12.2 Melding en registratie
bij Inspectie SZW
Als er zich een arbeidsongeval voordoet in uw organisatie, kan het zijn dat de werkgever dit moet melden bij Inspectie SZW en het ongeval moet vastleggen in een eigen registratie. De werkgever moet de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging – of anders de belanghebbende werknemers – direct op de hoogte stellen van die melding.
Melding
blijvend letsel of overlijden
De melding richting Inspectie SZW is verplicht als het ongeval heeft geleid tot blijvend letsel, ziekenhuisopname of overlijden van de werknemer. Een verstuikte enkel door het struikelen op de werkvloer hoeft dus niet te worden gemeld, en bij een (poliklinische) ziekenhuisbehandeling is de melding pas nodig als duidelijk is dat er een ziekenhuisopname volgt, ook als die opname bijvoorbeeld pas een week na het ongeval plaatsvindt.
Als uw organisatie nalaat om een meldingsplichtig arbeidsongeval te melden bij Inspectie SZW of dat niet direct doet, kan dit een boete opleveren die kan oplopen tot maar liefst maximaal € 50.000!
afhankelijk van de gevolgen
meldformulier
Aan de hand van uw melding kan de inspectiedienst nagaan waardoor het ongeval heeft plaatsgevonden. Afhankelijk van de gevolgen van het ongeval moet de werkgever de melding telefonisch of digitaal doen:
- Een dodelijk arbeidsongeval moet direct telefonisch worden gemeld bij Inspectie SZW via 0800-5151.
- Een ernstig arbeidsongeval – met als gevolg blijvend letsel of ziekenhuisopname – moet direct worden doorgegeven via het online meldformulier beschikbaar op de website inspectieszw.nl, maar kan ook via het voorgaande telefoonnummer worden gemeld.
Bij twijfel het beste de melding doen
melding kan ingetrokken
Soms is het lastig om in te schatten of er sprake is van een meldingsplichtig arbeidsongeval. In een twijfelgeval kan de werkgever de melding bij Inspectie SZW beter voor de zekerheid wel gewoon doen. Als blijkt dat dit niet had gehoeven, kan de melding altijd weer worden ingetrokken. Op deze manier is echter in elk geval voorkomen dat onterecht niet aan de meldingsplicht is voldaan, met alle gevolgen van dien.
Registratie
Uw organisatie is verplicht om een registratie bij te houden van alle meldingsplichtige arbeidsongevallen die zich voordoen. Dat geldt overigens ook voor alle ongevallen die tot een verzuim van meer dan drie werkdagen leiden.
verstandig om vast te leggen
In de bij te houden ongevallenregistratie moet de werkgever de datum van het ongeval en de aard ervan vastleggen. Verder is het verstandig – maar dus niet verplicht – om ook de volgende zaken vast te leggen:
- persoonsgegevens, functie en afdeling van het slachtoffer;
- plaats en tijdstip van het ongeval;
- toedracht en soort ongeval;
- gebruikte arbeidsmiddelen ten tijde van het ongeval;
- directe fysieke gevolgen van het ongeval;
- eventuele aanwezige werknemers en andere betrokkenen.
Ook al is het geen verplichting, het is wel raadzaam om ook andere (bijna-)ongevallen te registreren. Dat kan immers bijdragen aan uw inzicht in en de preventie van arbeidsongevallen en nuttig zijn voor uw RI&E (zie paragraaf 9.1).
software
De vorm waarin uw organisatie de ongevallenregistratie bijhoudt, is verder niet voorgeschreven. Uw organisatie mag arbeidsongevallen dus op papier bijhouden, maar logischer is om dat digitaal te doen. Hiervoor is speciale software beschikbaar.
Onderzoek
schriftelijke rapportage
Nadat de werkgever het arbeidsongeval bij Inspectie SZW heeft gemeld, kan de inspectiedienst – als er nog vragen zijn – om een schriftelijke rapportage van het ongeval verzoeken. Uw organisatie moet in die rapportage de datum, het tijdstip, de locatie en de situatie van het arbeidsongeval beschrijven.
ter plaatse
Sowieso stelt een inspecteur van de inspectiedienst na de melding van een arbeidsongeval in principe altijd een onderzoek ter plaatse in bij uw organisatie naar de oorzaak en toedracht van het gemelde ongeval. Het kan zijn dat hij daarvoor ook betrokkenen en getuigen wil spreken. De inspecteur controleert dan verder meteen of misschien de arboregels zijn overtreden.
vermoeden
Uw organisatie is verplicht om aan het onderzoek ter plaatse van Inspectie SZW mee te werken. De inspecteur laat het de werkgever echter weten als hij een bezoek aan uw organisatie niet nodig vindt.
Overigens kan de inspectiedienst ook een ongevallenonderzoek instellen bij een vermoeden dat er een meldingsplichtig arbeidsongeval in uw organisatie heeft plaatsgevonden. Dat vermoeden kan bijvoorbeeld zijn gebaseerd op een melding door een werknemer.
binnen dertien weken
De ondernemingsraad heeft het recht om de inspecteur bij zijn bezoek aan uw organisatie te vergezellen.
Rapport
maatregelen
De bedoeling is dat Inspectie SZW het onderzoek naar het arbeidsongeval binnen dertien weken afrondt, waarbij er twee uitkomsten mogelijk zijn:
- De inspecteur maakt een ongevalsrapport op als er geen overtreding van de Arbowet bij uw organisatie is geconstateerd, waarvan zowel de werkgever als het slachtoffer een exemplaar ontvangt.
- De inspecteur maakt een ongevalsboeterapport op als de arboregels niet zijn nageleefd, onder vermelding van welke regels precies zijn overtreden zodat de werkgever maatregelen kan treffen om overtreding in de toekomst te voorkomen. Vervolgens beoordeelt de Afdeling Bestuurlijke Boete van de inspectiedienst of de overtreding is bewezen. Is dat het geval, dan kan uw organisatie een boete tegemoetzien.
strafbaar
Uw ondernemingsraad hoort een kopie van het onderzoeksrapport te krijgen. Bij zeer ernstige of dodelijke arbeidsongevallen gaat Inspectie SZW overigens na of er sprake is van een strafbaar feit, wat kan leiden tot een proces-verbaal.
Tegen een boete van Inspectie SZW kan bezwaar worden aangetekend, binnen zes weken na dagtekening ervan. Levert dit niet het gewenste resultaat op, dan kan de procedure worden vervolgd met beroep bij de rechtbank.