4.3 Beoordelen op basis van competenties
concreet
verbeteren
Of u nu wel of niet het nieuwe beoordelen toepast, door competenties op te nemen in de beoordeling van uw medewerkers kunt u hun prestaties concreet in kaart brengen. Het biedt u de mogelijkheid om uw medewerkers heel precies te vertellen wat ze aan vaardigheden nodig hebben om hun functie goed te kunnen vervullen en welke vaardigheden ze zich nog eigen moeten maken of moeten verbeteren.
Om goede prestaties te kunnen leveren, moeten uw medewerkers beschikken over de competenties die bepalend zijn voor het succes in een functie.
Onder het nieuwe beoordelen kunt u de insteek heel makkelijk verleggen naar het verbeteren van competenties die uw medewerkers al goed in de vingers hebben. Daar ligt de focus immers op het benutten van talenten.
4.3.1 Competentieprofiel
combinatie
drie niveaus
Een competentieprofiel is de combinatie van kennis, vaardigheden, ervaring en persoonseigenschappen die bepalend is voor het succes in de functie. U kunt zo’n profiel inzetten bij een beoordelingsgesprek. Het profiel is het antwoord op de vraag: wat moet een medewerker kennen, kunnen en zijn om de functie succesvol te vervullen? Bij het bepalen van de competenties voor een profiel is de functie het vertrekpunt. Competentieprofielen werken op drie niveaus:
- organisatieniveau (kerncompetenties);
- functiecluster of -familieniveau;
- functieniveau.
Organisatieniveau
cultuur
In de meeste organisaties bestaat een competentieprofiel uit acht tot tien competenties. De zogenoemde kerncompetenties bepalen mede de cultuur van uw organisatie, want ze geven vorm en inhoud aan de missie, visie of strategie van uw organisatie. Ze zijn daarom in de competentieprofielen van alle functies opgenomen. Denk aan klantgerichtheid.
Functieclusterniveau
bepalend
De andere competenties van het profiel bestaan uit de competenties die gelden voor een functiecluster of -familie (zoals administratieve functies) en de functiespecifieke competenties. Voor iedere functie uit zo’n cluster, of het nu gaat om een medewerker van bijvoorbeeld de salarisadministratie of een medewerker in de verpleging, zal hoogstwaarschijnlijk de competentie nauwkeurigheid belangrijk zijn.
Maar ook voor een secretaresse is het belangrijk om nauwkeurig te werken. Deze nauwkeurigheid is echter voor ieder van deze functies op een andere manier van toepassing. Tot slot bepaalt u de functiespecifieke competenties.
Voorbeelden competenties
gedrag
kansen grijpen
snel
Hieronder vindt u een lijst van veelvoorkomende competenties en op basis van welk gedrag u kunt beoordelen hoe een medewerker erop scoort:
- creativiteit: heeft vaak nieuwe ideeën en kan met weinig middelen het doel bereiken;
- flexibiliteit: kan onder tijdsdruk de aanpak aanpassen en profiteert van veranderingen;
- collegialiteit: gaat open met collega’s om en helpt collega’s om hun doelen te bereiken;
- initiatief: ziet en grijpt kansen die zich voordoen en versnelt de voortgang van het werk;
- productiviteit: werkt snel en maakt gebruik van beschikbare materialen;
- veiligheid: maakt weinig fouten en houdt zich aan veiligheidsvoorschriften;
- planning: scheidt hoofd- en bijzaken en werkt volgens een plan;
- leidinggeven: geeft helder en compact aanwijzingen en instructies en nodigt anderen uit tot eigen inbreng.
Functieniveau
De functiespecifieke competenties zijn bepalend voor een succesvolle uitvoering van juist die functie. Voor een medewerker in de verpleging kan dat bijvoorbeeld mondelinge uitdrukkingsvaardigheid zijn, die voor een medewerker van de operatiekamer minder van belang is.
4.3.2 Hulpmiddel bij beoordelingscyclus
presteren
Het competentieprofiel met uitgeschreven gedrag is een waardevol hulpmiddel bij het beoordelen van het functioneren van uw medewerkers. Tijdens het planningsgesprek maakt u met uw medewerker afspraken over het gedrag dat uw medewerker de komende periode (nog) meer moet gaan vertonen om beter, goed of nóg beter te kunnen presteren.
bijsturen
Tijdens het voortgangsgesprek kunt u toetsen in hoeverre uw medewerker zich aan de gemaakte afspraken houdt en bijsturen waar nodig. Tijdens het sluitstuk van de gesprekkencyclus – het beoordelingsgesprek – komt uw oordeel over de uitvoering van de gemaakte afspraken, de prestaties en de realisatie van de doelstellingen aan bod.