8.1 Afspraken maken

verwarring

Verschillende bijeenkomsten zullen in de praktijk uiteenlopende eisen stellen aan de wijze waarop er wordt genotuleerd. Het is handig om hier binnen de raad heldere afspraken over te maken. Zo weet de notulist vooraf waarop hij moet letten en hoe uitgebreid zijn aantekeningen moeten zijn om een goed verslag te kunnen opstellen. U moet duidelijke afspraken maken over de volgorde van de notulen, de namen van de sprekers en natuurlijk de weergave van het gesprek. Dit voorkomt latere verwarring bij de leden.

Volgorde

Als de sprekers in een vergadering van de hak op de tak springen, moet de notulist dan de chronologische volgorde van de discussie aanhouden? Of moet hij zaken juist hergroeperen, dat wil zeggen: de onderwerpen in een logische volgorde plaatsen?

Namen

gevoeligheid

Dan is er nog de kwestie van de namen van de aanwezigen. Mag de notulist de namen van personen wel of juist niet in het verslag noteren? Dit kan soms onwenselijk zijn in verband met de gevoeligheid van bepaalde gespreksonderwerpen. Als de vergaderleden verschillende belangen vertegenwoordigen, is het vaak wel nodig de namen te noemen in het verslag.

Weergave

kernpunten

Tot slot moet u vooraf bepalen hoe gedetailleerd de notulist de discussie moet weergeven. Moet hij alles (de totale discussie) in zijn verslag opnemen, mag hij zich beperken tot de kernpunten of volstaat zelfs alleen het vergaderresultaat (bijvoorbeeld uitsluitend de genomen besluiten)?