8.2 Signalen herkennen
presteren
Een medewerker presteert niet van de ene op de andere dag ineens veel slechter dan u bent gewend. Er zijn vaak al tekenen aan de wand. Het is belangrijk dat u de signalen in een zo vroeg mogelijk stadium oppikt. Hier wordt u steeds beter in als u geregeld een (voortgangs)gesprek heeft met uw medewerkers, los van de officiële gesprekken. Maar waar moet u dan precies op letten?
8.2.1 Mogelijke signalen
kenmerken
klachten
Iedere situatie is uniek en oorzaken en gevolgen van slecht functioneren verschillen per organisatie en per medewerker. Toch zijn er een aantal gemeenschappelijke kenmerken die u helpen om vroegtijdig te signaleren dat een medewerker niet meer naar behoren functioneert:
- De medewerker loopt de kantjes ervan af.
- Klanten hebben klachten over de medewerker.
- De medewerker heeft een bovengemiddeld ziekteverzuim.
- De medewerker reageert geïrriteerd of vertoont ontevreden gedrag.
- De samenwerking met collega’s verloopt problematisch.
Klachten
slecht
Als een medewerker de kantjes ervan afloopt, zult u dit snel merken. Het werk is namelijk niet op tijd af of de uitvoering is slecht. Dit kan natuurlijk altijd een keer voorkomen, maar gebeurt dit steeds vaker waardoor klanten of collega’s regelmatig klagen, dan is er meer aan de hand.
Verzuim
onderbelasting
Abnormaal hoog verzuim wegens ziekte kan ook een teken zijn van slecht functioneren. Dit hoeft niet te betekenen dat de medewerker zich aanstelt als hij zich ziek meldt. Een baan die niet op maat gesneden is, kan een medewerker flink overbelasten. Onderbelasting is ook een reden voor verzuim. De meeste medewerkers voelen zelf wel aan dat het niet zo lekker loopt, maar durven het mogelijk niet bij u aan te kaarten. Snijd in dat geval zelf het onderwerp (voorzichtig) aan.
De zorgen en spanning die over- of onderbelasting met zich meebrengen, kunnen leiden tot stressgerelateerde klachten, zoals oververmoeidheid en maagklachten.
Onvrede
begeleiding
Soms uit een medewerker zijn gevoelens over een slecht passende functie in de vorm van onvrede. Het kan zijn dat hij al eerder signalen heeft afgegeven, maar het gevoel heeft dat u niet goed naar hem luistert of dat uw begeleiding onvoldoende is. Frustratie hierover kan zich uiten in overdreven kritisch of geïrriteerd gedrag.
Slecht samenwerken
collegialiteit
Directe collega’s merken het vaak het eerst als iemand niet goed functioneert. Als zij niet graag samenwerken met de betreffende medewerker, moet dat voor u een signaal zijn dat er iets mis is. Maar uit gevoel van collegialiteit willen medewerkers hun collega meestal niet zomaar afvallen. Hierdoor kunnen problemen soms lang verborgen blijven. Wilt u deze signalen opvangen, dan moet u uw ogen en oren dus goed open houden.
8.2.2 Plan van aanpak
aangevallen
Merkt u dat één van uw medewerkers niet goed functioneert, dan wilt u het liefst zo snel mogelijk iets doen aan de situatie. Wees echter niet te direct, want daardoor kan een medewerker zich aangevallen voelen. In het ergste geval leidt dat weer tot een conflict of ziekmelding en dan bent u verder van huis.
Ontslag
rechter
Voorzichtigheid is van belang, ook met het oog op een mogelijk ontslag. Voor ontslag wegens disfunctioneren moet u een ontbindingsverzoek indienen bij de rechter en aannemelijk maken dat de medewerker niet goed functioneert.
op tijd
Daarvoor is het belangrijk dat u de volgende stappen afwerkt en al uw activiteiten voor verbetering op papier vastlegt in een dossier. Zo moet:
- u de medewerker op tijd wijzen op zijn disfunctioneren;
- u de medewerker voldoende tijd en gelegenheid bieden om zijn functioneren te verbeteren (zie ook paragraaf 8.5);
- het disfunctioneren niet voortkomen uit een gebrek aan scholing en slechte arbeidsomstandigheden;
- u kunnen aantonen dat herplaatsing in een andere passende functie, al dan niet met scholing, geen optie is binnen uw organisatie.
werkgeverschap
Disfunctioneren mag dus geen gevolg zijn van slecht werkgeverschap. Dan staat u niet sterk bij de rechter.
U kunt niet ineens aangeven dat de medewerker disfunctioneert, zonder dat u eerder kritiek heeft geuit op zijn functioneren. U bent dus al regelmatig in gesprek geweest met de medewerker over zijn functioneren, voordat u tot de conclusie van disfunctioneren bent gekomen.
Disfunctioneren: de surfende medewerker
privacy
zakelijk
Persoonlijke zaken regelen onder werktijd is tegenwoordig schering en inslag. Veel werkgevers nemen dit voor lief, omdat hun medewerkers in privétijd ook steeds meer werken. Met het oog op kostenbesef en privacy kunt u het beste wel goede afspraken opstellen. U mag immers van medewerkers verlangen dat ze online communicatie zo veel mogelijk gebruiken voor zakelijk verkeer. Hun prestaties zullen immers lijden onder de hele dag surfen voor privédoeleinden.
bewijs
Als een medewerker zich ondanks opgestelde regels, controles en waarschuwingen schuldig blijft maken aan privégebruik van internet, is dat reden om hem te ontslaan. U moet dan wel kunnen bewijzen dat het misbruik daadwerkelijk door hem is gepleegd én aantonen dat u de juiste procedures heeft gevolgd bij het verzamelen van dit bewijs. De rechter zal de belangen van de organisatie afwegen tegen het recht op privacy van de medewerker.