2.3 Feedback
kritiek
Een belangrijk onderdeel van elk gesprek is feedback geven. U geeft immers kritiek op iemands functioneren. Niemand vindt het prettig om dat te horen, maar strooien met loftuitingen is ook ongeloofwaardig. Probeer hierin evenwicht te vinden. Om de medewerker tijdens het gesprek op zijn gemak te stellen, kunt u wel beginnen met een compliment.
2.3.1 Wat is feedback?
constructief
herkennen
Feedback is altijd een reactie op een handeling. Door een medewerker constructief op zijn handelen aan te spreken, stelt u hem in staat om zijn gedrag te veranderen. Tenminste, als u hem hiervoor de ruimte geeft. Voor het geven van feedback kunt u de volgende stappen aanhouden:
- Beschrijf het gedrag, liefst met concrete voorbeelden.
- Beschrijf het effect: de gevolgen en de invloed op anderen in het team als het gedrag aanhoudt of verandert.
- Vraag of hij de feedback herkent en begrijpt.
- Geef uw verwachting aan: wat vindt u dat er moet veranderen?
Kortom: uw kritiek moet beschrijvend zijn, betrekking hebben op het gedrag en geen waardeoordeel bevatten. Blijft u niet bij de feiten, dan zal de medewerker defensief reageren.
Checklist voor een goed gesprek
uitspreken
controleren
Met onderstaande punten voert u een goed gesprek:
- Creëer een goede sfeer en stel de medewerker op zijn gemak.
- Let op de lichaamstaal van uw gesprekspartner.
- Besteed aandacht aan uw eigen lichaamstaal.
- Laat de medewerker uitspreken als hij aan het woord is.
- Vat samen wat de ander heeft gezegd.
- Gebruik vooral open vragen. Vermijd suggestieve vragen.
- Vraag door bij onduidelijkheden of tegenstrijdige uitspraken.
- Controleer of u elkaar goed begrijpt.
- Geef de medewerker de kans om te reageren.
- Laat de medewerker zelf oplossingen bedenken voor problemen.
- Maak eenduidige afspraken en vat deze op het einde nogmaals samen.
- Controleer of de medewerker nog vragen of opmerkingen heeft.
2.3.2 Feedback ontvangen
uitdaging
Nadat u de feedback heeft geuit, moet u de medewerker altijd de tijd geven om op uw op- of aanmerkingen te reageren. Dit werkt een constructieve oplossing in de hand. Maar niet elke medewerker zal feedback kunnen incasseren. Dat maakt het geven van feedback een uitdaging. Zeker als het om negatieve feedback gaat.
Emoties
De emoties kunnen hoog oplopen, want feedback wordt gauw persoonlijk of als een aanval opgevat in plaats van als een reactie op gedrag. Zelfs positieve feedback wordt dan wel eens verkeerd geïnterpreteerd of genegeerd, terwijl de medewerker er juist zijn voordeel mee kan doen.
Feedback is pas effectief en leerzaam als het specifiek en concreet is. Voorkom daarom dat u blijft hangen in vage bewoordingen.
2.3.3 Ondersteunende feedback
stimuleren
Feedback draait niet alleen om het corrigeren van gedrag, maar kan juist ook ondersteunend zijn. Bij ondersteunende feedback benadrukt u wat er goed gaat in het werk en het gedrag van de medewerker. Dit commentaar stimuleert de ander om zich verder te ontwikkelen.
Kritiek
fouten
Als u alleen aandacht heeft voor wat er niet goed gaat, zal de medewerker risicomijdend gedrag gaan vertonen. Zelfs als er fouten zijn gemaakt, is het belangrijk om niet alleen de missers te benadrukken. Het gaat immers niet alleen om het uiten van kritiek, maar vooral ook om wat de ander daarmee doet.
Het is de kunst om ondersteunende en corrigerende feedback af te wisselen. Door regelmatig te benoemen wat er goed gaat en de medewerker te bedanken voor zijn inzet, moedigt u goed gedrag aan.
Positieve feedback
effect
Positieve feedback is ook actueel, specifiek en concreet. U vertelt dus precies wat de medewerker goed doet en wat dit voor effect op u en op het team heeft. U kunt het team eventueel als instrument gebruiken om de feedback te toetsen door feedback in groepsverband te geven.
misverstand
U kunt dan aan de groepsleden vragen hoe zij het commentaar beleven, door bijvoorbeeld te vragen of zij dezelfde ervaring hebben. Eventuele misverstanden en onjuistheden spoort u zo meteen op.
2.3.4 Feedback voor het team
vrij
Feedback geven in teamverband moet uiteraard zorgvuldig gebeuren. Daarbij moet uw team zich vrij voelen om zich uit te spreken. Uw medewerkers moeten zeker niet de indruk hebben dat ze voor een tribunaal komen.
perceptie
Is er eenmaal vertrouwen, dan neemt de bereidheid om elkaar te helpen toe en daarmee de kans dat medewerkers van elkaar leren. Teamleden kunnen bovendien hun eigen perceptie, opvattingen en houding toetsen aan die van de rest van het team.
Continue feedback verandert rol manager
dienend
Continu feedback geven resulteert in een hogere productiviteit en u beperkt de kans op verzuim door stress. Dit vraagt wel een andere rol van u als manager; deze zal meer dienend zijn. Want in plaats van ontwikkeldoelen op te leggen, geeft u de medewerker de verantwoordelijkheid voor het verbeteren van zijn functioneren. Vervolgens bespreekt u regelmatig zijn ontwikkeling in een kort gesprek. U kunt uw feedback dan baseren op recente gebeurtenissen en tijdig bijsturen.
Weet u niet welke vragen u moet stellen in een coachende rol? Op rendement.nl/dossiermt vindt u tips. Een speciale app zoals TruQu, IKSO en Kollau kan ook een aanjager zijn voor het geven van kritiek.
2.3.5 Blijf uzelf
formulering
vijandig
De formulering van uw zinnen is cruciaal bij het geven van feedback. In plaats van te zeggen: ‘Dit doe je niet goed’, is het beter om te zeggen: ‘Ik vind dat het anders moet’. Een jij-boodschap klinkt afstandelijk en veroordelend, waardoor de kans groter is dat de medewerker zich vijandig opstelt en het gesprek uitmondt in een welles-nietesspel. Door de ik-vorm te gebruiken, laat u zien hoe u er zelf over denkt en waaraan u behoefte heeft.
gevoelens
Overigens mag u het best laten weten als u boos of ontevreden bent. Zulke gevoelens laten zich niet makkelijk onderdrukken. Uit u uw boosheid of ontevredenheid niet, dan zal dit wel blijken uit uw non-verbale gedrag. Benoem daarom kort de gevoelens en voorkom misverstanden.