5.2 Communicatieplan

afspraken

Een communicatieplan opstellen is erg nuttig, omdat het uw OR dwingt om stil te staan bij de vraag wat de doelen, middelen, wensen, plannen en mogelijkheden op communicatiegebied zijn. Het biedt u handvatten om gestructureerd te werken volgens planning. Ook komen de afspraken op papier te staan en zijn ze voor iedereen in te zien.

Onderdelen van een communicatieplan

ambitieus

Een communicatieplan maken klinkt misschien erg ambitieus en ingewikkeld. Toch kan een eenvoudig communicatieplan bestaan uit slechts één of twee A4-tjes. Het belangrijkste is dat alle onderstaande elementen erin komen te staan. Het is verder verstandig om meteen een (globaal) plan te maken voor de hele zittingsperiode, voor zover dit mogelijk is. Hier kunt u dan vervolgens de jaarplannen van afleiden. Een communicatieplan kan de onderstaande elementen bevatten. Wilt u steun vanuit de bestuurder, stem het communicatieplan dan ook met hem af.

5.2.1 Doelen

relevant

arbeidsrisico

Uitgangspunt bij een communicatieplan is het doel van de OR. Op zich ligt dat doel voor de hand: zorgen voor een goede medezeggenschap van werknemers met betrekking tot alle relevante onderwerpen die spelen in de organisatie. Maar naast zo’n algemeen doel kan de raad nog specifieke doelen hebben voor een bepaalde periode. Zo kan de OR één of meer onderwerpen centraal willen stellen, bijvoorbeeld een reorganisatie of juist een specifiek arbeidsrisico, zoals werkdruk. Op basis van deze doelen leidt u de doelen voor de communicatie af: informeren, raadplegen of mobiliseren.

5.2.2 Doelgroepen

extern

Vanzelfsprekend zal de OR een niet onbelangrijk deel van de communicatie richten op alle werknemers. Maar misschien zijn er groepen waar u zich extra op wilt richten. En wilt u de bestuurder en de afdeling personeelszaken bijvoorbeeld ook als doelgroep benoemen? Soms zal dit zeker het geval zijn. Denk ook aan externe partijen, bijvoorbeeld ondernemingsraden in andere collega-organisaties, de vakbond en misschien zelfs de pers.

5.2.3 Kernboodschappen

richtlijnen

Communicatieboodschappen zijn niet altijd vooraf te bedenken. Maar algemene boodschappen kunt u wel alvast bedenken. Wat wilt u als OR in uw communicatie uitstralen? Het is heel nuttig om hier richtlijnen voor te hebben, die u consequent aanhoudt. Is het bijvoorbeeld: ‘Het OR-werk is ingewikkeld en zwaar’ of ‘Wij zijn een betrokken OR en staan open voor al uw suggesties en ideeën’.

5.2.4 Onderwerpen

specifiek

Het is belangrijk dat u van tevoren bedenkt of er naast de voortgang in het brede OR-werk nog specifieke onderwerpen zijn waarover uw OR wil communiceren. Heeft u de elementen uit paragraaf 5.2.1 tot en met 5.2.3 doorlopen, dan vloeien belangrijke onderwerpen hier vaak al uit voort. Misschien wilt u ook een onderwerp zoals de OR-verkiezingen meenemen.

5.2.5 Middelen en momenten

praktisch

Vervolgens geeft u de communicatie concreet en praktisch vorm: gericht op de verschillende doelgroepen en de verschillende onderwerpen. Naast de algemene communicatiemiddelen, gericht op alle werknemers (nieuwsbrief, mededelingen in het personeelsblad et cetera), moet u hier dus bekijken of er bepaalde activiteiten of communicatiemiddelen nodig zijn voor specifieke groepen.

5.2.6 Budget

financieel

Bij voorgaande onderwerpen zijn vooral de wensen ter sprake gekomen. Belangrijke vraag hierbij is of deze financieel ook haalbaar zijn? Dit vereist inzicht in de kosten van de verschillende communicatiemiddelen. Vervolgens moet u bekijken wat er binnen het budget van de ondernemingsraad mogelijk is. Waarover moet u nog eens met de bestuurder spreken?

5.2.7 Taakverdeling

Zonder taken toe te wijzen aan OR-leden komt er van een mooi communicatieplan niets terecht. Bovendien moeten de leden van de ondernemingsraad tijdig kunnen bedenken of datgene wat hun wordt toebedeeld, haalbaar is. Zo niet, dan moet u de plannen bijstellen of moeten anderen de taken op zich nemen.

Conceptplan

definitief

Nadat u deze stappen heeft doorlopen, heeft u een conceptplan. Dat bespreekt u in de ondernemingsraad. Als de OR ermee instemt, kunt u het plan definitief vaststellen. Het is daarna zaak dat u het regelmatig doorneemt. Kijk wat er inderdaad is gedaan, en stel eventueel het plan bij als zaken niet haalbaar blijken óf als er zich onverwachte situaties voordoen.