4.1 Kenmerken beoordelingsgesprek
bijsturen
Beoordelingsgesprekken geven u inzicht in de ontwikkeling en het arbeidsgedrag van uw hele team of afdeling. Het geeft u houvast om eventueel bij te sturen. Ook kan het aanleiding zijn om uw teambeleid te wijzigen. Medewerkers ervaren beoordelingsgesprekken eveneens als inzichtelijk. Ze krijgen duidelijke feedback en antwoord op de vraag of hun functioneren en geleverde prestaties naar wens zijn.
4.1.1 Doel
potentie
juiste plek
U heeft op een aantal manieren baat bij het houden van beoordelingsgesprekken. Als eerste brengt het de potentie van uw medewerkers in kaart. Uw afdeling en organisatie lopen immers het beste als alle medewerkers op de juiste plek zitten. Als tweede bespreekt u tijdens de beoordelingsgesprekken of een medewerker inderdaad helemaal op zijn plek zit of dat zijn kwaliteiten misschien ergens anders beter tot hun recht komen.
Zit een medewerker niet op zijn plek, dan kunt u beter niet met een beoordelingsgesprek wachten tot het afgesproken tijdstip als er op een eerder moment iets dreigt mis te lopen. Dan moet u meteen actie ondernemen en met de medewerker in gesprek gaan.
4.1.2 Timing
gevolgen
Een beoordelingsgesprek vindt meestal één keer per jaar plaats. Het einde van het jaar is daarvoor een goed tijdstip. Zo’n gesprek kan immers gevolgen hebben voor het dienstverband in het komende jaar, bijvoorbeeld als de medewerker promotie krijgt en een hogere functie gaat bekleden.
Bovendien stellen veel organisaties de salarissen aan het begin van een kalenderjaar opnieuw vast, waardoor dit tijdstip ook uit dat oogpunt voor de hand ligt.
4.1.3 Type beoordelingsgesprekken
keuze
U kunt een beoordelingsgesprek op verschillende manieren voeren. Daarvoor kunt u zelf een keuze maken, waarbij elke methode zijn voor- en nadelen heeft. Grofweg zijn er drie verschillende gespreksmethoden.
Rechter versus verdachte
vaststaan
Een methode die vooral bij grote organisaties in gebruik is, is het gesprek waarbij u uw bevindingen deelt en afsluit met het daaruit volgende oordeel. U heeft het beoordelingsformulier al helemaal ingevuld en uw oordeel staat vast.
Het gevaar is dat u na afloop niet zeker weet of de medewerker uw oordeel accepteert. Zo niet, dan zal hij minder geneigd zijn om de voorgestelde oplossingen ook daadwerkelijk in de praktijk te brengen. Deze gespreksmethode verdient daarom geen schoonheidsprijs.
Eerst meedelen, dan luisteren
reactie
Deze gespreksvorm is minder eenzijdig. Ook hier leest u aan het begin van het gesprek uw oordeel voor, dat u ook al op het beoordelingsformulier heeft ingevuld, maar dat ligt nog niet voor honderd procent vast. De medewerker krijgt de ruimte om een uitgebreide reactie te geven. Hij kan vertellen hoe de beoordeling op hem overkomt en in hoeverre hij het met u eens is of niet. Vervolgens komt u samen tot een plan van aanpak waarin afspraken staan waar u het beiden het over eens bent.
Met deze methode slaat u twee vliegen in een klap: de medewerker voelt zich serieus genomen en u heeft meer garantie dat hij ook daadwerkelijk stappen zet die tot verbetering leiden.
Het open gesprek
regie
De derde vorm is het minst gestructureerd. U heeft een leeg formulier op tafel liggen dat u samen met de medewerker gedurende het gesprek invult. U houdt wel de regie en begint het gesprek met een mening die u aan de medewerker voorlegt. De reactie en de argumenten die u hierop te horen krijgt, geeft u een plaats in uw verhaal. Daarna gaat u actief met de medewerker zoeken naar oplossingen.
aanvoelen
discussie
Deze probleemoplossende vorm is niet voor iedereen weggelegd. Zo moet u in staat zijn om goed aan te voelen wanneer u moet doorvragen, moet u alles wat gezegd is op een goede manier kunnen samenvatten en tot slot moet u een oplossingsgerichte discussie stimuleren die leidt tot een aantal afspraken. Deze afspraken legt u tijdens het gesprek vast, inclusief de termijn waarop de afspraken worden besproken en geëvalueerd.
De indeling in gesprekssoorten ligt niet vast, een mengvorm is ook mogelijk. Verder kiest u de vorm waar u zich het beste bij voelt en die past bij het werk en de functie van de medewerker. Dat kan ook de vorm zijn die hieronder aan bod komt.
Verrassing
communicatie
Voor alle methoden geldt dat u de medewerker niet mag verrassen met nieuwe aspecten waar hij zich niet op heeft kunnen voorbereiden. Gebeurt dat toch, dan toont het vooral aan dat uw communicatie met uw medewerker niet optimaal is.