8.3 De notulist

Dit artikel is eerder verschenen als Themadossier OR Rendement

Publicatiedatum: juni 2013

vaardigheden

Goede notulen ontstaan uiteraard niet vanzelf. Ze zijn het resultaat van nauwgezet werk van de secretaris van de OR of iemand die onder diens verantwoordelijkheid opereert. Degene die de notulen opstelt, moet bovendien beschikken over diverse specifieke vaardigheden. De notulist moet:

in staat zijn zich goed voor te bereiden;
goed kunnen luisteren;
zich kunnen concentreren;
begrijpen hoe vergaderen werkt;
bij voorkeur kennis hebben van het onderwerp dat besproken wordt;
de vergadergroep (de raad) begrijpen en aanvoelen;
kunnen schrijven.

Soms gebruiken de deelnemers van een overleg allerlei vaktermen en afkortingen. Als de notulist deze niet begrijpt, zal hij moeite hebben met zijn taak. Het verdient daarom de aanbeveling dat de notulist enigszins verstand heeft van het onderwerp dat wordt besproken.

8.3.1 Voorbereiding

doelstelling

Een goede voorbereiding is het halve werk. Voordat de vergadering begint, bepaalt de notulist de doelstelling van de notulen. Notulen kunnen verschillende functies hebben, zoals:

informeren van afwezigen/anderen;
geheugensteun voor deelnemers;
archief of naslagwerk voor uw organisatie;
juridische vastlegging van de afspraken tussen uw OR en uw werkgever;
motivatie voor leden van uw ondernemingsraad om acties uit te voeren.

Lezer

inhoud

Een ander belangrijk punt is de lezer. Voor wie zijn de notulen bedoeld? Zijn de notulen alleen voor uw werkgever en leden van de ondernemingsraad bedoeld, of gaan ze ook naar anderen in de organisatie? Kent iedereen de inhoud van de agendapunten, of moet het verslag ook voor ‘leken’ toegankelijk zijn?

Soort bespreking

discussies

Ook de soort bespreking en de onderwerpen (agendapunten) hebben invloed. Gaat het om uitgebreide notulen waarbij u de discussies precies wilt noteren? Of is een lijstje met actiepunten voldoende?

Vergadersjabloon

verslagmodel 

Het is verstandig om aan de hand van de voorbereiding een vergadersjabloon te maken. Hierin staat alle informatie die u al weet (plaats, deelnemers, agendapunten), en die u dus niet meer tijdens de vergadering hoeft te noteren. U heeft zo al een compleet verslagmodel klaarstaan op uw laptop. Het enige wat u nog moet doen is de inhoud van de agendapunten invullen.

Het is handig om bij iedere vergadering van uw ondernemingsraad hetzelfde sjabloon te gebruiken. Zo kunt u gemakkelijk wisselen van notulist: het type en uiterlijk van de notulen blijft namelijk hetzelfde.

8.3.2 Luisteren en schrijven

karwei

Notuleren is vooral een lastig karwei omdat de notulist tegelijkertijd moet luisteren én schrijven. Dat is bepaald geen sinecure, zeker niet als er veel en snel wordt gesproken. Gelukkig zijn er wel specifieke methoden om toch goed op te pikken wat er wordt gezegd. Twee veelgebruikte methoden zijn het scheiden van hoofd- en bijzaken en het maken van onderscheid tussen diverse vergaderfasen.

Hoofd- versus bijzaak

signaalwoorden

Het kan tijdens drukke of volle vergaderingen moeilijk zijn hoofd- en bijzaken te scheiden. Het scheiden van hoofd- en bijzaken gaat gemakkelijker als de notulist:

hoofd- en bijzaken zaken zichtbaar scheidt door te werken in twee kolommen: één voor de essenties en één voor de details;
in het bijzonder let op specifieke signaalwoorden, bijvoorbeeld series als ‘in de eerste plaats’, ‘b’, ‘en bovendien’, ‘ten slotte’.

Wat is de hoofdzaak?

Het is niet altijd gemakkelijk om hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden. Als de notulist vóór de vergadering weet wat het doel van een agendapunt is, weet hij wat de hoofdzaak is. Bij een besluitvormend agendapunt is het uiteindelijke besluit de hoofdzaak. De notulist is dan gespitst op woorden als ‘besloten wordt’, ‘de keuze valt op’ en ‘dus’.

Voor de notulist betekent kennis van het doel en van de inleiding dat hij zich volledig kan richten op de hoofdzaken. Alles wat niet over het onderwerp gaat, is namelijk bijzaak.

Onderscheid tussen vergaderfasen

indeling

Onderscheid maken tussen vergaderfasen kan bijvoorbeeld door een indeling te hanteren in de fasen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming (BOB). Per fase kan de notulist beknopt aantekeningen maken. Hierdoor heeft de notulist doorgaans wat tijd om oogcontact te houden met de deelnemers, nadenken over de waarde van de inbreng van iedere spreker en onderbreken met een vraag als een agendapunt zonder duidelijke afspraak wordt afgesloten.

Laat aantekeningen niet te lang liggen. Werk ze binnen twee dagen na de vergadering uit. Dan zit één en ander nog in het geheugen en kost het uittypen minder tijd.

Het grote voordeel van BOB

Een slecht gestructureerd geheel van aantekeningen nodigt natuurlijk niet uit tot uitwerken. Het is mogelijk op een gestructureerde manier aantekeningen te maken. Maak op uw aantekeningenpapier drie kolommen naast elkaar en schrijf daarboven de woorden beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend. Als u het verslag uitwerkt, haalt u de inleiding van het agendapunt uit de eerste kolom (beeld), de kern uit de tweede kolom (oordeel) en het slot uit de derde kolom (besluit). Het voordeel voor de lezer is dat hij een afgerond stuk tekst krijgt dat prettig leest, en dat ook afwezigen weten waarom één en ander besproken is.

U bent hier