12.4 Aan de slag met een stappenplan

Heeft u alle reeds beschikbare informatie verzameld en weet u wat u bij het opstellen van de RI&E in kaart moet brengen, dan is het tijd voor de volgende vijf stappen:

Maak een overzicht van de verschillende werkzaamheden in uw organisatie.

Breng de risico’s in kaart.

Evalueer de gevonden risico’s.

Betrek de medezeggenschap.

Stel een plan van aanpak op.

Stap 1 Maak een overzicht van de verschillende werkzaamheden in uw organisatie

Bij deze stap stelt u vast welke werkzaamheden in de organisatie worden uitgevoerd. Doorloop uw organisatie en:

• maak een overzicht van de soorten werkzaamheden;
• geef aan welke werknemers deze werkzaamheden uitvoeren;
• geef aan hoeveel werknemers deze werkzaamheden uitvoeren.

Stel dit overzicht bij voorkeur per team of afdeling op.

Stap 2 Breng de risico’s in kaart

Vervolgens maakt u een overzicht van de risico’s die werknemers lopen. Kijk bij het in kaart brengen van de risico’s van uw organisatie en het maken van het overzicht naar:

• de risico’s die elk van de werkzaamheden met zich meebrengt;
• de risico’s die de werkomgeving – per ruimte in het bedrijfspand – met zich meebrengt;
• de extra risico’s die bepaalde groepen werknemers lopen (ouderen, zwangere werknemers, arbeidsgehandicapten, jongeren, vakantiewerkers, thuiswerkers of deeltijders);
• de beleidsmatige risico’s (bijvoorbeeld risico’s die ontstaan door voorlichting, de werkdruk of de manier van leidinggeven).

Stap 3 Evalueer de gevonden risico’s

Na het in kaart brengen van de risico’s moet u ze beoordelen en schikken naar prioriteit. Beoordeel in hoeverre de risico’s echt gevaar opleveren voor uw werknemers. Hierbij moet u letten op drie factoren:

• Hoe groot kunnen de gevolgen zijn als het misgaat?
• Hoe vaak komt een risico voor binnen uw organisatie?
• Hoeveel werknemers hebben met dit risico te maken?

U kunt voor ieder van deze factoren per risico punten toekennen, bijvoorbeeld op een schaal van één tot tien of een verdeling in één tot en met drie. Het meest dreigende risico komt dan bovenaan te staan en onderaan staat het kleinste risico.

Kenmerken van een groot risico

• Als het misgaat, zijn de gevolgen ernstig.
• De kans op optreden of het daadwerkelijk optreden van dit risico doet zich regelmatig voor.
• Veel werknemers zullen getroffen worden door de gevolgen van dit risico bij misgaan.

Kenmerken van een klein risico

• Het risico heeft minder ernstige of kleine gevolgen.
• Een kleine groep werknemers loopt risico als een situatie zich voordoet.

Risicoverdeling

Bij een risicoverdeling kunt u bijvoorbeeld de volgende drie niveaus aanhouden:

1 = groot risico. Actie is noodzakelijk.

2 = mogelijk risico. Actie is wenselijk.

3 = aanvaardbaar risico. Actie is te overwegen.

Tijdstip van signalering

Vermeld altijd wanneer u een probleem voor het eerst signaleerde. Dit is onmisbare informatie bij het opstellen en regelmatig actualiseren van uw plan van aanpak voor de geconstateerde risico’s. In de eerste plaats moet u later kunnen terugvinden of een probleem adequaat is opgelost.

Ten tweede is het prettig om voor uzelf en anderen inzichtelijk te maken hoe lang een probleem al bekend is. Stel bijvoorbeeld dat u het zoeken naar een oplossing een jaartje uitstelt, dan kunt u na dat jaar precies zien dat het probleem al een jaar oud is. Dit maakt het gemakkelijker om in dat nieuwe jaar nieuwe prioriteiten te stellen. Ook voorkomt u op deze manier dat u risico’s onbewust jaar in jaar uit op de lange baan schuift, zonder goed in de gaten te hebben dat een bepaald risico al jarenlang aanwezig is.

Stap 4 Betrek de medezeggenschap

Heeft u een lijst van de risico’s opgesteld op volgorde van prioriteit, neem dan contact op met de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT). Leg de leden uw lijst voor en vraag of ze het eens zijn met de beoordeling en prioritering. Vraag ook om suggesties. Neem de tijd om hierover te overleggen en eventueel uw lijst aan te passen.

Stap 5 Stel een plan van aanpak op

Als u alle risico’s heeft geëvalueerd, stelt u vast welke risico’s u wilt aanpakken. Hiermee gaat u een plan van aanpak opstellen. Bepaal per risico:

• welke maatregelen u wilt treffen om het risico terug te dringen;
• welke middelen hiertoe ter beschikking worden gesteld;
• op welke termijn u deze maatregelen wilt uitvoeren (wat is de einddatum?);
• wie er verantwoordelijk is voor de uitvoer van de maatregelen;
• op welke wijze (en op welk tijdstip) over de voortgang wordt gerapporteerd en geëvalueerd.

Bepaal eventueel ook wie toezicht heeft op de uitvoer van deze maatregelen.