4.4 Het opstellen van een rouwprotocol

Om het rouwproces voor een werknemer op een goede manier te laten verlopen en om als organisatie niet voor onverwachte situaties te komen staan, is het handig om een rouwprotocol op te stellen.

4.4.1 Stappen puntsgewijs opnemen

handleiding

puntsgewijs

Een rouwprotocol biedt u en anderen in uw organisatie een handleiding in de situatie dat een werknemer te maken krijgt met het overlijden van een dierbare. In het rouwprotocol staat welke stappen u kunt nemen, vanaf het eerste bericht tot aan de terugkeer van de werknemer. Vaak moet er snel gehandeld worden bij een verlies op de werkvloer en de kans bestaat dat u als arboprofessional bepaalde punten over het hoofd ziet. Dan biedt een rouwprotocol – waar alles puntsgewijs in staat – uitkomst. Door de werknemer zo goed mogelijk te ondersteunen, is er een kleinere kans op conflicten en is de terugkeer op de werkvloer makkelijker voor de werknemer. De werknemer zal zich gehoord en gezien voelen. Als er sprake is van het verlies van een dierbare bij een werknemer, pakt u het rouwprotocol er meteen bij.

Verzuim

werkovername

Een rouwprotocol maakt het voor u en andere werknemers een stuk makkelijker om de rouwende werknemer te ondersteunen. Ook voorkomt uw organisatie op die manier mogelijk (langdurig) verzuim. De werknemer heeft een heftig verlies meegemaakt, dat heeft enorme impact en kan het functioneren op de werkvloer beïnvloeden. In het protocol kan komen te staan hoe de (tijdelijke) werkovername kan worden opgevangen.

4.4.2 Aandachtspunten bij een rouwprotocol

inlichten

Komt de melding binnen dat een werknemer een partner, kind of ouder heeft verloren, dan is het belangrijk om niet te vergeten om tijdens het gesprek met de werknemer te vragen of uw organisatie de andere werknemers mag inlichten over het verlies. Pas dan kan de leidinggevende de collega’s van de werknemer op de hoogte stellen. Dat kan op de afdeling zijn of hij laat iedereen bij elkaar komen in een aparte ruimte of op uw kantoor. De reacties van de werknemers kunnen heel verschillend zijn. Sommige zullen geschokt zijn en misschien huilen. Anderen zullen niets zeggen. Belangrijk is dat zij de ruimte krijgen voor hun emoties.

Checklist melden sterfgeval

controleren

Hier staan de eerste stappen die de leidinggevende moet nemen bij een bericht van een sterfgeval. Hij moet:

• controleren of het bericht van het sterfgeval klopt en of het compleet is;
• controleren of de werknemer in kwestie op het werk is;
• de werknemer
• informeren over het bericht (als u het bericht niet van hem heeft gehoord);
• de leidinggevende, andere werknemers en de HR-afdeling informeren
• (in verband met afwezigheid van de werknemer).

Verlof

Ondertussen onderhoudt de leidinggevende het contact met de werknemer die een dierbare heeft verloren. Hij overlegt ook over de mogelijkheden wat betreft verlof of de opname van vakantiedagen (zie paragraaf 4.1 en 4.2). Daarnaast zal hij organisatorische maatregelen moeten treffen, zoals:

• het afzeggen of verzetten van afspraken;
• het overnemen van werkzaamheden.

Aanspreekpunt

U als arboprofessional of de leidinggevende zal contact houden met de rouwende werknemer en geeft de wensen door aan de anderen. Het is in ieder geval handig om één iemand aan te stellen die aanspreekpunt is voor iedereen, een contactpersoon die vraagt naar de behoefte van de rouwende werknemer. De volgende vragen kunnen daarbij aan bod komen:

• Heeft de werknemer behoefte aan bezoek?
• Mogen de collega’s
• contact opnemen, telefonisch of via een WhatsApp-bericht?
• Mag de organisatie een rouwadvertentie plaatsen?
• Mogen er bloemen of een rouwkrans komen?
• Wanneer vindt de uitvaart plaats en wie mogen er komen?
• Met welke rituelen, tradities, religie of cultuur van de werknemer moet rekening worden gehouden?
• Mag er een condoleanceregister op het
• werk komen?

De contactpersoon zal de werkgever hierover moeten informeren en sommige zaken zullen vlot geregeld moeten worden, namelijk tussen het overlijden en de uitvaart.

Nazorg

aandacht

Het contact met de rouwende werknemer is van groot belang. Hieronder vindt u een aantal zaken om aandacht aan te besteden:

• aandacht hebben voor het rouwproces van de werknemer door met hem in gesprek te blijven;
• een luisterend oor bieden;
• belangrijke dagen voor de werknemer in verband met het verlies van zijn dierbare. Vraag hoe de werknemer hier in staat of stuur een kaartje op de dag van overlijden van de dierbare van de werknemer één jaar nadat het is gebeurd;
• leidinggevenden die het lastig vinden om met de rouwende werknemer om te gaan van handreikingen
• voorzien;
• leidinggevenden een
• training aanbieden over rouw.

Communicatie

Als arboprofessional kunt u in de gaten houden of er goede communicatie is tussen de leidinggevende en de rouwende werknemer. Uiteraard kunt u sommige van onderstaande punten ook zelf in gedachten houden:

• Vraag regelmatig hoe het gaat en niet alleen
• als iemand verdrietig is. De leidinggevende kan het ook in de functioneringsgesprekken bespreken.
• Zeg niet tegen de rouwende werknemer: geef maar aan als er iets is. Dat doet een werknemer in rouw niet, omdat daar niet genoeg energie voor is.
• Neem de tijd voor de werknemer en zeg niet te snel dat u het begrijpt. Luister naar hem, want het is zijn gevoel.
• Vraag wat de werknemer nodig heeft en wat voor rol de leidinggevende hierin kan spelen.
• Als de werknemer terugkeert naar het werk, vraag dan of hij goed afscheid heeft kunnen nemen van de dierbare.
• Blijf ook na langere tijd nog vragen hoe het met de werknemer gaat. Een rouwproces kan lang en wisselend zijn.