13.3 Strategisch werken met verzuimcijfers

Een gedegen verzuimadministratie biedt een schat aan statistische gegevens voor uw verzuimbeleid. Het belangrijkste doel van zo’n verzuimbeleid is preventie. Met preventief beleid kunt u veel uitval van werknemers voorkomen. De organisatie zal moeten inzetten op gezond werken. Dit begint bij een goede werkplek (denk aan de juiste bureaustoel, goede verlichting en ventilatie en een veilige werkomgeving). Ook het aanzetten tot voldoende beweging, aandacht voor gezonde voeding en het stimuleren van stoppen met roken draagt bij aan een lager ziekteverzuim.

13.3.1 Inventarisatie van verzuim

Goed verzuimbeleid begint bij het in kaart brengen van de verzuimproblemen binnen de organisatie. Uw verzuim­administratie biedt de gegevens over de duur van het verzuim en het aantal zieke werknemers. Aan de hand van die gegevens – het liefst een overzicht van een aantal jaren – kunt u een gericht verzuim- en re-integratie-beleid ontwikkelen.

13.3.2 Verzuimpercentage

De belangrijkste maat om het ziekteverzuim in een organisatie te meten is het ziekteverzuimpercentage. Daarmee krijgt u een beeld van het gemiddeld aantal zieke werknemers. U meet dit over een bepaalde periode (bijvoorbeeld maand, kwartaal of jaar). U berekent het verzuimpercentage door het totaal aantal verzuimde kalenderdagen te delen door het totale aantal beschikbare kalenderdagen van alle werknemers tezamen.

Uitkomst

Zo’n ziekteverzuimpercentage maakt direct inzichtelijk hoe uw organisatie scoort ten opzichte van bijvoorbeeld het gemiddelde in uw sector of het landelijk gemiddelde. Ook maakt het enigszins duidelijk wat het verzuim de organisatie op jaarbasis kost. Als u de onderliggende problemen wilt aanpakken, moet u meer rekensommetjes maken. Wat u ook kunt berekenen, is:

• de meldingsfrequentie;
• de gemiddelde verzuimduur.

13.3.3 De meldingsfrequentie

De meldingsfrequentie vertelt u precies wat het gemiddelde aantal ziekmeldingen in een bepaalde periode is geweest. Bij de berekening gaat u als volgt te werk:

• Deel het aantal ziekmeldingen door het aantal werknemers in de verslagperiode.
• Vermenigvuldig dit getal vervolgens met het totaal aantal dagen per jaar gedeeld door het totaal aantal dagen in de verslagperiode.

Uitkomst

De uitkomst vertelt u iets over de verzuimdrempel. Als een organisatie bijvoorbeeld een (bovengemiddelde) meldingsfrequentie van 1,95 heeft, melden werknemers zich blijkbaar makkelijk ziek. Wat is hier aan hand? Moet het verzuimprotocol aangescherpt zodat de drempel voor werknemers om zich ziek te melden iets hoger komt te liggen? Of zijn er specifieke achterliggende oorzaken en kunt u die (preventief) aanpakken?

13.3.4 De gemiddelde verzuimduur

Met de verzuimcijfers kunt u ook de gemiddelde verzuimduur berekenen: hoe lang hebben afgeronde ziektegevallen gemiddeld geduurd? In de rekensom maakt u onder andere gebruik van het totaal aantal afgeronde ziektedagen. Dit is het totale aantal verzuimde kalenderdagen per beëindigd ziektegeval. De berekening ziet er als volgt uit:

Uitkomst

Bij een hoger dan gemiddeld cijfer zou de uitkomst u iets kunnen vertellen over mogelijke belemmeringen bij de terugkeer van werknemers in het arbeidsproces. Zou, want er is kritiek op de bruikbaarheid van de uitkomst van deze berekening. Dat heeft alles te maken met de duur van het verzuim in organisaties:

• 70% van de ziektegevallen valt onder de noemer kort verzuim (korter dan een week).
• Bij 23% is sprake van middellang verzuim (tussen één en zes weken).
• Van een langdurig verzuim (zes weken tot twee jaar) is slechts in 7% van de ziektegevallen sprake.

Vertekend beeld

Berekent u de gemiddelde verzuimduur, dan telt u het grote aandeel kortdurend verzuim op bij het relatief aandeel langdurig verzuim waardoor een gemiddelde ontstaat dat de werkelijkheid niet goed weergeeft. Zo kan – dankzij een goed verzuimbeleid – de frequentie van het kort verzuim in uw organisatie sterk afnemen, terwijl de gemiddelde verzuimduur toeneemt. Dat vloeit dan voort uit het feit dat het totaal aantal verzuimde dagen goeddeels bepaald wordt door het langdurig verzuim.

Inzicht

Het opsplitsen van de verzuimgevallen in kort, middellang en langdurig geeft u wél een goed inzicht in de stand van zaken in uw organisatie. Als er bijvoorbeeld in 16% van de ziektegevallen sprake is van langdurig verzuim, is de balans zoek en moet u op zoek naar de onderliggende oorzaken. Is het toeval, bijvoorbeeld een ongelukkige periode met een groot aantal sportblessures? Of is er meer aan de hand en is er misschien sprake van een ongezond werkklimaat?

Nader onderzoek

U kunt ook kritisch kijken naar de gemiddelde verzuimduur per duurklasse (kort, middellang, langdurig). Gemiddeld ligt de verzuimduur bij kort verzuim op 2,5 dagen. Blijkt dat in uw organisatie volgens de verzuimregistratie hoger te liggen, dan is dat aanleiding voor nader onderzoek (is onder de werknemers de bekende gewoonte erin geslopen om de ziekte ‘over het weekend heen te tillen’?) en vervolgstappen (aanscherping van het verzuimbeleid?).