4.4 Soorten agendapunten
Agendapunten zijn dus onmisbaar bij een vergadering. Er bestaan verschillende agendapunten, namelijk informatieve, meningsvormende en besluitvormende agendapunten.
4.4.1 Informatieve agendapunten
varianten
Informatieve punten worden meestal aan het begin van de vergadering behandeld. Hierbij kunt u denken aan een aantal verschillende varianten:
- De voorzitter geeft informatie.
- De deelnemers of deskundigen geven informatie.
- De deelnemers en voorzitter wisselen informatie uit.
Fasen
Een informatief agendapunt bestaat uit vier fasen, namelijk:
- een inleiding waarin de spreker uitlegt waarom het aan de orde komt en waar het precies over gaat;
- de informatieoverdracht waarin de kern van de informatie duidelijk wordt;
- de vragenronde waarin de deelnemers vragen kunnen stellen aan de persoon die de informatie geeft;
- een samenvatting, bijvoorbeeld door de voorzitter.
4.4.2 Meningvormende agendapunten
Meningvormende agendapunten worden meestal aan het einde van de vergadering behandeld.
Zelfbeheersing en respect
afwijkende mening
Bij deze punten moeten deelnemers een mening vormen over een bepaald onderwerp. Informeren en discussiëren staan centraal, net zoals zelfbeheersing en respect opbrengen voor een ander. Deelnemers aan de vergadering moeten naar de mening van een ander luisteren en deze vergelijken met hun eigen, soms behoorlijk afwijkende mening. De voorzitter speelt hierbij een belangrijke rol als discussieleider. Hij zal ervoor moeten zorgen dat alle deelnemers hun standpunt zonder onenigheid kunnen uiten.
Rol discussieleider
deelname
De discussieleider moet ervoor zorgen dat alle deelnemers aan het woord komen. Hiermee stimuleert hij een actieve deelname aan het overleg. Dit komt ten goede aan de uitkomst ervan!
De rol van de voorzitter
Een doelgerichte vergadering vraagt om een doelgerichte voorzitter. De voorzitter moet weten wat zijn taken zijn en deze uiteraard naar behoren uitvoeren. De taken van een voorzitter zijn:
- openen en sluiten van de vergadering;
- ervoor zorgen dat het doel van de vergadering ook echt wordt bereikt;
- afwerken van de agenda, tijd in de gaten houden;
- bevorderen, leiden en in de hand houden van de discussie;
- samenvatten van de zaken die zijn afgesproken.
Een goede voorzitter is bovendien onpartijdig, tactvol, geduldig en natuurlijk deskundig. Hij kan goed praten en luisteren, is een waar organisatietalent en heeft tot slot een groot verantwoordelijkheidsgevoel.