5.1 Communicatiemiddelen

mogelijkheden

Uw OR kan allerlei communicatiemiddelen kiezen om de achterban te informeren, afhankelijk van het soort nieuws en de mogelijkheden in de organisatie. Om zo veel mogelijk werknemers te bereiken, is het handig om een mix van communicatievormen te kiezen, dus zowel op papier als digitaal.

5.1.1 Vergaderverslagen

WOR

agenda

In artikel 23a, lid 5 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) staat dat uw OR en bestuurder vergaderagenda’s en -verslagen bekend moeten maken, en dat zij onderling moeten afspreken hoe dit gebeurt. Daarnaast moet iedere OR volgens artikel 14, lid 2h WOR in zijn reglement vastleggen op welke manier de raad de verslagen (notulen) van al zijn vergaderingen én het OR-jaarverslag bekendmaakt aan de bestuurder en aan de ‘in de onderneming werkzame personen’, de achterban dus. Ook moet de OR de agenda verspreiden (artikel 14, lid 2f WOR).

Verslag te uitgebreid voor achterban

uitgebreid

De OR zou ervoor kunnen kiezen om deze documenten actief te verspreiden onder alle werknemers, bijvoorbeeld via e-mail of in postvakjes. De vraag is echter of dit heel nuttig is. Dit geldt vooral voor de verslagen die u na afloop van een vergadering opstelt. Deze zijn vooral bedoeld als naslagwerk voor degenen die bij de vergadering aanwezig waren, en zijn daarom vrij uitgebreid. De gemiddelde werknemer hoeft echter de details van veel van de besproken onderwerpen niet te weten. Daarom is een uitgebreid verslag voor hem niet interessant.

Inzage

publiceren

Natuurlijk moeten werknemers altijd de mogelijkheid hebben om vergaderverslagen in te zien. Maar daarvoor is het misschien al voldoende om de verslagen te publiceren op een speciale intranetpagina of inzage mogelijk te maken bij een secretariaat. Dan hebben degenen die de verslagen willen doornemen er gewoon toegang toe, maar valt de OR degenen die de verslagen minder interessant vinden er niet mee lastig. Neem ook duurzaamheid mee in uw afwegingen: digitale publicatie is minder belastend voor het milieu.

5.1.2 Jaarverslag

profileren

terugblik

Een ander document dat uw OR wettelijk verplicht is om te maken en te verspreiden, is het OR-jaarverslag. Ook hier zijn geen regels voor qua vorm. Als uw OR wat extra moeite in het jaarverslag steekt, is het een mooie manier om de achterban te informeren én uzelf te profileren. U kunt bijvoorbeeld extra aandacht besteden aan een mooie lay-out. Misschien kan het feitelijke verhaal best wat opgefleurd worden met foto’s, illustraties en een mooie kaft. Of de OR kiest ervoor om het eens helemaal anders aan te pakken, bijvoorbeeld door op verschillende plekken in het verslag ook werknemers aan het woord te laten. Daarmee wordt het niet alleen een terugblik van OR-leden, maar ook van de achterban.

Brainstorm ook eens over mogelijkheden om het jaarverslag op een leuke, ludieke wijze onder de aandacht van uw achterban te brengen. Organiseer bijvoorbeeld een feestelijke presentatie van het jaarverslag.

5.1.3 Nieuwsbrief

ontwikkelingen

Veel ondernemingsraden maken een eigen nieuwsbrief om te communiceren met de achterban. Dat is ook een prima communicatiemiddel, zolang hij regelmatig verschijnt en de informatie bondig en overzichtelijk is. Werknemers willen niet veel tijd kwijt zijn aan het lezen van een OR-nieuwsbrief. Ze moeten snel en eenvoudig kunnen zien wat de actuele ontwikkelingen zijn: wat speelt er op het moment? Welke acties onderneemt de OR op dat gebied? Wanneer kunnen werknemers een volgende update verwachten?

Compleet

uitgebreid

Wil de OR toch zo compleet mogelijk zijn? Dan is het een optie om over enkele onderwerpen uitgebreider te schrijven, en de overige zaken alleen aan het eind van de nieuwsbrief kort te benoemen. Nieuwsgierige werknemers kunnen dan altijd nog contact opnemen voor meer informatie.

Tips voor de nieuwsbrief

kosten

regelmaat

gastcolumn

Een aantal tips voor het uitbrengen van de nieuwsbrief:

• Maak vooraf een inschatting van de kosten (bijvoorbeeld voor het ontwikkelen van een lay-out en drukwerk) en maak hierover duidelijke afspraken met de bestuurder. Besteed aandacht aan de opmaak. Een goede, vaste lay-out maakt de nieuwsbrief niet alleen aantrekkelijker om te lezen, maar ook herkenbaar voor de achterban.
• Zorg ervoor dat er regelmaat zit in de verschijningsdata. Het is belangrijker dat de nieuwsbrief op vaste dagen verschijnt dan dat hij vaak verschijnt. Heeft u niet elke maand nieuws te melden? Breng dan eens per kwartaal een nieuwsbrief uit. U kunt altijd een keer een extra nieuwsbrief versturen als er iets belangrijks speelt. Communiceer in dat geval ook dat het om een extra editie gaat.
• Maak de nieuwsbrief meer ‘van iedereen’ door ook werknemers van buiten de OR te vragen om een bijdrage. Vraag bijvoorbeeld iemand eens om een gastcolumn te schrijven of laat een collega die goed kan tekenen een illustratie bij een nieuwsbericht maken.

Call-to-action

call-to-action

De berichten in de nieuwsbrief kunnen informatief zijn, maar ook activerend met een oproep, de zogeheten call-to-action. Wil uw ondernemingsraad voor de verandering graag de mening van de werknemers over een bepaald onderwerp weten, dan is de nieuwsbrief een uitermate geschikte plek om een oproep in te plaatsen.

5.1.4 Intranet

platform

Heeft uw organisatie een eigen intranet? Maak daar dan altijd gebruik van! Zeker als werknemers dit interne, digitale platform goed gebruiken, is het de ideale plek om over OR-activiteiten te vertellen én om een reactie van de achterban te vragen.

Kleine organisaties

intranet

Hoeveel mogelijkheden intranet de OR biedt, verschilt sterk per systeem. Sommige, met name kleine, organisaties hebben slechts een heel eenvoudig intranet met weinig functionaliteiten. Het is dan bijvoorbeeld niet veel meer dan een digitaal archief van de belangrijkste organisatie-informatie. Vaak is dat dan relatief tijdloze informatie, die niet regelmatig geactualiseerd hoeft te worden.

OR-pagina’s

ICT’er

agenda

Heeft de organisatie een uitgebreid intranetsysteem, dan kan het de moeite lonen om eens in gesprek te gaan met de ICT’ers achter dat intranet. Op welke manier zou de OR intranet graag benutten in zijn achterbancommunicatie, en wat is er technisch gezien mogelijk? Misschien kan de OR eigen webpagina’s op intranet krijgen, inclusief doorklik- en interactiemogelijkheden. De OR zou dan niet alleen algemene informatie over zijn werkzaamheden online kwijt kunnen, maar ook actuele berichten, agenda’s en vergaderverslagen. Hoe actueel de OR-pagina’s kunnen worden, hangt ook af van wie ze moet beheren: kan een OR-lid die bevoegdheid krijgen of verloopt alles via de webmaster? Als de webmaster elke wijziging of toevoeging moet doorvoeren, haalt dat de vaart er wel uit.

Reactiemogelijkheden

formulier

poll

Wil uw OR wel flink uitpakken met online communicatiemogelijkheden, dan kunnen interactieve elementen niet ontbreken. Dat kunnen simpele functionaliteiten zijn, zoals een reactiemogelijkheid onder berichten of een formulier om ideeën in te sturen, maar misschien is er nog meer mogelijk. Zo zou de OR ook af en toe de mening van de achterban kunnen polsen door een poll of forumstelling te plaatsen. En voor degenen die zich meer willen verdiepen in specifieke onderwerpen kan de OR links plaatsen naar informatieve externe websites.

Persoonlijk

discussie

Een levendig intranet is ook de ideale plek om als OR persoonlijker uit de hoek te komen. Komen er veel online reacties of is er een levendige discussie op het forum, dan kunnen OR-leden daar ook weer op reageren. U krijgt meten een beter idee van wat er leeft onder de achterban en kunt hierop inspelen. Ook is er meer dan genoeg ruimte om foto’s te plaatsen van activiteiten of om OR-leden af en toe een column te laten schrijven over hun ervaringen als raadslid.

5.1.5 Ideeënbus

creatiever

digitaal

Veel ondernemingsraden zien de ideeënbus als nutteloos: want hoe vaak gooit een werknemer daar nou iets in? Amper, blijkt in de praktijk. Dat betekent niet dat u de bus dan maar moet weghalen. Soms helpt het al enorm om er wat creatiever mee om te gaan. Wijs bijvoorbeeld regelmatig op het bestaan ervan, en gooi er bij voorkeur een keer een speciale actie tegenaan. Schrijf voor een specifiek vraagstuk bijvoorbeeld een prijsvraag uit, met een prijs voor de werknemer die met de leukste of meest bruikbare oplossing komt. Zie de ideeënbus in dit moderne tijdperk niet meer per se letterlijk als een doos of brievenbus. Natuurlijk kan die ook ergens in het pand staan, maar een digitale ideeënbus biedt ook mogelijkheden.