgen, omdat daaruit blijkt dat u – ondanks het slechte functioneren – wel vertrouwen in hen heeft.