8.1 Problemen voorkomen
overeenkomst
Duidelijke afspraken maken met de bestuurder kan een goede manier zijn om problemen rond het informatierecht aan te pakken en in de toekomst te voorkomen. Als u en de bestuurder deze afspraken vervolgens schriftelijk vastleggen in een ondernemingsovereenkomst, verplichten beide partijen zich om zich ook daadwerkelijk aan deze afspraken te houden.
8.1.1 Vastleggen
bevoegdheden
bedrijfscommissie
Volgens artikel 32 lid 1 van de WOR kunnen aan de OR meer bevoegdheden worden toegekend dan de standaardrechten die de wet zelf noemt. Ook is het mogelijk om aanvullende voorschriften vast te leggen over de toepassing van de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit de WOR. Het is verplicht (artikel 32 lid 2) om een overeenkomst over één van deze beide zaken op schrift te stellen: de ondernemingsovereenkomst. Een kopie van de overeenkomst moet vervolgens worden opgestuurd naar de bedrijfscommissie.
Mondeling of schriftelijk
rechtsgeldig
Ook al spreekt de wet van een verplichting om de overeenkomst schriftelijk vast te leggen: de OR kan natuurlijk het standpunt verdedigen dat een mondelinge afspraak ook rechtsgeldig is. Als de bestuurder echter beweert dat de afspraak nooit gemaakt is, zal het moeilijk zijn om met bewijzen te komen. Schriftelijke afspraken hebben daarom echt de voorkeur.
Apart vastleggen
verslag
Het schriftelijk vastleggen van afspraken kan in een apart document, maar kan ook gebeuren in de vorm van een door beide partijen goedgekeurd verslag van de overlegvergadering. Als de bestuurder en de voorzitter het verslag vervolgens daadwerkelijk ondertekenen, liggen de afspraken ook schriftelijk vast.
8.1.2 Afspraken
aanvullend
De ondernemingsovereenkomst is een document met praktische werkafspraken over de (al dan niet aanvullende) rechten die de OR krijgt toegekend. Een ondernemingsovereenkomst kan afspraken bevatten over:
- de nadere invulling van de voorschriften die in de WOR zijn opgenomen;
- het toekennen van extra bevoegdheden aan de OR.
Recht op informatie
tijdstip
overlegmomenten
Met betrekking tot het recht op informatie kunt u samen met de bestuurder bijvoorbeeld afspraken maken over:
- het uiterste tijdstip waarop de raad over bepaalde informatie moet kunnen beschikken;
- de wijze van informatieverstrekking (schriftelijk of mondeling);
- het aantal vaste overlegmomenten (bijvoorbeeld vaker dan het wettelijke aantal overlegvergaderingen).
Eenmaal gegeven blijft gegeven
uitbreiding
intrekken
De ondernemingsraad kan ook een eenmalige uitbreiding van zijn rechten krijgen. Het komt namelijk nogal eens voor dat de bestuurder de OR onbewust van een extra bevoegdheid voorziet. Hij vraagt bijvoorbeeld advies over een onderwerp waar hij volgens de WOR strikt genomen geen advies over zou hoeven vragen. Of hij geeft informatie waar de OR formeel gezien geen recht op had. Hij kan dat verzoek of de informatie dan niet op grond van de WOR weer intrekken als hij zich bedenkt. Hij heeft de extra bevoegdheid immers al gegeven.
8.1.3 Bindend
verplicht
Zodra de bestuurder en OR hebben ingestemd met bepaalde afspraken die in een ondernemingsovereenkomst zijn vastgelegd, is die overeenkomst bindend. U en de bestuurder zijn dus ook beiden verplicht zich er aan te houden.
Overtreding
verstandhouding
bemiddeling
Dit betekent ook dat u bij overtreding naar de rechter kunt stappen (zie verderop in dit hoofdstuk), maar dit zal niet gunstig zijn voor een goede verstandhouding tussen de OR en de bestuurder. De ondernemingsraad kan hem daarom in zo’n geval beter herinneren aan de schriftelijke afspraken. Blijkt de bestuurder vervolgens hardleers te zijn of echt niet mee te willen werken, dan is het ook nog mogelijk om de afspraken eens onder de loep te nemen en eventueel aan te passen. Als de ondernemingsraad en de bestuurder er onderling echt niet uitkomen, kan bemiddeling door de bedrijfscommissie vaak uitkomst bieden (zie verderop).