2.2 Vragen stellen
informatie
Hoe goed u ook luistert, hiermee alleen bent u er nog niet. Het komt er ook op aan tijdens het gesprek de ‘goede’ vragen te stellen, zodat u de juiste informatie boven water krijgt.
2.2.1 Type vragen
samenwerking
Globaal zijn er vier soorten vragen te onderscheiden:
- Open vragen, zoals: Wat bevalt je aan je nieuwe functie? Wat zou je graag willen veranderen aan je takenpakket?
- Gesloten vragen, zoals: Ben je tevreden over de samenwerking met je collega’s? Wil je graag fulltime blijven werken of verkies je parttime werk?
- Suggestieve vragen, zoals: Denk je niet dat overplaatsing beter voor je is? Ben je wel in staat om deze functie goed te vervullen?
- Controlevragen, zoals: Begrijp ik het goed dat ...? Bedoel je dat ... ? Is alles duidelijk over ...?
2.2.2 Keuze en timing
doel
Wanneer u welke vraag het beste kunt gebruiken, is afhankelijk van verschillende factoren zoals de aard, het doel en het verloop van het gesprek. Zo is het bij een functioneringsgesprek gebruikelijk om de medewerker eerst vrijuit aan het woord te laten. Een open vraag leent zich hiervoor het beste. Open vragen zijn de zogenaamde ‘wie, wat, wanneer, waar en hoe-vragen’. In tegenstelling tot gesloten vragen zijn het vragen waarop uw gesprekspartner niet kortweg met ‘ja’ of ‘nee’ kan antwoorden. De medewerker moet meer informatie geven.
vermijden
Suggestieve vragen kunt u het beste vermijden. Met deze vragen stuurt u het antwoord van de medewerker immers een bepaalde richting op, met als mogelijk resultaat dat hij u antwoordt wat u wilt horen in plaats van wat hij echt denkt.
Een vraag die met ‘waarom’ begint, is weliswaar ook een open vraag, maar die kunt u beter zo veel mogelijk vermijden. Vaak komt een dergelijke vraag aanvallend of verwijtend over.
2.2.3 Doorvragen
slagen
Gesloten en controlevragen komen tijdens beoordelings- en functioneringsgesprekken vooral van pas wanneer zaken onduidelijk of verwarrend zijn. Als u in dergelijke gevallen doorvraagt, heeft het gesprek meer kans van slagen.
Doelen
Zo bieden gesloten vragen de mogelijkheid om gedetailleerde informatie los te peuteren. Daarnaast loont het om controlevragen te stellen. Hiermee bereikt u twee doelen. Enerzijds controleert u of u de woorden van de medewerker goed heeft begrepen.
discussie
Anderzijds kunt u nagaan of uw woorden helder bij de medewerker zijn overgekomen. Met vragen als ‘Begrijp ik goed dat je liever op een andere afdeling gaat werken?’ voorkomt u discussies achteraf.
Met controlevragen maakt u uw medewerker ook meteen duidelijk dat u goed luistert en belang hecht aan zijn wensen en mening.
Oefening baart kunst
cursus
lichaamstaal
Een gesprek voeren kan iedereen, maar dit ook met goed gevolg doen, is een tweede. Heeft u er moeite mee, dan kunt u ervoor kiezen om een training te volgen bij één van de vele aanbieders van cursussen op dit vlak in Nederland. Tijdens een dergelijke training kunt u ervaringen uitwisselen met andere managers, maar ook bijvoorbeeld specifieke gespreksvaardigheden trainen via rollenspelen. Ook is er een breed aanbod van cursussen gericht op meer begrip van en inzicht in lichaamstaal.