8.2 Soorten notulen
veelgebruikte vormen
Bij het opstellen van notulen kan de notulist uit verschillende soorten kiezen. Het is belangrijk om ook hierover vooraf duidelijke afspraken te maken, zodat de OR notulen krijgt waar hij iets mee kan. Veelgebruikte vormen zijn:
- een uitvoerig verslag;
- een beknopt verslag;
- een kort verslag.
Het uitvoerig verslag
twee varianten
Van het uitvoerig verslag bestaan in de praktijk twee varianten, namelijk het woordelijk verslag en het essentie-per-sprekerverslag. Een belangrijk kenmerk van beide verslagvormen is dat de notulist de chronologie van de discussie handhaaft, ongeacht eventuele afdwalingen van het onderwerp. Verder noemt hij elke spreker in het verslag bij naam. Bij het woordelijk verslag wordt verder letterlijk alles wat gezegd is, genotuleerd. In het essentie-per-sprekerverslag worden alleen de belangrijkste zaken van iedere spreker genoemd. Bij deze verslagvorm geeft de notulist bovendien vaak een beschrijving van de sfeer, bijvoorbeeld ‘de heer Jansen reageert geëmotioneerd.’.
Het beknopte verslag
groepsresultaat
Het beknopte verslag bevat een weergave van de essenties per besproken agendapunt. De notulist hanteert niet de chronologie van hetgeen gezegd is als basis voor het verslag, maar verzamelt opmerkingen, vragen, afspraken en dergelijke per agendapunt. In de notulen van een beknopt verslag worden geen namen genoemd. Ook staan er geen sfeerbeschrijvingen in, want alleen het groepsresultaat telt. De notulist neemt de namen van de aanwezigen wel op in de actielijst. Verder neemt hij alleen de essenties behorend bij elk agendapunt op, dus details, afdwalingen en dergelijke blijven buiten het verslag.
Het korte verslag
kolommen
Een kort verslag bevat – tot slot – (uitsluitend) een weergave van de afronding van agendapunten: de genomen besluiten, gemaakte afspraken en vastgestelde acties. Hierin is niet de chronologie leidend, maar de volgorde van de agendapunten. Per agendapunt geeft de notulist besluiten en acties aan. Namen van personen neemt hij alleen op als ze van belang zijn bij de acties die volgen op besluiten (wie moet wat doen?). Veel notulisten geven besluiten en acties weer in kolommen en dus meestal niet in zinnen. Een kort verslag beslaat meestal minder dan een pagina.