8.3 De problemen bespreken
acuut
Als u eenmaal het vermoeden heeft dat een medewerker slecht functioneert, is het zaak zo snel mogelijk met hem in gesprek te gaan. Een goed moment is natuurlijk het beoordelings- of functioneringsgesprek, maar slecht functioneren is vaak een acuut probleem. Het is daarom niet verstandig om af te wachten tot het geplande halfjaarlijkse of jaarlijkse gesprek. U kunt beter een tussentijds gesprek inplannen, zodat u direct een oplossing kunt zoeken.
8.3.1 Sfeer
Een gesprek met een slecht functionerende medewerker is vaak niet eenvoudig. Voorkom een sfeer waarin u over en weer met modder gooit. Probeer aanvankelijk een vertrouwelijke sfeer te scheppen en te achterhalen wat de reden is van het disfunctioneren: de contacten met de collega’s, de aard van het werk, problemen buiten het werk? U mag er geen misverstand over laten bestaan dat u het beste met de medewerker voor heeft. Laat merken dat u slechts zijn functioneren aan de orde stelt en gezamenlijk naar een oplossing wilt zoeken.
Probeer vóór u in gesprek gaat zelf uit te vinden wat mogelijke oorzaken van het slechte functioneren zijn. Informeer bijvoorbeeld bij collega’s of klanten en bekijk het werk dat de medewerker aflevert. Laat de medewerker wel eerst zijn eigen verhaal doen tijdens het gesprek.
8.3.2 Schriftelijke afspraken
formeel
ondertekenen
Lost een eerste gesprek niets op, dan kunt u overgaan tot formele gesprekken, waarbij u het besprokene schriftelijk vastlegt. Dit kan in een latere fase van belang zijn. Laat de gespreksverslagen vervolgens door de betrokken medewerker lezen en ondertekenen. Verder is het belangrijk dat u in deze fase de medewerker schriftelijk op de hoogte stelt van klachten over zijn functioneren.