4.6 Overdrachtsdocument
werkverdeling
Als u de eerste OR in uw organisatie of bv bent, begint u fris met het bepalen van uw eigen doelen en werkzaamheden. Is er al een OR en springt u dus op een rijdende trein, dan zorgt u er met een goed overdrachtsdocument voor dat de nieuwe OR-formatie de taken en verantwoordelijkheden goed overpakt. In dat document vindt u:
- het OR-reglement;
- de faciliteitenregeling;
- de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en de ambtelijk secretaris;
- de instellingsbesluiten van commissies;
- de planningscyclus;
- de werkverdeling binnen de OR;
- de gang van zaken rond de OR- en overlegvergadering;
- de afspraken met de bestuurder over de informatievoorziening, advies- en instemmingsaanvragen;
- de middelen die de OR inzet voor achterbancommunicatie en het gebruik ervan;
- het OR-netwerk van deskundigen binnen en buiten de organisatie;
- de lopende ondernemingsovereenkomsten;
- de toegang en het gebruik van het (digitale) OR-archief;
- lopende advies- en instemmingsaanvragen.
Effectieve overdracht is goud waard
hoofdlijnen
De volgende tips helpen u om de overdracht effectief te organiseren:
- Ga eerst aan de slag met het jaarplan van de nieuwe OR, voordat u in de lopende advies- en instemmingsaanvragen duikt. Dit is beter voor de motivatie en voorkomt dat u de focus verliest.
- Lees niet blind alle informatie door. Scan op hoofdlijnen welke documenten er beschikbaar zijn en lees alleen die stukken die op dit moment relevant zijn. Dat bespaart u tijd en u behoudt het overzicht.
- Ontdek zelf hoe u de samenwerking met alle sleutelfiguren uit uw netwerk inricht. Als u zich, naast de taak, op de samenwerking laat inwerken door oude OR-leden kunt u opgezadeld worden met hun frustraties en vooroordelen.
Overdrachtmiddelen
onervaren
complex
Als uw voorgangers hun zaakjes op orde hadden, heeft u doorgaans voldoende aan een papieren overdracht. U kunt de oud-OR-leden dan bedanken voor hun inzet. Toch heeft u soms aan een papieren overdracht niet genoeg. Deze middelen kunt u dan inzetten:
- Het mentorsysteem werkt goed als u een specialisme overdraagt aan een onervaren lid. U nodigt de specialist, een oud-OR-lid, als mentor uit om enkele vergaderingen voor- en na te bespreken met de nieuwe kracht. Pas wel op dat de mentor de nieuweling ondersteunt bij zijn werk, en niet gaat bepalen wat hij moet doen.
- Een overdrachtsbijeenkomst werkt goed als u een complex dossier aan een hele groep wil overdragen. U kunt ervaringsdeskundigen uit de vorige OR en uit de lijn uitnodigen om de huidige stand van zaken te presenteren. Let erop dat de nieuwe OR de regie houdt; hij moet de lijn uitzetten in de bijeenkomst en filteren wat hij nodig heeft voor zijn werk.
- Het buddysysteem werkt goed als uw OR bestaat uit ervaren en onervaren leden. U maakt koppels waarin een ervaren buddy het nieuwe lid inwerkt. Maak koppels met mensen die vergelijkbare karakters en kwaliteiten hebben, zodat zij het meeste halen uit de samenwerking. Let op dat u de buddy’s voor een beperkte tijd en met een duidelijke instructie aan het werk zet.
Nu u de kaders (hoofdstuk 3) en de planvorming (OR-jaarplan) kent van de eerste fase van uw zittingstermijn, is het tijd om de stap te maken naar het opbouwen van een relatie met de bestuurder en de achterban. Hierover leest u in het volgende hoofdstuk.