3.5 Inkomende stukken van de OR
Veel ondernemingsraden hebben een eigen post- en soms zelfs bezoekadres binnen de organisatie. OR’en die dat niet hebben, zijn in ieder geval gebaat bij een eigen e-mailadres. Heeft u dat niet, zorg daar dan voor! Zonder een post- of e-mailadres kunnen uw collega’s uw OR moeilijk bereiken en kunt u maar moeilijk op de hoogte blijven.
e-mails
Ga zelf ook regelmatig door de e-mails gericht aan uw OR. Een paar keer per week vijf minuten (mee)lezen, is al voldoende. Vraagt u zich af wat de OR aan moet met bepaalde vraagstukken of wie het oppakt, vraag dit dan aan de andere OR-leden. De OR-secretaris is de aangewezen persoon als het gaat om dit soort communicatie.
3.5.1 Berichten versturen vanuit de OR
afspraken
De OR verstuurt zelf e-mails of brieven naar de bestuurder of de achterban. Het is prettig dat u als OR-lid op de hoogte bent van wat er vanuit de OR wordt verstuurd. Indirect staat daar tenslotte ook uw naam onder! Meestal zijn er afspraken gemaakt over de manier waarop wordt gecommuniceerd. Vraag daarnaar en zorg dat u die kent. Zijn die afspraken er niet, dan loont het de moeite om dit eens te bespreken in de eerstvolgende OR-vergadering.
Maak voor uzelf een plan op welke dagen en tijden u de berichten aan de OR leest en afhandelt. Of dat nu gaat om brieven, e-mails of ideeën uit de OR-ideeënbus.
social media
U zult begrijpen dat u zelf niet zomaar op eigen houtje namens de OR een boodschap naar buiten kunt brengen. De OR is een team en dat vraagt om voorzichtigheid en overleg. Het belang van overleg neemt toe als u communiceert via social media. Het bereik daarvan is tenslotte groot en soms zelfs openbaar. Voorzichtigheid is daarbij geboden!