6.8 Communicatie
team
U kunt de risico’s tot in de puntjes analyseren en vele maatregelen nemen om ze tegen te gaan. Maar u kunt nooit helemaal in uw eentje zorgen voor veilige werkomstandigheden. Daar hoeft u ook helemaal niet naar te streven. Het is juist de bedoeling dat maatregelen en oplossingen om veilig te werken ook worden gedragen binnen uw team. Dit betekent dat niet alleen u erachter moet staan, maar ook uw medewerkers. Zij spelen de doorslaggevende rol.
Op de hoogte
maatregelen
Daarom is het van groot belang dat uw medewerkers volledig op de hoogte zijn van de risico’s die ze lopen en de maatregelen die u daartegen heeft genomen. Ze moeten ook weten welke maatregelen ze zelf nog moeten nemen om zo veilig mogelijk te kunnen werken.
gevaar
Daarom moet u helder en volledig met uw medewerkers communiceren over de risico’s die ze lopen. Dit is een absolute voorwaarde voor veilig werken. U kunt immers wel beschermende maatregelen nemen – bijvoorbeeld door gevaarlijke dampen goed af te zuigen – maar als medewerkers niet weten dat ze afzuiging altijd moeten gebruiken, neemt het gevaar nauwelijks af.
Communicatiebeleid opzetten
strategisch
boodschap
Om ervoor te zorgen dat uw medewerkers goed op de hoogte zijn, is een communicatiebeleid noodzakelijk. Een goed communicatiebeleid voor risico’s is in ieder geval strategisch opgezet. Een werkinstructie op het prikbord ophangen en er zomaar van uitgaan dat iedereen die leest, begrijpt én uitvoert, is niet voldoende. U moet uw communicatie aanpassen aan de medewerkers, zodat u iedereen bereikt en de boodschap effectief overbrengt. Denk dus na over de doelgroep die u wilt bereiken: wat is hun achtergrond, opleiding, taalkennis en hoe gaan uw medewerkers op de vloer met elkaar om? Dat kan van invloed zijn op hoe u uw verhaal het beste kunt vertellen.
Inspirerende voorbeelden
checklist
ludiek
De veiligheidskundige van een organisatie heeft bij een gevaarlijke machine een korte checklist gehangen. Als de bediener bij het nalopen daarvan merkt dat een onderdeel niet in orde is, heeft hij de macht om de machine stil te leggen en het probleem te rapporteren aan zijn leidinggevende. Deze aanpak resulteerde in minder (bijna-)ongevallen. Overigens heeft een ludieke actie soms net zo veel effect als een serieus verhaal. De arbomedewerker van een bedrijf heeft bijvoorbeeld bij de ingang van de loods een spiegel gezet met de vraag: ‘Kun jij jezelf in de spiegel aankijken en zeggen dat je alle persoonlijke beschermingsmiddelen aan hebt?’ Dit vestigt steeds opnieuw de aandacht van medewerkers op hun beschermingsmiddelen.
Stappen
U kunt bij risicocommunicatie werken met een communicatietheorie die bestaat uit de stappen ‘ontdooien, bewegen en bevriezen’:
- Probeer eerst medewerkers te ‘ontdooien’: leer de ingesleten patronen af en laat zien hoe ze het werk veiliger kunnen doen.
- Dan worden ze bereid om te ‘bewegen’, hun gedrag aan te passen en op hun werkplek veiligheid voorop te stellen.
- Daarna is het moment aangebroken om dit goede gedrag te ‘bevriezen’: ervoor te zorgen dat het nieuwe gedrag inslijt en behouden blijft.
Gedrag aanpassen
U kunt uw medewerkers nooit volledig beschermen tegen alle mogelijke risico’s op de werkvloer. Hoe goed u hen ook inlicht over de risico’s en hoe effectief de maatregelen ook zijn. Maar als u ze aanleert zich veilig te gedragen en risico’s te herkennen, wordt de kans dat het misgaat ineens een heel stuk kleiner.
Veilig gedrag, maar ook een veilige werkomgeving
Veilig gedrag is op zich heel belangrijk, maar u mag dit natuurlijk nooit loskoppelen van de verantwoordelijkheid van uw organisatie om te zorgen voor een fysiek (en mentaal) veilige werkomgeving. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om van een lasser te vragen zich veilig te gedragen en zijn persoonlijke beschermingsmiddelen altijd te gebruiken terwijl er totaal geen infrastructuur op de lasplaats is om lasrook goed af te zuigen.
Checklist
Als u communiceert over risico’s, doet u er verstandig aan om daarbij aan het volgende te denken:
- Wat wilt u bereiken met de communicatie op het gebied van aandacht, kennis, houding en gedrag?
- Wat belemmert of stimuleert de doelgroep van uw communicatiebeleid? Welke stijl zal de volledige doelgroep aanspreken?
- Wie moet de boodschap overbrengen? Bedenk dat de boodschap lang niet altijd door u overgedragen moet worden, ook collega’s of de arbomedewerker kunnen een goede rol vervullen.
- Geniet u de steun van het hogere management of de directie? Zonder deze steun is alle communicatie immers gedoemd te mislukken.
- Zijn uw medewerkers betrokken bij uw plan? Het is slim om dit vanaf het begin te doen en uw plannen ook samen met hen te testen. Denk hierbij ook aan de ondernemingsraad.
- Bedenk dat u er met het ‘zenden’ van een boodschap nog niet bent. Als medewerkers uw beleid moeten accepteren, is het nuttig om ook bijvoorbeeld trainingen, coaching en regelmatige gesprekken te organiseren.
Veiligheidscultuur
Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft een aantal praktische tips verzameld voor iedereen die aan de slag wil met veiligheidscultuur. De uitgangspunten hiervan zijn:
- Beïnvloed veiligheidsgedrag.
- Beloon goed gedrag.
- Zorg voor betrokkenheid bij het (top)management.
- Borg de veiligheidscultuur in een structuur.
- Laat medewerkers zelf nadenken.
- Leer van elkaar.
- Los veiligheidsproblemen operationeel op.
- Maak resultaten zichtbaar.
- Zorg dat de norm van de leidinggevende ook de norm van de medewerkers is.
- Zoek weerstanden op en los deze vervolgens op.
U speelt een bepalende rol in het creëren en stimuleren van veilig gedrag bij uw medewerkers. De volgende tips kunnen u op weg helpen.
- Zorg ervoor dat arbo onderdeel wordt van de functionerings- en beoordelingsgesprekken met medewerkers. Dan kunt u steeds terugkerende incidenten – bijvoorbeeld over het niet dragen van veiligheidsschoenen – ook bespreken met de medewerkers.
- Spreek in het werkoverleg over arbo. Voer goede verbeterpunten die medewerkers aankaarten ook uit, zodat ze zien dat u hun adviezen en ideeën serieus neemt.
- Deel successen met medewerkers. Geef bijvoorbeeld aan hoelang er al geen ongevallen zijn voorgekomen.