3.4 Informatie en het overlegrecht
vruchtbaar
Iedere OR heeft het recht om geregeld met zijn bestuurder te overleggen. Vruchtbaar en zinvol overleg vraagt van de OR echter een goede voorbereiding. Een goede voorbereiding is alleen mogelijk als u tijdig over correcte informatie beschikt. Die correcte en tijdige informatie zal er alleen komen als de ondernemingsraad zich op de juiste wijze opstelt.
Het overlegrecht heeft nauwelijks enige functie als u niet eerst informatie krijgt. Er valt dan weinig te overleggen. De overlegvergadering wordt dan een onemanshow van uw bestuurder, waarin de ondernemingsraad geen inbreng heeft.
3.4.1 Allerlei onderwerpen
reikwijdte
Het recht op overleg is net als het recht op informatie een algemene bevoegdheid van de ondernemingsraad (zie ook hoofdstuk 2). U heeft namelijk het recht om met de bestuurder over allerhande onderwerpen te overleggen. Dus niet alleen over specifieke zaken. Deze grote reikwijdte van het overleg betekent dat u in principe behoefte kunt hebben aan alle mogelijke soorten informatie en daar dus ook om mag vragen.
3.4.2 Overlegvergadering
Om het overlegrecht enigszins in goede banen te leiden, bepaalt artikel 24 lid 1 van de WOR dat OR en bestuurder minstens tweemaal per jaar de algemene gang van zaken in de onderneming moeten bespreken. Tijdens deze overlegvergadering doet de bestuurder mededeling over instemmings- en adviesplichtige besluiten die hij in voorbereiding heeft.
vroegtijdig
In principe krijgt u dus vroegtijdige en volledige informatie over nieuwe ontwikkelingen en kunt u met de bestuurder afspraken maken over de rol van de raad daarbij. Zo hoeft u niet te wachten tot de bestuurder voor een belangrijk besluit advies of instemming van de OR nodig heeft.
Periodieke informatie
verband
voorbereiding
De overlegvergadering over de algemene gang van zaken heeft een rechtstreeks verband met de informatie die de bestuurder periodiek deelt met de ondernemingsraad (zie vorig hoofdstuk). Deze financiële en sociale informatie over gevoerd en nog te voeren beleid is een prima aanleiding en houvast voor een terug- en vooruitblik. Maar de verstrekte informatie kan de raad ook weer goed van pas komen bij de voorbereiding van het overleg. Wat vindt de OR bijvoorbeeld van de behaalde resultaten en toekomstplannen? De halfjaarlijkse overlegvergaderingen kunnen daarom het best plaatsvinden nadat de bestuurder de periodieke informatie heeft verstrekt.
3.4.3 Informatie voor de overlegvergadering
Een zinvol halfjaarlijks overleg begint met een goede voorbereiding. Er zijn echter nog diverse andere ingrediënten voor een geslaagde overlegvergadering waar informatie een belangrijke rol bij speelt.
Actief deelnemen
geruchten
Door u met behulp van de verkregen en anderszins verzamelde informatie goed voor te bereiden, kunnen u en de andere OR-leden actief deelnemen aan het overleg. U moet bijvoorbeeld goed letten op signalen en geruchten. Door deze zelf naar voren te brengen tijdens een overleg, zorgt u ervoor dat de OR het initiatief neemt. Ook gericht vragen stellen op het moment dat de bestuurder zich bij het geven van informatie op de vlakte houdt, zorgt ervoor dat de raad zich niet onafhankelijk opstelt.
Contact met de toezichthouder
invloed
De visie van het toezichthoudend orgaan op de ontwikkelingen en plannen binnen de onderneming is vaak van wezenlijke betekenis voor de invloed van de OR. Door een goed contact te onderhouden met deze toezichthouder kunt u de standpunten van de OR en zijn achterban overbrengen. Vaak zal dit effect hebben op de manier waarop de bestuurder het overleg ingaat.
Aanwezig bij de vergadering
tactisch
De ondernemingsraad kan erop staan dat de toezichthouder aanwezig is bij een overlegvergadering. Die aanwezigheid is immers verplicht. U kunt daar vervolgens tactisch gebruik van maken door tijdens het overleg zaken aan de orde te stellen waar de toezichthouder waarschijnlijk meer over weet. Op deze manier kunt u bepaalde informatie lospeuteren die u anders van de bestuurder misschien niet had gekregen.
Keuzes maken
prioriteiten
U moet de informatie die u voor de vergadering heeft ontvangen, benutten om keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Een ondernemingsraad die duidelijk voor ogen heeft wat hij wil bereiken en daarom prioriteiten stelt, komt vaak sneller tot afspraken. Dat maakt een overlegvergadering een stuk efficiënter.
Discussies
terugkomen
Soms krijgt u tijdens de overlegvergadering nieuwe informatie waarover de OR nog geen standpunt heeft kunnen innemen. Het is dan niet zinvol als OR-leden tijdens de overlegvergadering met elkaar in discussie treden. De OR zal dan de discussie in eigen kring moeten voeren om er vervolgens op een later moment tegenover de bestuurder op terug te komen.
Notulen van de vergadering
concreet
Notulen van overlegvergaderingen zijn bindend zodra ze door beide partijen zijn goedgekeurd. Ook toekomstige bestuurders en OR-leden moeten de daarin vastgelegde rol van de OR respecteren. De afspraken kunnen dus het beste zo concreet mogelijk zijn en helder op papier staan.