8.1 Aanvragen structureren
samenwerking
Pakt u advies- of instemmingsaanvragen gestructureerd op, dan bespaart u veel tijd en houdt u de samenwerking in uw OR overzichtelijk. Aan de hand van deze zes fasen stroomlijnt u de behandeling van iedere aanvraag:
8.1.1 Voorfase
vertaalslag
trends
In de voorfase vertaalt u de organisatiestrategie naar uw OR-voornemens. Een goed moment om die vertaalslag te maken, is tijdens het overleg over de algemene gang van zaken (artikel 24 WOR). Daarin komen de trends en ontwikkelingen van buitenaf samen met de beleidsvoornemens van uw bestuurder. In deze fase krijgt u inzicht in de drijfveren van uw bestuurder én een vooraankondiging van advies- of instemmingsaanvragen. Vraag goed door in het overleg en spreek af op welk moment de bestuurder uw OR betrekt.
8.1.2 Contact- en contractfase
meerwaarde
In de contact- en contractfase zorgt u ervoor dat u op tijd een plek aan tafel heeft bij een concrete aanvraag. U heeft daarvoor meer nodig dan inzicht in wet- en regelgeving alleen. Zo is het belangrijk om uw meerwaarde overtuigend te kunnen presenteren aan de bestuurder, zodat hij u ook graag wil betrekken in zijn plannen. Een goede relatie is daarbij een belangrijke voorwaarde.
In deze fase legt u ook vast wat uw OR aan faciliteiten nodig heeft om een goed advies uit te brengen. Denk aan tijd, informatie, mankracht en de toegang tot betrokkenen.
Soms vragen bestuurders hun OR om een projectplanning. Hoewel u wettelijk geen formele deadline hoeft af te spreken, is het slim om uw planning te delen. Verwachtingen managen is – zeker bij dit soort trajecten – belangrijk!
gezamenlijk
In de contact- en contractfase wilt u ook een beslissing nemen wie de aanvraag binnen de OR oppakt. Veel OR’en gaan met alle onderwerpen gezamenlijk aan de slag. Dat is niet altijd handig: het kost veel tijd en de meerwaarde van de extra ogen is vaak klein. U kunt beter een werkgroep inschakelen om een adviesaanvraag op te pakken. Zo houdt u handen vrij om andere lopende zaken op de agenda te houden.
8.1.3 Onderzoeksfase
steekproef
enquête
In de onderzoeksfase wilt u weten wat uw achterban vindt van de probleem- en doelstelling van de aanvraag. Dat kan via een steekproef onder betrokken werknemers bij de verandering (hoofdstuk 4). Wilt u kwalitatief onderzoek doen, dan werken persoonlijke gesprekken erg goed, want daarin kunt u ook doorvragen, emoties aanvoelen en non-verbale signalen opvangen. Keerzijde is dat dit veel tijd kost. U kunt ook kiezen voor kwantitatief onderzoek, bijvoorbeeld via een enquête. U bereikt dan in weinig tijd veel werknemers.
Synergie: kwantitatief én kwalitatief
Gaat het om een belangrijke verandering, zoals een reorganisatie, dan kunt u ervoor kiezen om kwalitatief én kwantitatief onderzoek te doen. U neemt dan bijvoorbeeld een enquête af om veel informatie te verzamelen en daarin vraagt u wie openstaat voor een inhoudelijk vervolggesprek. Is de organisatieverandering belangrijk, dan zijn er altijd werknemers bereid om een inhoudelijk gesprek te voeren.
Hoe men vertelt
Voert u die gesprekken, dan is het belangrijk dat u op een rij zet wat de persoon u vertelt (inhoudelijk), maar ook hoe hij dat vertelt (relationeel). Veel OR’en onderschatten dit tweede aspect. Dit vertelt u namelijk het meeste over de kans van slagen van een aanvraag. Een project staat of valt tenslotte met de motivatie van de mensen die het straks moet uitvoeren. Houd dus uw ogen open, let op non-verbale signalen en noteer die in uw verslagen!
8.1.4 Analysefase
risico’s
In deze fase maakt u de stap van onderzoeken naar beoordelen. U legt de visies van de betrokkenen naast elkaar en zet dat af tegen de huidige situatie van uw organisatie en waar de bestuurder heen wil met het voorgenomen besluit. Op basis van die analyse kunt u inschatten wat de risico’s en randvoorwaarden zijn. De risico’s laten zien waarop de verandering kan vastlopen; de randvoorwaarden laten zien wat nodig is om het te laten slagen.
8.1.5 Uitvoeringsfase
oplossing
reflectief
De analyse liet u zien waar de kern van het probleem zit en op basis daarvan kunt u op zoek naar een passende oplossing. Omdat u gericht bent op goede samenwerking, kiest u een oplossing die daarbij past. In paragraaf 5.5 leest u welke mogelijkheden u daarvoor heeft. U kunt de uitvoering op twee manieren organiseren: reflectief of actief. Reflectief betekent dat u uw analyse en oplossingen presenteert aan uw bestuurder en het daarbij laat. Dat scheelt u energie en tijd, terwijl u toch meedenkt. Actief betekent dat u zelf een actieve bijdrage levert aan het versterken van de samenwerking. U organiseert bijvoorbeeld een workshop of een peiling. Dat kost u meer energie, maar het levert ook meer op.
De fasen van onderzoek, analyse en uitvoering kunt u heel goed uitbesteden aan een werkgroep. Zorg wel dat u op vaste momenten en liefst per fase met elkaar overlegt.
8.1.6 Reflectiefase
verbeteracties
Nadat u uw advies (of instemming) heeft gegeven, is het goed om samen met de OR terug te kijken op het traject door te evalueren. Als u dat vaker doet, zult u zien dat het steeds minder tijd kost. U neemt de aanvraag samen met uw OR door en benoemt wat goed ging en wat u de volgende keer beter kunt doen in de samenwerking. Het is slim om daarbij ook uw bestuurder en achterban te betrekken. Op basis van deze evaluatie formuleert u verbeteracties.