8.2 Toelichting op geheimhouding
weigeren
Uw OR krijgt geregeld gevoelige informatie onder ogen waar geen geheimhouding voor geldt. Hoewel de bestuurder de geheimhouding zo veel mogelijk vóór het verstrekken van de informatie moet opleggen, kan de bestuurder dit ook achteraf doen (artikel 20 WOR). Aankondiging vooraf verdient de voorkeur omdat de OR dan nog kan weigeren om te beschikken over de informatie waarop de geheimhouding rust. Soms is het beter om kennis die u niet met anderen kunt delen, ook zelf niet te hebben.
Achteraf opgelegde geheimhouding
afspraken
Als uw ondernemingsraad regelmatig te maken krijgt met achteraf opgelegde geheimhouding, doet u er goed aan om hierover afspraken te maken met de bestuurder zodat u dit in de toekomst kunt voorkomen.
Wanneer geldt de geheimhoudingsplicht?
Als de bestuurder de OR een geheimhoudingsplicht oplegt, kunt u daar niet onderuit komen. Er zijn drie soorten informatie die onder de geheimhoudingsplicht vallen:
- alle zaken- en bedrijfsgeheimen die de raad in zijn hoedanigheid als OR verneemt;
- alle aangelegenheden waarvoor rechtmatig geheimhouding is opgelegd door de ondernemingsraad of de bestuurder;
- aangelegenheden waarvan de OR-leden in verband met een eerder opgelegde geheimhouding het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
8.2.1 Bedrijfsgeheimen
ontslaan
Met zaken- en bedrijfsgeheimen bedoelt de WOR alle informatie waarover álle werknemers geheimhouding in acht moeten nemen. De geheimhoudingsplicht kan in de arbeidsovereenkomst van individuele werknemers staan, maar valt sowieso onder artikel 7:678, lid 2 onder 1 van het Burgerlijk Wetboek, dat bepaalt: ‘een werkgever een dringende reden heeft om een werknemer per direct te ontslaan als deze werknemer bijzonderheden bekendmaakt aangaande de huishouding of het bedrijf van de werkgever terwijl hij die geheim hoorde te houden.’
8.2.2 Opgelegde geheimhouding
gegevens
De bestuurder kan de OR ook geheimhouding opleggen. Dan moet hij duidelijk aangeven en begrenzen waarom hij dit nodig acht en aangeven:
- welke gegevens onder de geheimhouding vallen;
- hoelang de geheimhoudingsplicht gaat duren;
- tegenover wie de OR-leden de geheimhouding in acht moeten nemen en tegenover wie dat niet hoeft.
OR legt zelf geheimhouding op
misdrijf
Ook de OR zelf – of zijn commissie – kan zijn leden in sommige gevallen geheimhouding opleggen. Denk overigens niet licht over deze geheimhoudingsplicht. Schending vervan is een misdrijf en kan leiden tot ontslag.
Afzien van informatie of niet?
De geheimhoudingsplicht kan uw werk als OR-lid behoorlijk belemmeren. Om dat te voorkomen, kan uw OR officieel afzien van informatie waarvoor de bestuurder een geheimhoudingsplicht oplegt. U krijgt dan geen informatie meer over bijvoorbeeld fusieplannen. Maar ook dat kan uw werk belemmeren. Weeg daarom per situatie af of u meer heeft aan informatie onder geheimhoudingsplicht dan aan helemaal geen informatie. Wilt u de belangen van uw achterban bewaken of de relatie met de berstuurder goedhouden? Bedenk ook dat als u geen informatie over iets ontvangt, dat nog niet betekent dat het er niet is.
8.2.3 Informatie met vertrouwelijk karakter
niet opnieuw
De laatste categorie waarvoor de geheimhoudingsplicht geldt, zijn zaken waarvan het OR-lid vanwege een eerder opgelegde geheimhouding het vertrouwelijke karakter moet hebben begrepen. Het gaat dan bijvoorbeeld om situaties waarin al eerder geheimhouding is opgelegd, maar waarover in een later stadium meer informatie komt. De bestuurder hoeft dan niet expliciet opnieuw geheimhouding op te leggen.
8.2.4 Uitzonderingen
deskundigen
Volgens artikel 16 WOR mag u ondanks de geheimhoudingsplicht één of meerdere deskundigen uitnodigen voor het bijwonen van een OR-vergadering. Tegenover de deskundige is de OR niet aan een geheimhoudingsplicht gebonden, anders kan de OR hem niet van informatie voorzien. Meer hierover leest u in 8.3.
Enquêteprocedure
onderzoekers
De geheimhoudingsplicht geldt ook niet voor door de Ondernemingskamer benoemde onderzoekers bij een enquêteprocedure. Deze onderzoekers hebben zelf wel een geheimhoudingsplicht op grond van artikel 2:351 lid, 3 BW.
Rechter
geen verschoningsrecht
Verder is een OR-lid niet tot geheimhouding verplicht als hij opgeroepen wordt om voor de rechter te verschijnen. OR-leden hebben immers geen verschoningsrecht.
8.2.5 Opheffen
niet rechtvaardig
uitspraak
Soms kunt u de bestuurder vragen de geheimhouding op te heffen, bijvoorbeeld als het niet meer rechtvaardig is dat u informatie geheim moet houden. Als de informatie bekend is en de OR mag er niet op reageren, is dat schadelijk voor het OR-werk. Elk OR-lid, OR-commissielid, geraadpleegde deskundige of medewerker van het OR-commissiesecretariaat of de OR als geheel kan bovendien de kantonrechter verzoeken om de geheimhoudingsplicht op te heffen (artikel 20, lid 7 WOR). De uitspraak van de rechter geldt in zo’n geval voor alle betrokkenen.
Geheimhouding wordt doorgaans alleen incidenteel opgelegd en alleen voor zover het specifieke bedrijfsgevoelige informatie betreft. Het is dus niet de bedoeling dat de bestuurder de plicht te pas en te onpas van stal haalt.
8.2.6 Geheim in uw voordeel
afspraken
U kunt de geheimhoudingsplicht ook in uw voordeel gebruiken. Stel, uw bestuurder is huiverig om de OR van de gewenste informatie te voorzien, dan kunt u hem misschien over de streep trekken door duidelijke afspraken te maken over de geheimhouding. Als uw bestuurder ervan verzekerd is dat de gevoelige informatie in betrouwbare handen is, zal hij eerder geneigd zijn om een verzoek te honereren.
Maak melding van privacygevaar!
Sinds 1 januari 2016 is de meldplicht datalekken ingevoerd. Daardoor loopt uw organisatie het risico op een boete als de persoonsgegevens van klanten en werknemers niet goed zijn beveiligd. Ook moet de werkgever datalekken – zoals een gehackt databestand of een verloren USB-stick met persoonsgegevens – melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
OR-taak
Voor uw OR is er met de meldplicht datalekken ook een belangrijk aandachtsgebied bijgekomen. De meldplicht heeft namelijk óók betrekking op (het lekken van) privacygevoelige informatie van uw achterban.
Boete
Uw organisatie kan een boete krijgen van de AP voor een datalek. Die kan oplopen tot maar liefst € 820.000. Dat zal echter pas gebeuren als er sprake is van (grove) nalatigheid of opzet. In andere gevallen geeft de AP eerst aan wat een organisatie moet verbeteren aan de databeveiliging en binnen welke termijn dit moet gebeuren.